Jag vet att det finns en miljon och ett olika sätt att hantera dina dagliga uppgifter med hjälp av teknik. Och medan jag vanligtvis har en hälsosam uppskattning av digitala lösningar, har jag alltid varit någon som hanterar min arbetslista med god gammal penna och papper. Inte bara hjälper det mig att bli riktigt effektiv under mina livliga affärsskoledagar, prioritera mina uppgifter och arbeta även när jag inte har celldata, men det finns bokstavligen inget mer tillfredsställande än att korsa en fullbordad uppgift av en verklig till- gör lista.
Om du har haft problem med att hitta ett organisationssystem som fungerar för dig, eller du bara vill försöka tappa den digitala röran och komma tillbaka till grunderna, skulle jag rekommendera att du använder den här metoden ett skott! Så här gör du.
1. Skaffa en riktig, kopieringsplanerare
Uppenbarligen är det första steget i detta att få de verktyg som fungerar för dig. Det är viktigt att använda en hårddiskplanerare som matchar din organisations- och arbetsstil. Till exempel använder jag Poppin-planerare eftersom de visar ett veckoplan på vänster och fodrat papper till höger, de passar i min handväska och de är ganska billiga.
Jag gillar att se hela veckan på en sida, men om du gillar en annan typ av vy, kolla in Moleskine, som har massor av olika format, eller - om du vill bli analog med din shopping också - gå till ditt lokala Barnes & Noble och bläddra igenom det enorma urvalet tills du hittar rätt passform.
2. Lista alla dina toppåtaganden för veckan
Jag börjar alltid med att lista upp alla de viktigaste skyldigheterna jag har i mitt veckoplan, bara så att jag kan få en känsla av vad jag kommer att behöva planera. Jag gillar att inkludera både personliga och professionella uppgifter och evenemang för att verkligen få en fullständig bild för veckan.
Till exempel, om jag måste förbereda mig för ett stort möte på onsdag men måste sluta arbeta klockan 18 på tisdagen för att delta i en födelsedagsmiddag, kommer jag att veta att jag troligen måste arbeta sent på måndag.
3. Skriv ut och prioritera dina uppgifter
När jag har börjat fylla i kalendern med mina stora åtaganden delar jag upp papperssidan av min planerare i fyra rutor, där den övre högra rutan representerar viktiga / icke-brådskande uppgifter, den övre vänstra delen representerar viktiga / brådskande uppgifter, och de två nedre rutorna som representerar obetydliga / icke-brådskande och obetydliga / brådskande uppgifter.
Sedan skriver jag ut alla de uppgifter jag behöver utföra för veckan, och ser till att lista dem i motsvarande ruta. Till exempel går ”betala kreditkorträkning” alltid i den viktiga / brådskande rutan, medan ”köpa vinterrock” är i viktigt / icke-brådskande.
Detta fungerar som ett bakat in prioriteringssystem, eftersom det tvingar mig att identifiera vad jag behöver arbeta med och när.
Det är också avgörande för att uppmana uppgifterna som är obetydliga / brådskande, som jag ofta kommer att prioritera ovanför viktiga, långsiktiga saker om jag inte är försiktig. Till exempel arbetar jag med tre långsiktiga forskningsuppsatser denna termin, som aldrig verkar lika pressande som något i morgon och lätt kan gå vilse i bruset från en fullständig att göra-lista. Detta prioriteringssystem tvingar mig att erkänna att jag arbetar på tidningarna som viktigt och börja skriva dem i förväg.
4. Skapa ett dagligt schema (och inkludera drifttid)
All denna veckoplanering är trevlig, men hur hjälper det mig att ta reda på vad jag faktiskt ska göra på en viss dag? Varje morgon drar jag ut ett tomt papper (jag använder vitt skrivarpapper, men du kan också få en anteckningsbok om du ville klassificera processen lite) och göra tre saker.
Först skriver jag ut tiderna på dagen från kl. 08.00 till 23.00 i steg om 30 minuter och lägger in alla möten, klasser och personliga åtaganden jag har. Sedan tittar jag på min veckoplanerare och drar ut de uppgifter jag vill utföra den dagen och försöker se till att dra åtminstone ett objekt från var och en av mina fyra rutor. Slutligen spårar jag alla uppgifter i min kalender och fyller i tiden runt mötena.
Eftersom uppgifterna vanligtvis tar längre tid att genomföra i praktiken är min tumregel att budgetera 1, 5 gånger den tid som jag tror att jag kommer att behöva, bara för att se till att jag kan passa in i allt. Jag ser också alltid till att bygga ner tiden i den tidiga kvällen och en timme för att gå till gymmet, båda som jag behöver för att upprätthålla min förnuft!
5. Korsa saker
Det här är min favoritdel av processen: korsa uppgifterna när jag är klar med dem. Jag älskar att använda färgpennor, bara för att göra saker lite roligare. Jag håller vanligtvis koll på mitt dagliga schema och korsar sedan alla artiklar bort från min veckovis att göra i slutet av varje dag.
6. Bär över oavslutade artiklar
I slutet av veckan är det viktigt att se till att oavslutade föremål överförs till kommande veckor så att de inte glider genom sprickorna. På söndag kväll sätter jag mig vanligtvis ner med en röd penna och korsar ut oavslutade artiklar en i taget när jag bestämmer mig för att "avbryta" dem eller flytta dem fram till kommande veckor. En av skönheterna med en pappersplanerare är att du verkligen kan driva uppgifter du inte har tid till, eftersom du kan skriva dem var du än vill - jag flyttade bara min "semestershopping" -rad till den första veckan i december eftersom Jag vet att jag inte har tid för det förrän då.
Jag vet att den här processen kan låta komplicerad, men att spendera bara 20 minuter per dag på planering kan hjälpa dig att spara timmar. Jag vet att jag är särskilt benägen att slösa korta block (t.ex. 30 minuter mellan klasserna) om jag inte har tänkt på vad jag vill göra, men om jag redan har gjort mitt schema, så behöver jag inte tänka två gånger om vad jag ska göra med min tid.
Hoppas att detta hjälper dig att bli av med viss beslutströtthet och få fler saker gjort.
