Jag är övertygad om att de flesta av er förmodligen är ganska tydliga på e-postetiketten. Du vet när du ska vidarebefordra ett memo till en kollega och när du ska CC din chef på en tråd. Du vet till och med när du ska implementera det ibland förvirrande BCC-alternativet (eller gör du det?). Och beroende på vem du motsvarar, vet du förmodligen även när du ska svara och när inte.
Och ändå visar det sig att CC / BCC / Answer All fortfarande reser människor upp - och inte bara de senaste graderingar som bara får sväng av saker. Efter att ha lyssnat på mina kollegor prata om deras pinsamma e-ögonblick av e-post, räckte jag till mitt nätverk för att se vilka andra incidenter som har inträffat under åren. Visar sig? De små e-postetiketterna kan ha en stor inverkan, både bra och helt katastrofala - och stora lektioner för oss andra.
Låt oss sparka av den med denna anekdot från Felipe, en webbutvecklare, vars medarbetare lärde sig det svåra sättet att tänka innan du CC och press skicka inte bara är klokt, utan karriärbesparande:
För ettårsdagen den 9/11 tog min kollega Judd av sig från jobbet. Eftersom det var den 9/11 illustrerade en av hans kollegor, Larry, en tecknad film som skildrade Judd som en rädd barnsäktad terrorist. Det visade att Judd gömde sig under sin säng och pressade en nallebjörn. Larry skickade det till en liten grupp medarbetare och deras chef som ett skämt. Av någon märklig anledning mailade chefen på tråden tecknad film och certifierade hela företaget . Företaget hade över 500 anställda. Ett par timmar senare blev CC-all-chefen sparken och eskorterade ut för byggnaden för gott. hoppsan!
Så, lektion en: Om du ska gå till en hel massa människor, se till att det kommer att bli väl mottaget.
Danielle, chef för karriärtjänster inom högre utbildning, gör just det. Hon använder CC-fältet för att fira sina kollegors prestationer. "Att skicka ut e-postmeddelanden till hela vårt campus och ge utrop där det behövs är bra för moral", säger Danielle, som också gillar CC-alternativet för att hjälpa någon att hålla sig i slingan och uppmuntra honom eller henne att vara proaktiv.
Men ett varningsord: Medan skriker vanligtvis resulterar i gris-back-outs, ibland räcker det. Amanda, en samordnare av talangförvärv, påminner om ett jobb i en bank där "De hade den här killen som var ökända för att svara alla för att säga" tack "eller" mycket uppskattad "… Varje. Enda. E-post. Även om det fanns 50 personer som CC hade. Det var ett löpande skämt om honom och verkligen blev folk irriterade, förklarar hon. Så småningom ringde en av hennes frustrerade medarbetare till den kränkande svararen och förklarade grunderna i e-post.
James, en kopieringsredaktör, känner alltför väl till de problem som kan uppstå när alltför många får meddelanden. Han påminner om en händelse från sina collegeår då studenterådet utanför campus en gång av misstag skickade ett meddelande till hela listans liv, snarare än BCC till alla dess medlemmar. Resultatet? En vecka med svar-allt kaos för 3 000 studenter. "Goda tider", säger James och skakar på huvudet och kommer säkert att komma ihåg den fullständiga inkorgen han någonsin haft.
För vissa individer är BCC dock bara dålig affär. Jessica, en tidig barndomsspecialist baserad i Brooklyn, har detta att säga om det:
Jag gillar inte BCCing. Jag gillar transparens. Det är alltid människorna som är "svara alla" glada som förstör det. I min nuvarande roll måste jag skicka ut gruppmeddelanden för att kommunicera tid och platsinformation samt regelbundet begära feedback. Även om jag skriver med en fet kursiv bokstav högst upp i e-postmeddelandet, "Svara inte alla på detta e-postmeddelande", är det oundvikligen någon som alltid gör det. Suck. Därför har jag gått till BCCing för alla och bara certifierat mitt team. På så sätt, om någon "svarar alla", kommer inte alla att bli föremål för sina tankar, åsikter och känslor.
Författare och redaktör Sara känner sig inte lika starkt om användningen av BCC som vissa, men hon tror att det är ett trick för det:
När du vill BCC någon för att visa honom ett e-postmeddelande avsedd för någon annan, fråga dig själv: Kan jag skicka e-postmeddelandet till den avsedda mottagaren (utan en BCC) och sedan vidarebefordra det till den extra kontakten? Det känns mycket mer ärligt, för istället för att se ut som om du gömmer vem du delar e-postmeddelandet ser det ut som om du skickade det per vanligt och sedan tänkte, 'Åh, kanske jag borde dela detta med min chef för henne referens.' Det är mer "Låt mig se till att min chef är fastkopplad" och mindre "Spy på min kommunikation med så och så", vilket alltid är trevligt. Plus, på det sättet är du täckt om BCCer någonsin tar upp det!
Det är inte bara CC och BCC som orsakar förvirring. Det bedrägliga enkla "Svaret" har varit känt för att få mer än ett fåtal personer att svettas. Rebecca, en kontoansvarig, medger att hon trycker på 'Svara' när hon tänkte slå 'Framåt'. Som ordförande för en klubb på högskolan som genomförde ett stort evenemang, blev Rebecca bestört över att få veta att utrymmet klubben planerade att använda var dubbelbokad. I sin hast att dela sin raseri med resten av exec-teamet, skrev Rebecca ut en massa expletiv riktade mot klubbägarna men endast avsedda för hennes kollegas ögon, och istället för att vidarebefordra, svarade hon av misstag! Rebecca lärde en hel del saker från denna incident, inklusive "Se till att du skickar dina meddelanden till rätt person, " "Skicka inte e-postmeddelanden när du är arg, " och, viktigast av allt, "Var inte en omogen idiot när du skickar e-post till riktiga människor. ”
Se till att du skickar dina meddelanden till rätt person är råd Mark, en försäljningschef, önskar att han hade varit uppmärksam på för flera månader sedan innan han skickade omdirigerade kontraktändringar till fel person. Efter att ha insett sitt misstag och lurade ut att han inte tappat en enda två erbjudanden, skickade Mark ut de nödvändiga ursäkten och skyndade sig att lösa de skador som han hade orsakat av att vara slarvig. Han landade bara en av de två affärer och är snabb att säga att företaget som drog sig ut av budgetskäl inte gjorde det på grund av hans misstag - ”även om jag är säker på att det inte hjälpte.”
Även om det kan finnas en meningsskiljaktighet om när man ska använda vilket fält, finns det några lärdomar att lära av dessa färgglada anekdoter. Och om du vill ha min åsikt? Var inte så motbjudande svar-all person, undvik kraften CC och glöm inte att faktiskt flytta någon till BCC om du säger att du gör det.
