Alla har varit där: Du får ett e-postmeddelande som gör att du gör ett dubbelarbete. Visst, den andra personen är tydligt frustrerad eller arg, men du förväntas fortfarande svara. Vad ska du göra? Hur svarar du?
Medan interna meddelandetjänster och textmeddelanden verkligen växer i popularitet, är e-postmeddelanden fortfarande det viktigaste och mest använda kommunikationsverktyget på jobbet - så din förmåga att använda det på det mest professionella sättet är avgörande. Det betyder att hur du svarar i den situation som beskrivs ovan har potential att påverka din karriär positivt eller negativt. Även om du tror att du bara svarar i en liknande ton.
Ja, jag vet att det är lättare att säga att vara professionell hela tiden än gjort. Att besvara e-postmeddelanden på jobbet är en konst i sig själv, och att svara på känslomässiga meddelanden tar det till en annan nivå.
Den här guiden leder dig genom ditt svar så att du kan undvika konflikter och få ditt jobb gjort.
Steg 1: Ta en paus
Du kanske vill läsa igen e-postmeddelandet du fick för att se till att du har rätt - du kan göra det - men börja inte skriva svaret just nu. Din kollega, chef eller klient låter hans eller hennes känslor diktera vad han eller hon skrev. Upprepa inte detta misstag. Ta en paus och låt ditt humör svalna.
En av fördelarna med e-post är att du inte behöver svara direkt. Ibland är det lämpligt att ta timmar att skriva ett svar! Utnyttja det. Även om du känner spänning och den andra sidan väntar på ditt svar - har du säkert minst ett par minuter. Stig upp från skrivbordet, sval dig och ta ett mellanmål eller ett glas vatten. Det hjälper dig att undvika en knä-ryck reaktion.
Steg 2: Hoppa inte till slutsatser
Var ärlig: Reagerar du som du är för att du läser mellan raderna? När du har med alltför känslomässiga e-postmeddelanden kanske du tror att du känner ilska eller frustrationen från en person som strålar genom skärmen. Och du kommer att känna dig tvungen att anta att det finns mer än det som finns.
Du bör dock inte gissa vad den andra sidan egentligen betydde. Att döma andras avsikter utifrån några meningar (och genom filtret på din egen hjärna och hur du kommunicerar) är en dålig idé.
Motstå frestelsen att hoppa till några slutsatser. Läs bara orden, få informationen och förbered dig för att ge ett professionellt svar.
Steg 3: Håll det kort
Kom ihåg möjligheten till en felaktig tolkning, kom ihåg att din uppgift är att ge ett så exakt svar som möjligt - och ingenting mer. Förlåt dolda svar på vad den andra personen kan ha menat.
Strukturera din e-postmeddelande så att den bara innehåller ett huvudmeddelande. Det betyder inte att det bara ska bestå av en mening, men det betyder att om någon kritiserar din presentation och ber om en kopia av den statistik du citerade, baserar du ditt svar på att tillhandahålla statistik (och inte försvara dina referenser) ).
På det här sättet kan du vara säker på att den andra sidan kommer att läsa ditt svar och förstår det exakt som du menar det. Det sista du vill är att försvara dig själv bara för att lära dig att din kollega inte faktiskt kritiserade dig; men att hon bara formulerade sin feedback besvärligt.
Steg 4: Var rak
Det är i allmänhet en bra idé att undvika sarkasm och ironi i dina e-postmeddelanden - särskilt om situationen redan känner sig upphettad. Ibland kan du tänka på att skämta för att lindra spänningar, men denna plan kan lätt bli tillbaka.
Kom ihåg att läsaren inte kan se dina ansiktsuttryck eller gester och mycket väl kan tolka dig. Så spara ditt varumärke med vits för ansikte-till-ansikte-konversationer - och för ett mindre tärande utbyte.
Steg 5: Be om hjälp
Om din e-postadress inte är konfidentiell är det lämpligt att be om hjälp. Kanske vet din kollega bättre hur du hanterar din rasande chef, eller din chef kan hjälpa dig hitta rätt tillvägagångssätt för din förvirrade klient.
En gång kunde min chef tolka ett e-postmeddelande som jag fick från en av våra kunder eftersom han kände henne mycket väl. Han försäkrade mig att jag inte borde ta hennes svar personligen, för det fanns andra faktorer. Efter det kunde jag lugna ner och skriva ett helt lämpligt svar.
När du får en arg e-post ska du inte bli förolämpad. Människor skickar känslomässiga meddelanden när de inte är nöjda med något, känner sig besvikna eller till och med förvirrade. Du bör arbeta under antagandet att det inte har något att göra med dig personligen - så det betyder att du inte bör låta tonen distrahera dig från att göra ditt jobb och svara professionellt.
