Nyligen avslutade jag ett projekt som jag arbetat med under de senaste månaderna. Det var ett sentimentalt ögonblick med säkerhet - att inte längre spendera min tid på något som varit en stor del av min dag var verkligen en tuff piller att svälja. Men det var ett experiment från början, och jag visste att när vi fick de resultat vi behövde skulle det ta slut.
Att behöva avsluta - eller i företagssjargong, solnedgång - ett initiativ som du varit en avgörande del av kommer säkert att hända i din karriär, vare sig du själv eller någon annans. Kanske budgeten slutar, kanske det är en bandbreddfråga, kanske mål och prioriteringar förändras, kanske någon gjorde ett misstag att tilldela det i första hand.
Hur som helst, att veta hur man ska packa upp allt i en vacker båge är en viktig färdighet - bara för att det kommer till slut betyder inte att du inte har något ansvar att avsluta det smidigt och professionellt. Dessutom kan du, när du gör det korrekt, använda allt du har lärt dig och uppnått för framtida karriärutveckling.
Här är hur:
1. Samla alla fakta
Innan du gör någonting måste du förstå varför detta projekt slutar. Ställ frågor, prata med relevanta teammedlemmar och förstå vad det betyder på lång sikt.
Till att börja med kan detta ge dig både förtroende och perspektiv - särskilt om du är orolig för att det slutar på grund av något du gjorde (eller inte gjorde).
Detta hjälper dig också att fatta mer utbildade beslut framöver. När du vet varför ett projekt inte längre behövs kan du göra smartare val för framtida initiativ och se till att du är på samma sida på:
- om detta är ett permanent, rättegång eller tillfälligt initiativ
- hur framgång kommer att mätas
- vad tidslinjens förväntningar är
2. Ställ in ett slutdatum och förbered
Därefter får du de små detaljerna sorterade. När kommer detta att slutföras? Vem hjälper till med att packa in lösa ändar? Vad behövs för att göra det innan det är? Vem behöver meddelas?
När du vet allt detta kan du börja förbereda dig omedelbart - både för den sista dagen och för det som kommer efter (om något). Du kommer att ha mer tid på händerna efter att detta är över, så ta reda på hur du vill spendera din tid på att gå framåt och vilka andra projekt du kanske vill starta eller vara en del av. Se till att prata med din chef för att få en uppfattning om vad de vill att du ska fokusera på och prioritera.
Utnyttja också tiden du behöver för att slutföra projektet. Finns det ett experiment du har tänkt att prova? Eller, en färdighet du vill bygga? Använd denna sträcka för att testa alla idéer eller tankar i sista minuten.
3. Meddela ditt team (och någon annan som var inblandad)
Detta är nyckeln: Den som var involverad på något eller annat sätt - oavsett om de hjälpte till, bidrog med feedback eller bara följde det passivt - borde slingas in.
Skicka ut ett e-postmeddelande eller inrätta ett möte som beskriver varför projektet avslutas, vad det innebär för varje teammedlem och företaget och vilka nästa steg kommer att bli. Ge dina kollegor en chans att ställa frågor och bidra med feedback (och notera informationen i steg fem).
4. Ta dig tid att fira nyckelspelare och prestationer
Detta går hand i hand med steg tre, men det är så viktigt att erkänna allt hårt arbete och prestationer som är förknippade med projektet. Se till att ropa och fira de som hjälpte och ropade ut alla stora positiva resultat som resulterade.
Fira också dig själv! Oavsett om det var en "framgång" eller inte, du ledde något och utan tvekan fick färdigheter på vägen (även om dessa färdigheter är bättre projektledning). Så ta dig tid att känna dig stolt över det arbete du gjorde.
5. Gör en reflekterande analys
När du har stängt butiken, samla allt du samlat in under projektets gång, både kvalitativ och kvantitativ:
- Vad gjorde du?
- Hur länge gjorde du det för?
- Vem var involverad? Vad gjorde de?
- Vilka resultat hoppades du på?
- Vilka resultat fick du?
- Vilka resultat fick du inte ?
- Vad var förvånande?
- Vilka misstag gjordes?
- Vilken lärdom lärdes oss?
Definiera vilken framgång som betydde för detta specifika initiativ, hur du har (eller inte) uppnått det och vad som kan läras för framtiden - och skriv ner allt i en rapport.
Vi har gjort den perfekta mallen som du kan använda för att göra just detta!
Använd sedan rapporten! Att ha all denna information på ett ställe är oerhört värdefullt av flera orsaker:
- Det tvingar dig och ditt team att vara reflekterande. Ställ in lite tid för att gå igenom allt, diskutera det och lägga till det. Använd den som en konversationsstartare för att starta nya projekt eller brainstorma andra initiativ.
- Det hjälper dig att vara strategisk när du fattar framtida beslut och förhindrar att historien upprepar sig. När du stöter på ett projekt eller problem som känns lika, titta tillbaka på denna rapport för att bestämma om du ska gå framåt och hur du inte gör samma misstag eller faller ner i samma kaninhål.
- Det är ett fysiskt bevis på dina prestationer. Du kan ta detta till din nästa resultatgranskning eller hänvisa till den i din jobbsökning. Du kan också använda den för att bara må bra om dig själv - du gjorde allt detta!
Det är verkligen inte känslomässigt lätt att avsluta ett projekt du bryr dig om. Men genom att göra det på ett väldokumenterat, genomtänkt sätt gör du det lättare för dig själv att framgångsrikt leda framtida projekt. Och det är en fantastisk sak.
