E-post: Den hittar sin väg in i varje hörn i våra liv. Personlig email. Arbeta e-post. Skolemail. Andra personliga e-postmeddelanden (för skräppost). Näringslivet är den främsta e-postdrivrutinen och genererar mer än 108 miljarder e-post per dag.
Med e-post som dominerar dina konversationer i alla aspekter av ditt liv - särskilt ditt yrkesliv - kommer du att skicka massor av förfrågningar varje dag. Från att be någon i bokföringen om att köra en rapport för dig till att be någon annan i grafisk design för att hjälpa dig att formatera ett förslag, skickar du förmodligen en massa e-postmeddelanden som ber om fördelar.
Men när din förfrågan inte är personligen, blir det alltför lätt för mottagaren att ignorera ditt meddelande tills det försvinner i glömskningen i inkorgen - eller, ännu värre, ta bort det helt.
Så när du behöver en tjänst, hur skriver du ett e-postmeddelande som får svar? Det korta svaret är: noggrant. Här är några tips som hjälper dig skapa ett meddelande som faktiskt får din läsares uppmärksamhet - och svaret du behöver.
Använd ämnesraden till din fördel
Första saker först: Ämnesraden är där av en anledning. Använd den för att tydligt låta mottagaren veta varför du bara har lagt till ytterligare ett e-postmeddelande till hans eller hennes inkorg, så kommer du omedelbart att chansen att han eller hon faktiskt öppnar det.
En vag ämnesrad (som "Har en fråga") är inte användbar och kan vara irriterande - och du vill inte att någon ska öppna din e-post i ett irriterat sinnesläge när du behöver något. Istället ska du respektera mottagarens tid och låt honom eller henne veta varför du skickade meddelandet. Till exempel: "Behöver din recension: Justeringar av programbroschyren."
Behöver du lite hjälp med att skriva en bra ämnesrad? Kolla in dessa tips.
Hälsa din läsare innan du kräver
Jag får ofta e-postmeddelanden från studenter som omedelbart startar i en begäran, efterfrågan eller frågan utan att bry sig om att först säga, "God morgon" eller till och med helt enkelt, "Hej." Du (förhoppningsvis) skulle inte pramma på någons kontor och börja skratta kräver, så gör inte det via e-post heller.
Du behöver inte starta in i en lång tid med trevliga saker, men det skadar inte att släppa in något personligt innan du startar på din begäran: ”Hej Randi! Hur var 10K i helgen? Jag tänkte på dig på lördagen och skickade bra vibbar på din väg. ”Eller:” God morgon, Jacob. Hur var din helg? Det var fantastiskt trädgårdsväder - jag hoppas att du lyckades få ut det mesta! ”
Dessa hälsningar är korta och enkla, men de visar en trevlig nivå av genuint intresse för mottagarna. Kommer du ihåg vad jag sa tidigare om att du inte ville att din läsare skulle bli irriterad när du öppnar din e-post? Det är svårt att bli irriterad över någon som kommenterar eller ställer en fråga om något som är viktigt för dig. Din mottagare är trots allt en människa med känslor och intressen utanför kontoret. Ibland är det bästa sättet att få kontakt med en person och få honom eller henne ombord med något att vara trevlig.
Kom ihåg vad du lärde dig i engelska klass
Om din begäran är brådskande, kan det vara frestande att avfyra ett e-postmeddelande i bråttom med textliknande förkortningar, hastigt skrivna meningar och pratande stycken utan någon meningsfull skiljetecken. Stoppa om du befinner dig i detta tillstånd. Ta ett djupt andetag. När du ber om hjälp är det sista du vill göra det svårt för någon att förstå din begäran. Om din mottagare inte kan känna till din e-post har du bara skadat dina chanser att få den hjälp du behöver.
Till exempel kommer ett styckande stycke utan lämpliga komma att tvinga läsaren att läsa och läsa om avsnitt för att se till att hon eller han förstår vad du försöker kommunicera. Det tar extra tid och kan vara extremt frustrerande - två saker du vill undvika. Fixet är enkelt: Skriv hela meningar. Dela upp långa stycken i mindre stycken. Använd komma på lämpligt sätt.
Och ett sista skiljetips: Om du tenderar att avsluta meningar med en rad utropstecken, vänligen stopp. Såvida du inte tillkännager att ditt lag bara vann en bajillion-dollar-affär, kräver din mening inte en rad utropstecken.
Skriv inte en roman
Ja, när du skickar en begäran via e-post måste du utöva lite finess genom att inkludera en hälsning, fullständiga meningar och lämplig skiljetecken. Men det är helt möjligt att utföra dessa saker och göra din begäran i bara några meningar, snarare än i flera stycken.
Vissa karriärexperter föreslår att e-postmeddelanden bör vara fem meningar eller mindre. Det finns till och med ett verktyg som kan hjälpa dig att begränsa dina e-postmeddelanden till det meningsnummer du väljer.
Beroende på komplexiteten i din begäran kanske du inte alltid kan hålla sig till förslaget om fem meningar, men du bör skriva ditt första utkast och överväga om du kan klippa ut något material för att göra det lättare att läsa. Titta sedan på slutprodukten och fråga dig själv om förfrågan är klar eller om den skulle adresseras mer effektivt per telefon eller personligen.
Till exempel:
Se? Polerad, men till punkten. I stället för att skriva avsnitt om orsakerna till att Randi skulle vara den perfekta kandidaten, gav författaren en tydlig och kortfattad förklaring av vad hon vill, följt av en begäran om att diskutera det ytterligare.
Skicka inte e-postmeddelandet
Jag vet - du har bara läst en hel kolumn om att skapa ett effektivt "fråga" via e-post, och nu säger jag att du inte ska trycka på skicka. Vad är grejen?
Att skriva den e-postadressen var inte slöseri. Ibland kan du skriva och redigera en förfrågan hjälpa dig att tänka igenom ditt meddelande så att du är klar över vad du vill ställa, hur du kommer att stödja din förfrågan och hur du kan ta itu med frågor eller problem som uppstår från begäran. Det kan vara en värdefull övning för att förbereda dig för en fråga ansikte mot ansikte.
Vissa förfrågningar är helt lämpliga via e-post. Men om du har en viktig begäran och direkt tillgång till personen som kan hjälpa dig, fråga dig själv om en konversation på personalen skulle vara mer fördelaktig än en elektronisk begäran. Det finns inget sammanhang, röstton, ansiktsuttryck eller känslor via e-post. Ibland kan du sitta mitt emot en person och låta honom eller henne se din äkthet, dina känslor, ditt leende eller din förvirring - du vet, de saker som gör dig mänskliga - kan sälja ditt budskap mycket bättre än de mest eftertänksamt utformade (men blottlösa -of-mänsklighet) e-post.
För skivan är jag inte antiteknik. Jag skriver en massa e-postmeddelanden och spenderar för mycket tid på att jaga kaniner via Twitter. Men om jag verkligen behöver en persons inköp eller hjälp, tror jag att jag kan och bör anstränga mig för att plocka upp telefonen eller gå till hans eller hennes kontor för att förklara vad jag vill och varför jag tror att personen kan hjälpa mig.
Håll din begäran kortfattad, till punkten och polerad - oavsett om det är elektroniskt eller ansikte mot ansikte - så har du en mycket bättre chans att få den hjälp du behöver.
