Det finns massor av frustrationer som dyker upp under din arbetsdag. En överfylld inkorg, en uppgiftslista som är mil lång eller den medarbetaren som insisterar på att ha telefonsamtal på en decibelnivå som bara kan beskrivas som oroande.
En annan irritation som säkert kommer att inspirera dig att knäppa käken och släppa ut en irriterad stön? Att fastna i limbo för att du väntar på ett nödvändigt svar från någon annan.
Oavsett om du ivrigt förväntar dig att din chef ska godkännas i din rapportöversikt eller om du behöver en viktig bit från en av dina kollegor för att avsluta ditt stora projekt, sitter du stillastående - du kan helt enkelt inte gå framåt förrän du får dina giriga tassar på exakt vad du behöver.
Den värsta delen? Ingen verkar dela din samma känsla av brådska - och din tidsfrist kryper snabbt upp.
Jag befinner mig i denna exakta situation hela tiden, så jag vet hur irriterande och utmanande det kan vara att bara sitta ledigt medan du fortsätter att korsa dagar från din kalender. Lyckligtvis har jag identifierat några strategier (nej, de innebär inte att skicka aggressiva uppföljningsmeddelanden varje timme) som är till hjälp för att få andra att hoppa på din bandwagon och få dig det du behöver - när du behöver det.
1. Gör din tidsfrist smärtsamt uppenbar
Du kan inte förvänta dig att folk ska respektera din tidsfrist om de absolut inte har någon aning om när det är det. Och det är upp till dig att göra din tidslinje uttryckligen tydlig - så snart som möjligt.
Vanligtvis inkluderar jag ett slutdatum i det allra första meddelandet jag skickar om ett projekt. Oavsett om jag skickar ett e-postmeddelande till en redaktör, en kollega eller en källa för en artikel, jag raderar upp genom att förklara när jag behöver den begäran uppfyllda - ibland är jag extra modig och till och med går så långt att sätta den med fet stil. På det sättet kan jag vara säker på att vi båda arbetar med samma agenda i åtanke redan från början.
Nej, människor bryr sig fortfarande inte om min tidsfrist så mycket som jag (och varför ska de göra det?). Men att veta exakt när jag behöver saker åtminstone hjälper dem att respektera den avgränsningen lite mer.
2. Var inte självcentrerad
Här är ett faktum som är ledsen, men sant: Vi kan alla vara ganska själviska. Visst, du ger en hjälpande hand då och då av ditt hjärta godhet. Men många gånger tar den mänskliga naturen över och vi närmar oss varje projekt eller uppgift med en typ av ”Vad är det för mig?”.
Chansen är att den personen du väntar på känns på samma sätt. Han vet när du behöver det här, men varför ska han bry sig? Varför ska detta stöta högst upp på sin egen to-do-lista?
"Eftersom det är den artiga och rätta saken att göra!" Tänker du nu. Men när arbetsdagen pressar ner dig, hur ofta tänker du på hur du skulle kunna göra en annans dag lättare? Inte så ofta - du försöker bara hålla huvudet ovanför vattnet själv.
Det är därför det är viktigt för dig att illustrera värdet denna möjlighet ger för den andra personen. Kommer hans engagemang i denna stora presentation att öka hans professionella rykte och imponera på sin chef, till exempel?
Oavsett de specifika resultaten, hitta ett sätt att avvika från det "Me, me, me!" -Metoden och låt den personen i stället veta vad han eller hon får ut av affären.
3. Följ upp proaktivt
Du vill inte verka motbjudande påträngande och skicka en överväldigande mängd e-postmeddelanden. Så istället låter du din tidsfrist glida förbi - eftersom du tror att det ger den nödvändiga motiveringen för att hoppa tillbaka till den personens inkorg med en inte så mild påminnelse.
Men här är saken: Checka in efter din tidsfrist med ett brådskande och stressat, "Ah, jag behövde det här igår!" -Meddelandet hjälper inte någon. Nu är du bakom schemat och du har passerat den brådska heta potatisen på någon annans tallrik - vilket betyder att han eller hon förmodligen kommer att bli ganska irriterad.
Det är alltid bättre att vara proaktiv med dina tidsfrister och dina relaterade uppföljningar. Du kanske måste checka in på framsteg ett par dagar eller till och med veckor innan slutdatumet anländer, beroende på omfattningen av din begäran. Hursomhelst, se till att du tar tyglarna och proaktivt berör bas (artigt, naturligtvis!) Med vad som behövs. Att hålla sig uppmärksam är alltid till hjälp.
4. Detalj Nästa steg
Gilla det eller inte, kommer vissa människor bara fortsätta att bortse från dina förfrågningar och behandla din tidsfrist som ett förslag. Det är irriterande, men det händer.
Om du kommer ner till ledningen och fortfarande väntar på vad du behöver, se till att du inkluderar dina nästa steg i ett av dina uppföljningsmeddelanden. Vad gör du om du i slutändan inte får det du behöver? Kommer du att dra in en annan person? Hoppa över den delen av presentationen med en snabb kommentar om att inte få informationen som krävdes? Gå framåt med det du har?
Ibland krävs bara några detaljer om hur du hanterar situationen om ditt värsta fall kommer att bli realiserat. Det räcker vanligtvis för att ge den personen en välbehövlig spark i byxorna.
Jag är någon som tillbringar ungefär hälften av sin dag på att jaga människor. Så tro mig när jag säger till dig att jag vet hur frustrerande det kan vara när du står fast vid stillastående och väntar på någon som inte verkar ha bråttom.
Det finns inget snabbt sinne trick som gör att du kan utbilda människor att svara på dina förfrågningar utan förseningar (hej, kan vi få arbete med det, vetenskap?). Det finns dock några trick du kan använda för att bättre ställa in dig själv för framgång. Testa dessa fyra, och det är så mycket mer troligt att du får hand om vad du behöver - när du behöver det.
