Om du är en användare av sociala medier är du förmodligen inte främling för tanken att schemalägga meddelanden som ska skickas ut senare. I flera år har det funnits verktyg som gör att du kan göra detta; det är bara vettigt att kunna skriva inlägg när du vill, men publicera dem när det är mest meningsfullt för dina läsare.
Men har du någonsin undrat varför vi inte kan schemalägga meddelanden på kommunikationsverktyget vi använder ännu mer än sociala medier; det vi tillbringar mer än två och en halv timme om dagen på; plattformen som driver den moderna affärsvärlden? Jag pratar om e-post, och jag är här för att säga att om du aldrig har tänkt på hur schemaläggning av e-postmeddelanden kan göra ditt liv (och din karriär) bättre, borde du göra det.
Vi på The Muse har använt (läs: besatt av) e-postschemaläggningsverktyget Boomerang för Gmail länge nu. Vi har funnit att det inte bara hjälper oss att bättre hantera våra inkorgar, utan att det faktiskt har hjälpt oss att förbättra vår kommunikation och öka vår karriär.
Tro inte på oss? Här är några smarta sätt att använda det här verktyget.
Glöm aldrig att följa upp igen
Låt oss säga att du just har gått ut från en intervju och vet att du måste skicka ett snabbt e-postmeddelande till de personer du pratat med. Du vill inte skicka den omedelbart - eftersom det skulle se lite för ivrig ut - men du vill inte heller komma in på din dag och glömma att skicka den om några timmar.
Så sätt dig ner och skriv e-postmeddelandet nu, men schemalägg det att gå ut om två eller tre timmar. Du kan fortsätta med din dag med att veta att en imponerande tackanmälan kommer att komma precis rätt tid efter intervjun.
Detta fungerar för alla typer av uppföljningar. Säg att någon ber dig att räcka ut om ett par veckor när hans schema har öppnat - istället för att ha detta meddelande i tankarna (och inkorgen) tills dess, eller bara glömma att följa upp, skriv meddelandet nu och schemalägg det för tre veckor ute.
Du kan till och med schemalägga saker för att komma tillbaka till toppen av din inkorg om någon inte har svarat till dig - vilket gör det lättare att komma ihåg att checka in när andra inte har följt upp.
Se till att viktiga meddelanden faktiskt läsas
Människor, särskilt framgångsrika, brukar inte sitta och stirra på sina inkorgar hela dagen och läsa nya meddelanden när de kommer in. Så om du inte vill att ditt meddelande ska begravas i alla inkommande e-postmeddelanden är det bäst att skicka det strategiskt så är det högst upp i inkorgen precis när de sitter ner för att hantera det.
Till exempel har data visat att de flesta vill svara på e-post innan de kommer in på kontoret på morgonen och under lunchtiden. Så om du skriver huvuddelen av dina e-postmeddelanden i slutet av arbetsdagen (eller senare den kvällen framför TV: n med ett glas vin), skickar du dem ut vid den tidpunkten får de inte den uppmärksamhet de förtjänar, så schemalägga dem för en mer idealisk tid nästa dag. Du kan till och med finjustera vilken dag det kommer - överväga att schemalägga saker för en onsdag, när volymen e-posttrafik i allmänhet är lägre så att du får mindre konkurrens.
Åtminstone kan detta trick hjälpa dig att se bra ut ovanpå ditt spel. Gillar att jobba riktigt sent på natten, men vill inte att din chef eller klienter tänker att du bränner midnattoljan? Planera e-postmeddelandet för det första nästa morgon så att det ser ut som om du redan är uppe och är produktiv.
Få information exakt när du behöver den
Boomerang låter dig inte bara schemalägga e-postmeddelanden till andra människor - det låter dig också schemalägga dem tillbaka till dig själv.
Detta innebär att istället för att lämna saker för att röra din inkorg tills det är rätt tid att ta itu med dem - eller att du måste söka igenom din e-post när du behöver en bit information - bara schemalägga den för att komma till toppen av din inkorg exakt när du behöver det överhuvudtaget.
Så om du har ett e-postmeddelande fullt med information för ett möte nästa vecka? Schemalägg den för att komma till toppen av din inkorg 20 minuter i förväg så att du kan gå över den då. Har någon ställt dig en fråga som du inte kan svara förrän du pratar med din chef imorgon? Få den tillbaka till dig i morgon eftermiddag - när du faktiskt kan hantera det.
Håll kontakten med ditt nätverk
En av de svåraste delarna av att bygga goda professionella relationer är att komma ihåg att hålla kontakten med jämna mellanrum. Du kan använda samma trick för att kluta det problemet i knoppen!
Nästa gång du skickar en kontakt via e-post för att checka in eller skjuta henne ett meddelande som tackar henne för att hon har fått kaffe med dig häromdagen, Boomerang att komma tillbaka till toppen av din inkorg om en månad eller två när du vill se till berör bas med henne igen. Du växer dina relationer konsekvent - utan att behöva försöka hålla reda på när du ska nå ut.
Håll dig uppmärksam på dina mål
Det här är ett roligt sätt att använda det här verktyget - skriv ett e-postmeddelande för framtida dig och schemalägg det att komma tillbaka till din inkorg om tre månader, ett år, när du känner att det kommer att vara mest värdefullt. Ange var du vill vara vid den tiden för att hjälpa dig att granska dina mål, se hur långt du har kommit och utvärdera områden där du fortfarande behöver förbättra.
Om du har pro-versionen av tjänsten kan du till och med schemalägga återkommande meddelanden - vilket innebär att du kan skicka dig själv en påminnelse varje vecka eller månad för att ta lite tid att själv reflektera och göra lite karriärtänkande. Eller så kan du bara skicka dig själv motiverande citat eller bekräftelser varje vecka för att hjälpa dig att fortsätta.
Detta är bara början - det finns så många sätt att schemaläggning via e-post kan hjälpa dig. Pröva Boomerang idag och Tweeta mig @erinaceously för att berätta hur du använder verktyget!
