Har du någonsin en av de dagarna när du, efter nio syltfyllda timmar på kontoret, fortfarande inte har släppt ett stort objekt från din to-do-lista? När du känner för att du skulle kunna vara produktiv - om du bara arbetade i en tyst, distraktionsfri ruta och inte bombarderades av e-postmeddelanden, telefonsamtal och medarbetares drop-bys var 30: e sekund?
Men det är naturligtvis inte fallet. De flesta av oss unga yrkesverksamma sitter i små, röriga skåp, omgiven av dussintals andra unga yrkesverksamma i små, röriga skåp, och gillade med de pågående digitala distraktionerna av våra telefoner, datorer och björnbär.
Det är knappast den bästa miljön att arbeta i. Så hur kan vi ställa in kontorsledningar, spänna ner och faktiskt få saker gjorda? Här är sex enkla lösningar.
1. Ta bort dig själv från e-post
Bara för att du får massor av e-post varje dag betyder inte att du behöver vara bunden till din Outlook (eller Entourage eller Gmail). Om du har din e-post ständigt på skärmen kan du bli mindre produktiv.
En enkel förändring: ha inte din e-post öppen på din skärm hela dagen. Stäng av istället alla dina varningar och gör en samlad försök att bara kontrollera meddelanden vid schemalagda tider (jag kontrollerar mina ungefär en gång i timmen). Om detta gör dig nervös - om din chef är ofta e-postmeddelanden eller om du har en klient som verkligen behöver omedelbara svar - kan du anpassa hur Outlook varnar dig så att bara de stora sakerna får din uppmärksamhet.
2. Ta inte upp telefonen
Bara för att det ringer betyder inte att du måste svara på det. Om du har avsatt en timme för att lägga ut en rapport för din chef och du får ett samtal från ett okänt nummer, låt det gå till röstbrevlådan. Om du inte förväntar dig ett samtal är det inte värt att avbryta ditt fokus. Lita på mig, om det är viktigt lämnar den som ringer ett meddelande och du kan alltid ringa tillbaka.
Du kommer också att rädda dig från stressen med att vara oförberedd för ett samtal - om du har krossat nummer i en timme och en plats samtal om en sen sändning, kommer du att bli mer fylld om du hämtar nu än om du slutar, fokusera om och ring tillbaka senare efter att du har hittat den leveransinformationen.
3. Signal till dina medarbetare
Den sociala atmosfären är en av de bästa sakerna med att arbeta på ett kontor - men det är också en av de mest distraherande. Ett sätt att motverka detta är att skapa ett system med dina medarbetare så att ni alla vet när ni inte ska bry erandra. Detta är lätt när du har en kontordörr som du kan stänga - men om du inte gör det, utforma din egen signal som säger "snälla, avbryt mig inte just nu."
Det kan vara så enkelt som att sätta på ett par hörlurar (även om du inte lyssnar på musik) eller klistra in ditt favoritbordstillbehör ovanpå skärmen. Tänk bara på att detta bara fungerar om du också ställer dig tillgänglig hela dagen - ibland behöver människor din uppmärksamhet.
4. Var fysiskt organiserad
Nu behöver du inte nödvändigtvis behålla dina skrivbord pappersfria eller färgkoderna dina mappar, men om du är organiserad - på något sätt som fungerar för dig - och du kan hitta saker kommer du att bli mer produktiv. (Mitt skrivbord kan se ut som en låda med post-it-anteckningar som exploderade över hela ytan, men jag har ett system, jag svär!) Ingen gillar att slösa bort 10 minuter på att leta efter förra veckans mötesminuter när du ska skriva denna veckas agenda.
Detta är också en plats där tekniken verkligen kan hjälpa. Jag tycker att det är mycket lättare att arkivera saker digitalt, så jag poängterar att skanna allt och spara det på mitt företags delade enhet. På det sättet, om jag är i telefon med en klient och behöver dubbelkontrollera ett kontrakt, kan jag bara dra upp det på min skärm - ingen anledning att sätta henne på håll medan jag rotar runt min bås till höger mapp.
5. Bli distraherad!
Människor fokuserar ofta på att eliminera distraktioner som Facebook, shopping på nätet och streaming media på arbetsplatsen. Men så mycket som din chef kanske skulle vilja se att du är kramad över tangentbordet och stirrar på det kalkylbladet i alla åtta (eller fler) timmar om dagen, kommer det inte att göra dig mer produktiv.
En ny studie visade faktiskt att "webbsökning faktiskt kan uppdatera trötta arbetare och förbättra deras produktivitet, jämfört med andra aktiviteter som att ringa personliga samtal, texter eller e-postmeddelanden, än mindre att arbeta direkt igenom utan vila alls."
Så gå vidare: Spendera 15 minuter på att komma ikapp med ditt Gawker-skvaller eller bläddra i de nyanlända på JCrew. Avbrottet kommer att göra dig ännu mer produktiv när du vänder tillbaka ditt fokus till uppgifterna.
6. Förvara en arbetsdagbok
Slutligen, och viktigast av allt, räkna ut hur du personligen fungerar bäst. Försök skriva ner allt du gör under dagen och hur lång tid det tar dig - du kommer förmodligen att bli förvånad.
Jag började föra en arbetsdagbok så att jag kunde sammanställa hur mycket av min dag som tas upp av administrativa uppgifter och hur mycket som återstod att ägna åt långsiktiga projekt. Men det slutade också att jag visade mina arbetsmönster - till exempel att jag får det mesta arbetet som gjorts under eftermiddagen. Att erkänna detta hjälpte mig att sätta ett bättre schema: Nu jobbar jag sent istället för att komma in tidigt, och jag kan vanligtvis packa mycket mer produktivitet i min dag.
Det är inte alltid lätt att ställa in distraktionerna, men tänk bara: ju mer produktiv du är nu, desto snabbare kommer du ut ur skåpmarken och på ett kontor - där du kan stänga dörren.
