Jag älskar sommaren. Visst, det kan vara löjligt varmt ibland, och det är svårt att hitta kläder som är lämpliga för arbetet, men om du har tur är det en tid för semester.
Under de senaste åren har jag dock lagt märke till att semester inte längre bara är en chans att varva ner: De har också börjat bli synonymt med stress. E-postrelaterad stress, för att vara exakt: Människor verkar känna sig överväldigade av idén att vara bundna till sin e-post, att inte ha tillräckligt med åtkomst till det eller att komma tillbaka till en inkorg som spricker i sömmarna.
Tja, ta det från mig: Med lite förberedelser och några tydliga gränser kommer du att kunna fokusera på slappa vid poolen med din mojito - bärbar-fri - på nolltid.
Innan du går
Precis som om du gör din säng, töm kylen och tar ut papperskorgen innan du tar dig på semester, rensar ut din inkorg innan du lämnar gör det mycket lättare att komma tillbaka. Så, några veckor innan du åker på din resa, avsätta några timmar för att göra en liten inkorg vårrengöring för att bli beredd (tänk på det som en basbrun, utom bättre för dig och oändligt lättare att göra från din soffa).
Du vill också förbereda ditt team och kunder 10-15 dagar innan du lämnar. Skicka ett e-postmeddelande som påminner dem om dina bortdatum, ge sekundära kontaktpunkter för olika områden som du är ansvarig för (dvs. låt dem veta att inte skicka e-post till dig!) Och be att de håller på med allt som inte är brådskande medan du är borta. Se till att begära att de skickar dig något arbete eller svar som ska betalas före avresedatumet 4-5 dagar före din resa så ha tid att komma tillbaka till dem.
Jag rekommenderar också att du säger att du inte kommer att kontrollera e-post ofta utan att sätta "DRIVT" i ämnesraden om något verkligen inte kan vänta tills du kommer tillbaka. Genom att grunda ditt team för att be om vad de behöver innan du lämnar och be dem att hålla på med att kontakta dig tills du är tillbaka kommer du att minska drastiskt din totala e-postbelastning.
Slutligen, se till att lägga upp en e-post auto-responder innan du startar. Vissa människor går till extremt och stänger helt av sin e-post medan de är borta, men jag skulle inte rekommendera att gå den vägen om du och din arbetsplats inte kan stödja den. Ett bortmeddelande som säger "Jag är ute på kontoret och kontrollerar inte e-post förrän den 15 augusti - vänligen kontakta så och så om du behöver hjälp" räcker.
Pro tip: Lägg 1-2 dagar till ditt returdatum i auto-responder för att köpa tid att komma ikapp innan folk börjar bombardera dig med e-post igen.
Medan du är borta
Här är din personlighet en stor faktor, så jag har delat ut mitt råd för de två ytterligheterna:
För Take-a-Total-Break-From-Your-Screeners
Om tanken på att inte kolla e-postmeddelandet i två veckor väcker fruktan i stället för glädje, kanske du är mer som mig, så hoppa till nästa avsnitt. Om det inte låter som du alls, här rekommenderar jag: Handla en dag mindre semester för en fullständig paus från e-post.
Jag vet att många av er kommer att hata idén, men bära med mig. Antingen har du ett jobb där du kan komma ikapp när du kommer tillbaka, eller så gör du det inte. Om du vet att du faller i den senare gruppen, har det varit en mycket framgångsrik strategi för många av mina vänner som inte är e-missbrukare att flyga hem på en lördag och lugnt komma ikapp på söndagen innan du åker tillbaka till jobbet.
För de ärliga-till-godhet-e-postberoende
För e-missbrukare (som jag) rekommenderar jag att du kontrollerar din inkorg var 1-2 dag från en smartphone och fokuserar på att rensa saker . Dessa två saker är viktiga:
1. Använd en smartphone: Varför? Det är mycket svårare att sugas in i din inkorg via telefon - du kan inte riktigt skriva långa e-postmeddelanden eller slå upp saker. Men om något viktigt dyker upp ser du det.
2. Fokusera på att rensa saker: Det är viktigt att du motstår lusten att svara på icke-brådskande e-postmeddelanden, oavsett hur snabba och enkla de är, eftersom det kommer att signalera till mottagaren att du är tillgänglig och besvara e-postmeddelanden. Så fort människor får någon form av e-post från dig, de tror att du är tillgänglig och du ska skåla.
Du har emellertid min tillåtelse att göra följande: Svara e-postmeddelanden markerade "URGENT" (förhoppningsvis har du inga), ta bort e-postmeddelanden du inte behöver eller vill läsa och läsa och arkivera informationsmeddelanden. (E-postmeddelanden som skickas till grupper, där du inte specifikt kallas ut, faller in i läsnings- och arkivhinken.) Det som kommer att finnas kvar när du kommer tillbaka är e-postmeddelanden som kräver din uppmärksamhet och svar, men som inte är så brådskande att du måste svara på dem innan du kommer tillbaka.
På min sista veckolånga semester resulterade denna strategi i att jag fick 90 e-postmeddelanden att hantera vid min återkomst (istället för hela 380 som kom igenom under min resa). Det tog mig 15-30 minuter om dagen. För mig är det helt värt det, och det gav mig den trygghet jag behövde för att verkligen koppla av när jag är på semester.
När du återvänder
Oavsett vilken metod du väljer när du är borta kommer dina första dagar tillbaka troligen fortfarande att kräva lite fångst. Ge dig själv två hela arbetsdagar för att komma igång och undvika tidsfrister eller stora möten under den tiden. Jag blockerar vanligtvis 2-3 timmar om dagen för de första två dagarna tillbaka för att ta itu med både min inkorg och generell uppsamling med mitt team. Se till att få kaffe med din chef för att fråga om ändringar i prioriteringar eller tidslinjer eller nya projekt som har startat. Om du hanterar andra kan du ställa in tid med dem för att se hur det gick medan du var ute.
Med lite prep, lite självmedvetenhet och några tidsblock när du återvänder kan du se till att du får den vila och avkoppling du behöver under din nästa semester.
