Leslie, verkställande direktören för en ideell organisation, ville göra om broschyren för organisationens program som hjälper ungdomar i riskzonen att stanna i skolan, och hon lade Emma, kontorschefen, ansvarig.
Emma tillbringade timmar på att uppdatera bilder, färger och teckensnitt. Hon var stolt över sin djärvare, ljusare återuppfinning, glada över att visa det för sin chef.
Men när hon gjorde det var det uppenbart ett problem. ”Åh, ” konstaterade Leslie om den nya broschyren, ”Det ser bra ut. Men varför är kopian fortfarande densamma? ”
Emma bedövad kunde inte tro på öronen. Hon hade aldrig funderat på att revidera exemplet. Och Leslie hade aldrig föreslagit det. Hur kan två personer som pratar om en enkel sak ha så olika tolkningar?
Leslie och Emma upplevde den klassiska frågan odödliggjord av George Bernard Shaw, "Det enskilt största problemet i kommunikation är illusionen att det har ägt rum."
Det kommer att finnas människor på arbetsplatsen som, precis som Leslie, som inte är så bra på att få sina idéer till er. Och när de inte gör det kan det skapa hinder. Det kan skicka dig att snurra in i en miscommunication limbo. Slösad tid, fruktad omarbetning och totala missförstånd kan växa upp när din kollega eller chef inte kommunicerar vad de vill effektivt eller effektivt.
Du kan önska hela dagen för att dessa människor ska kommunicera tydligare. Men det borde förmodligen inte vara din go-to-strategi. Istället för att önska, prova följande tre tekniker för att få en tydligare och effektivare kommunikation från andra.
1. När du tar en uppdrag
Emma trodde att hon hörde vad hennes chef ville ha. När allt kommer omkring stod de i samma rum och pratade med varandra. Men i verkligheten var Leslie's instruktioner att ”omformulera broschyren” vaga och ofullständiga.
En bra strategi för att få andra att vara mer kortfattade och specifika är att ställa frågor som ger tydlighet.
Så här skulle det ha låtit från Emma: "Leslie, när du säger" redesign broschyren "kan du berätta mer om mig vad du menar med det och vad dina förväntningar är?"
Emma skulle ha upptäckt ganska snabbt att hon och hennes chef hade unika idéer om slutprodukten. Sedan kunde hon ha borrat ner ytterligare med fler frågor och frågat allt från grafik och färgschema till tidsfristen för ett första utkast.
Frågor är ditt hemliga vapen på arbetsplatsen. Om du är osäker, be andra att klargöra sina förväntningar. Fråga tills du är säker på att du förstår. Du kommer att bli förvånad över hur det effektiviserar de flesta allt.
2. När du är på ett möte
Har du någonsin varit på ett möte som gav mötena ett dåligt namn? Jag har sett chefer som pratar om till synes utan ett klart syfte eller önskat resultat. Dessutom låter ledaren som om han bearbetar sina tankar högt, mer än att han underlättar en gruppsamtal. Ingen är säker på vad man ska ta på allvar som en idé och vad man ska ignorera. Och alla tänker på högen med arbete på sina skrivbord. Efter ett tag glömmer teamet vad poängen med att ens prata var och mentalt frånflyttar lokalerna och avgick för att kontrollera e-post på sina telefoner.
Att vara i mötets tjocklek kan vara ett svårt ställe att be en chef eller kollega vara mer effektiv i sitt tal. Men du kan, och du behöver inte vara menig med det. Avbryt helt enkelt när det finns en paus och be om förtydligande.
”Bob, jag lägger märke till några pannor i rummet. Det verkar som att några av oss inte följer dig om detta ämne. Kan du gå oss tillbaka några steg och granska de viktigaste punkterna på en hög nivå? Jag vill vara säker på att vi vet vad du behöver av oss. ”
Det är troligt att du kommer att få nikkar av överenskommelse och andra hoppar in för att uttrycka förvirring. Du får den information du behöver, och det kommer även dina kollegor, som säkert kommer att tacka dig senare för att du talade upp.
3. När du arbetar med e-post
Mest kommunikation på arbetsplatsen sker inte överraskande via e-post. Så när du får en lång, ruslande, ofokuserad tome från Angela, din projektkompis, vill du gråta.
Det tar dig 30 minuter bara att vada genom styckena, ta reda på vad hon säger, avgöra om du behöver göra något och sedan ta reda på hur du ska svara. Ett blick och du kommer ihåg varför du hatar att öppna den här kvinnans e-post. Du kan slå huvudet mot väggen i frustration.
Öva istället på att fråga efter vad du behöver på ett snällt, icke-konfronterande sätt. Fråga Angela om hon skulle vara öppen för att omformulera sina e-postmeddelanden så att du kan svara snabbare. Och kom ihåg, om du kommer att be någon göra något annorlunda, berätta för henne varför det också är bra för henne.
”Hej Angela, jag märker att ofta dina e-postmeddelanden är långa och detaljerade. Det är bra att du tillhandahåller så mycket information, men när jag tittar snabbt kan jag inte alltid dechiffrera exakt vad du behöver från mig och när - och jag hatar saknade tidsfrister eller felaktiga tolkningsinstruktioner. Skulle du kunna lägga huvudpoängen högst upp så att jag kan svara på dig snabbare eller till och med göra ämnet mer detaljerat? Till exempel "Åtgärd behövs senast fredag kl. 9 | ACME-projektet kommer att påminna mig om att lägga det direkt i mitt schema. "
Du kommer sannolikt att börja få ett högre kvalitetsmeddelande från Angela omedelbart, och du har gjort din kollega en tjänst genom att hjälpa henne att kommunicera mer professionellt. Klappa dig själv på baksidan för den.
Det skulle vara bra om alla kommunicerade på ett sätt som inte lämnade något för fantasin. Verkligheten är att vi kommunicerar på komplexa, bullriga arbetsplatser fyllda med distraktion och stress. När viktiga samtal händer är det bra att hjälpa de omgivande att kommunicera kortfattat så att du drar ut den information du behöver från dem. Det kan vara lite obehagligt när du först försöker, men på lång sikt blir du bättre och mer bekväm med att göra det. Bonus, det kommer att spara timmar med stress och felkorrigerad energi i processen.
