Föreställ dig det här. Du är vid ditt skrivbord och du behöver desperat prata med HR. I själva verket är detta en konversation som du har tänkt att ha haft de senaste veckorna. Lång historia kort, din medarbetares stötande kommentarer hindrar dig från att få ditt arbete gjort och lösa situationen själv fungerar inte eller är inte ett alternativ. Det är tillräckligt allvarligt att du känner att det är att slinga in någon från mänskliga resurser och börja dokumentera vad som hände.
Första saker först, jag är ledsen att du är i den här situationen. Det är inte roligt. Men det är i många fall fixerbara. Men, som du antagligen redan vet, hur du närmar dig detta kan inte bara vara svårt beroende på var du arbetar, utan också för att det är en obekväm situation. Du vill inte vara en tatuering och du vill inte heller se ut som en klagare. Men när en situation är allvarlig och att prata med gärningsmannen inte fungerar (eller inte är lämpligt), bör du adressera det med HR.
Och det är därför jag har beskrivit det e-postmeddelande du behöver skicka för att få konversationen igång.
1. Börja med ett tack
De flesta svarar bra på en komplimang. Så börjar med ett erkännande för hur upptagna de är och dela din tacksamhet för den person som tar sig tid och övervägande att läsa din e-post, är ett bra första steg att ta.
2. Ange det ärende du vill adressera
Tydlighetens nyckel i livet. Om du har problem med en medarbetare eller en händelse som inträffade på jobbet kan du tydligt definiera vad ditt problem är? Att lugnt bryta ner fakta om vad som hände och visa varför detta är en fråga visar vikten av din position.
3. Ange resonemanget bakom din position
Efter att ha förklarat situationen, se till att du tydligt har angett skälen för hur du mår. Se till att läsaren vet hur du känner för situationen som inträffade, så då vet han eller hon var du står.
4. Ge lösningar
Att göra detta visar att du har tagit dig tid att bedöma situationen och att du medvetet söker en positiv lösning på saken.
5. Avsluta med ett tack
Tacksamhet kan aldrig underskattas. Om du tar dig tid att tacka läsaren för att ha granskat e-postmeddelandet i sin helhet visar din läsare att du uppskattar deras uppmärksamhet på saken. Det hjälper läsaren att förstå varför de måste vidta åtgärder mot dina problem.
Att hantera tuffa situationer är inte roligt, men det är ett måste. Den goda nyheten är att när du tacklar dem med strategi och förberedelser blir de mycket mer hanterbara.
Med det sagt kan du skicka detta e-postmeddelande och inte få det svar du vill ha. Det kan faktiskt till och med förvärras. Och eftersom jag inte känner din chef eller din HR-avdelning kan jag inte säga dig om det kommer att hända eller inte. Men du måste veta att om det gör det har du alternativ: eskalera situationen eller leta efter ett nytt jobb.
När du letar efter ett nytt jobb inte verkar rättvist för dig (eftersom det inte är det), är det också viktigt att du arbetar på en plats som du inte bara respekteras utan också känner dig säker.
