Du nickar med när alla omkring dig pratar om hur de uppnår inkorg noll. Men sanningsenligt känner du aldrig att du kommer dit.
Och till ditt försvar beror det på att du får meddelanden som kräver långa eller tankeväckande svar. Någon bad om din åsikt och du skulle vilja ta dig tid att formulera den. Eller så finns det en bilaga på fem sidor för din recension - och så måste du granska den. Eller så vill du säga ditt svar på ett visst sätt och vill vänta tills du är ny.
Standardlösningarna för denna situation är alla slags suger. Du kan "bekräfta mottagandet", men det låter superformellt, och det finns inget att veta när den andra personen kommer att ge dig en anteckning som grovt översätter till "Och …?" Du kan lämna en auto-responder på 24-7, men det kanske inte är din stil - och du ger fortfarande inte ett specifikt svar. Eller så kan du bara ta dig tid, men du har lämnat den andra personen som undrar och väntar.
Det finns ett trick jag nyligen föll in i och som har löst det här problemet för mig. Jag strävar efter att svara inom 24 timmar (om inte så mycket förr) med en linje som köper mig lite tid. Det tillfredsställer den andra personen att jag är på det, ger mig tid att följa upp när det fungerar enligt mitt schema och får mig så mycket närmare inkorgen noll. Här är tre av mina favoriter.
1. "Jag ska ha kontakt i ungefär"
Jag hade en tidigare chef som alltid betonade vikten av att hantera förväntningarna. Om du informerar människor i framkant kan du kringgå förvirring och frustration. Och det bästa sättet att göra det är - med orden i det populära ordet - underlöfte, överleverans.
Om du helt enkelt väntar en vecka på att komma tillbaka till någon, kommer han att anta att du ansåg det vara en låg prioritering - och det får inte någon att må bra. Men om du skriver tillbaka honom direkt och klargör när du kommer att vara i kontakt verkar det som om det var verkligen viktigt för dig att ge en tidslinje så snart som mänskligt möjligt.
Genom att ställa en förväntan på när han kan förvänta sig ett grundligt svar, blir du fundersam. Och om du slår det datumet, är du inte längre den som tog fem dagar att svara: Du är personen som sa att hon skulle behöva en vecka men svarade två dagar i förväg.
2. ”Jag driver upp mot en tidsfrist”
När du skickar en begäran vill människor ofta vilja varför. Tänk på det: Om någon stannar vid ditt skrivbord för att brainstorma, kommer hon förmodligen att slängas om du säger ”nej” och sedan vänder tillbaka till tangentbordet. Men det är mindre troligt att hon blir förolämpad om du berättar för henne att du inte kan göra det för att du är upptagen med att förbereda för ett möte (eller någon annan helt giltig ursäkt, till exempel att packa upp projekt innan din semester).
Detta svar följer liknande logik. Genom att dela vad som finns på din tallrik gör du det möjligt för din anslutning att känna dig med din arbetsbelastning. Hon vet att du inte ignorerar henne; snarare är du upptagen och behöver ett par dagar innan du kan ge henne e-post din fulla uppmärksamhet.
Jag försökte den här metoden och tyckte att människor uppskattade att jag till och med tog sig tid att nå tillbaka i ett så tidskrävande tillstånd. Istället för att bli frustrerad eller maila mig igen en dag eller två senare och leta efter ett svar, önskade de mig lycka till och berättade att jag skulle kolla in igen när det fungerade för mig.
3. "Jag skulle vilja köra det av en kollega som är utanför kontoret"
Det här är en annan linje som jag snubblat på genom att bara säga sanningen. De flesta av mitt team var på kontoret för några veckor tillbaka, och därför var jag tvungen att skjuta upp alla svar som krävde intern feedback eller godkännande.
I stället för att svara som om jag gav dem springan, var människor - återigen - mycket förståelse. Vi har alla haft dessa arbetsdagar när våra händer är bundna, och eftersom du har delat att du inte kan påskynda ditt svar, finns det ingen anledning för den andra personen att pressa dig att skriva tillbaka.
Att svara på e-post i tid är bra för alla inblandade. Det hjälper dig att rensa ut din inkorg, och det hjälper den andra personen att få all information han eller hon behöver. Och även om det kanske inte alltid är möjligt att ge ett fullt svar, är det nästan alltid möjligt att säga något. Så hoppa över ett halvt genomtänkt eller rusat svar och välj en linje som kommer att köpa dig lite tid. Det kommer att få din kontakt att känna att du verkligen bryr dig, och det låter dig ta den tid du behöver för att göra bra arbete.
