Att göra en ny hyra kräver mycket tid och ansträngning - vilket är ingen stor hemlighet om du är en rekryterare! Men det är inte bara rekryterare som ägnar sina resurser åt att anställa: Alla från att anställa chefer och potentiella teammedlemmar till ledande ledare och receptionister kan kallas in för att delta i någon aspekt av intervjuprocessen. Ändå för en aktivitet som berör så många människor får inte alltid intervjuer den respekt den förtjänar.
Vissa intervjuare behandlar hela processen med förakt, som ett slöseri med tid som bättre kan användas för att göra nästan vad som helst annat. Andra kanske inte är så öppet emot intervjuer, men de behandlar sin tid med kandidater som en chans att chatta och diskutera arbetshistoria eller gemensamma bekanta. Och ännu andra går in i intervjuerummet utan någon spelplan överhuvudtaget och förstår att de bara kommer att göra det eller låta kandidaten vägleda konversationen.
Dessa tillvägagångssätt för intervjuer är inte bara ineffektiva - de leder också till negativ kandidatupplevelse, plockar ditt arbetsgivarvarumärke och minskar ditt erbjudande acceptans.
Men det behöver inte vara så.
Nyckeln till att maximera din anställningsframgång är att genomföra en strukturerad intervjuprocess. Detta innebär att beskriva exakt vad du letar efter innan du ens skriver jobbsökningen och skapa en ram för varje steg i processen så att varje person som är involverad vet exakt vad syftet med sessionen är och vilka kriterier de bör utvärdera en kandidat mot.
Vill du lära dig grunderna i att skapa en strukturerad intervjuprocess? Läs vidare för en enkel trestegsram som hjälper dig komma igång.
Steg 1: Definiera vem du försöker hyra
Det första steget att inrätta en strukturerad intervjuprocess är verkligen att förstå och definiera rollen. Att gå igenom denna process hjälper till att säkerställa att rekryterare och anställningschefer anpassas, vilket minskar risken för förvirring och felkommunikation vidare i processen.
Börja med grunderna: rollnamnet, avdelningen och vem personen kommer att rapportera till. Se sedan till att ta hänsyn till affärsmålen för att hyra detta. Hur kommer den här personen att bidra till ditt företags resultat? Tänk slutligen på vad du förväntar dig att personen ska åstadkomma under sitt första år i rollen.
Steg 2: Bestäm hur du utvärderar kandidater
När du har definierat hur rollen ser ut i ditt företag kan du bestämma hur du ska utvärdera kandidaten. Det kan hjälpa till att börja med några generella kategorier som grundläggande krav (t.ex. visumstatus, plats), nödvändiga hårda och mjuka färdigheter (projektledning, kunskaper i en viss programvara) och anställning av chefens preferenser (autonomi, kommunikationsstil).
Därefter vill du definiera anställningskriterierna för just denna roll. Med andra ord, vilka erforderliga färdigheter, personlighetsdrag och kvalifikationer som någon skulle behöva för att åstadkomma alla de saker du anges i steg 1? Vissa företag, som Oscar Health, dyker verkligen in här för att definiera ”framgångsförarna” för en viss roll, och tittar på de viktigaste egenskaperna som indikerar att en kandidat har stor sannolikhet för framgång. (om Oscar's inställning här.)
Steg 3: Beskriv intervjuprocessen
I det sista steget utformar du själva intervjuplanen. Det är här du matchar varje steg i intervjun med en viss kriterier. Antalet och typer av intervjuer du genomför varierar beroende på din organisation och den specifika rollen, men här är en allmän ram som du kan arbeta med:
Steg 1: Recruiter-skärmen
Det här steget innebär att rekryteraren ska granska ansökningar och granska kandidater som uppenbarligen inte passar - till exempel de som inte passar dina grundläggande utbildnings- eller platskrav eller har rätt typ av erfarenhet.
Steg 2: Hiring Manager-skärmen
Detta steg innebär att du utför en telefonskärm. Det gör det möjligt för intervjuaren, i allmänhet anställningschefen, att få en första känsla av varje kandidat och se över sin arbetslivserfarenhet på en hög nivå för att förstå om det är i linje med rollen.
Steg 3: Färdighetstest
Detta steg innebär att man ber kandidaten att utföra ett hemtest. Tanken här är att ge dem en uppgift som återspeglar vad de kommer att behöva göra på jobbet och ge deras anställningschef eller lagkamrater en chans att se hur de närmar sig sitt arbete.
Steg 4: Intervju personligen
Personintervju nr 1 - Culture Fit
Det här steget innebär att utvärdera kandidater för kulturpassning hos ditt företag och kan utföras av en anställd från vilken avdelning som helst - inte bara kandidatens potentiella lagkamrater. Intervjuare kan bestämma om kandidatens personliga värden anpassar sig till dina företagsvärden och ta reda på vad som motiverar dem på jobbet.
Intervju personligen # 2 – Teampanelen
Detta steg innebär att några medlemmar i teamet ska intervjua kandidaten så att de kan få en känsla av hur det skulle vara att arbeta med den här personen. Hur skulle de passa in i befintliga teammedlemmar? Skulle deras erfarenhet och kunskap komplettera resten av teamet?
Personintervju nr 3 – Anställande chef En-mot-en
Detta steg innebär att kandidaten ska träffas med anställningschefen. I det tidigare anställningschefskärmstadiet kommer anställningschefen att ha bedömt kandidatens allmänna kvalifikationer och lämplighet för rollen, men detta steg ger anställningschefen chansen att utforska kandidatens egenskaper och arbetsstil för att verkligen få en mening för vad deras arbete förhållandet skulle se ut. Tänk på att detta är en möjlighet för både anställningschef och kandidat att utvärdera varandra, så att anställningschefen bör vara öppen när det gäller deras förvaltningsstil och förväntningar.
Det kan tyckas som att lägga all den tanken innan en intervju äger rum skapar mycket extra arbete, men faktiskt är det tvärtom! När du påbörjar anställningsprocessen på ett tankeväckande och avsiktligt sätt känner alla som är involverade mer säkra eftersom de förstår exakt vad deras roll är och hur de ska utvärdera kandidaten. Dessutom går kandidaterna bort med en mycket bättre känsla av rollen och arbetsmiljön. Så "extra" tid och ansträngning leder faktiskt till mindre arbete - och större framgång - längs linjen.
Glada att prova detta i din organisation? Ladda ner "Designing a Structured Interview Workbook", en interaktiv resurs som guidar dig genom varje steg i den strukturerade intervjudesignprocessen och gör det enkelt att implementera.
För mer fantastiska (och användbara!) Råd om anställning, kolla in vårt arbetsgivares nav.
