När det gäller e-postmeddelanden tenderar jag att vara ganska ordlig.
Jag lever med en intensiv rädsla för att bli för direkt eller kallt, och det finns något med alla dessa extra ord, snyggheter och (pinsamt) utropstecken som får mig att låta lite varmare och vänligare.
Men här är saken: Jag slösar slutligen min egen tid - tillsammans med tiden för personen som läser mitt meddelande.
Ingen vill spendera sin värdefulla mentala energi på att vada genom fluff för att komma till din poäng. Så om du har en mjuk plats i ditt hjärta för småprat och blommigt språk som jag, hur kan du lyckas ta bort dina egna meddelanden till saker som verkligen betyder?
Här är fyra handlingsbara tips som har hjälpt mig:
1. Klipp ut fyllnadsord och fraser
Chansen är stor att du strö fyllerfraser i dina e-postmeddelanden.
Tro mig inte? Skriv ett e-postmeddelande till en kollega och titta på hur många gånger du har inkluderat orden ”Jag tror.” Det hjälper till att mildra ditt språk, men det är helt onödigt. Det antas att det är vad du tycker eftersom du är den som skriver meddelandet.
Samma regel gäller för ett ord som "bara." Vi alla peppar det här och där. Men i de flesta fall skulle det kunna klippas helt ut.
När det gäller att filtrera bort alla andra röror som kan gömma sig, finns det ett tips till från min tidigare journalistinstruktör som fortfarande fastnar med mig: Leta efter var du har inkluderat komma. Många gånger följer de en kval som du kan ta bort. Du vet, saker som "Naturligtvis", "" Men "" Faktiskt "eller till och med det" Du vet "att jag brukade börja just denna mening.
2. Använd Bullet Points
Att inkludera det nödvändiga sammanhanget är en sak. Men, särskilt i e-postmeddelanden, är det frestande att gå överbord och fylla ditt meddelande fullt med alla slags irrelevanta detaljer.
Det är därför det kan vara så användbart att använda kulpunkterna - de tvingar dig att vara mycket mer kortfattad och direkt med ditt författande. Utmana dig själv att identifiera om det finns några stycken som bättre skulle förvandlas till en förkortad lista.
Även om du inte vill att hela e-postmeddelandet ska vara en till synes oändlig lista över punkter, kan du bryta några större bitar med text för att göra din anteckning kortare (och mycket mer organiserad).
3. Se personer till relevanta dokument
Då och då har informationen du desperat försöker att klämma in i din e-post redan registrerats någon annanstans - oavsett om det finns i ett dokument, en presentation, en webbplats eller något helt annat.
Det finns inget behov för dig att återuppfinna hjulet. Så om du kan gräva upp en ytterligare resurs som redan delar all den nödvändiga informationen, hänvisa din mottagare till den - snarare än att försöka sammanfatta den.
4. Hoppa över Small Talk
Om du är något liknande mig så tittade du på det här tipset och tänkte Gillar du mig? Att hoppa över dessa trevliga saker kommer säkert att göra mig till kontorsmonsteret!
Jag kommer dit du kommer från - att förordna vart och ett av mina meddelanden med en vänlig fråga verkar vara den artiga saken att göra. Men ofta än inte går det ändå helt obesvarat. Det är den helt onödiga delen som de flesta bara glansar över.
Känn dig fri att hålla ett snabbt och trevligt "Jag hoppas att du klarar dig bra!" Men det är förmodligen bäst att trycka på backspace-knappen på allt annat.
Dessa trick i handling
Vill du ha bevis på att dessa tips faktiskt fungerar? Ta en titt på exemplen nedan för att se hur det andra e-postmeddelandet får samma poäng som det första - med mycket mindre ord.
- Kvartalets försäljningsantal är nere. Hur kan vi presentera det på ett sätt som inte är för negativt?
- Presentationen kan vara starkare om vi vänt på beställningen. Vad tror du?
Det första e-postmeddelandet är 198 ord. Den andra? Det är ett kortfattat och strömlinjeformat 93 ord - vilket betyder att det första meddelandet var mer än dubbelt så långt som det andra.
Varna för att vissa meddelanden blir lättare att tillämpa denna taktik på än andra. Och du kommer antagligen inte att kunna skära varje enskild du skriver i hälften.
Men låt inte det avskräcka dig. Kom ihåg istället att den rena handlingen att försöka vara mer effektiv och effektiv i din skriftliga kommunikation är verkligen det som är viktigast. Så länge det är något du fortsätter att vara medveten om, kommer dina e-postmeddelanden säkert att förbättras.
