Gettysburg-adressen var 271 ord lång.
Igår fick jag ett e-postmeddelande om en förändring av företagets policy angående kaffe- och tesval som var 350.
Jag vet - kaffe är viktigt. Men om Lincoln med 271 ord kunde berätta för en uppdelad nation om vikten av mänsklighet och jämlikhet, tror jag att vi borde kunna skicka arbetsrelaterade e-postmeddelanden som bara är lite kortare.
Många gånger är vi rädda för att vara korta i e-postmeddelanden eftersom vi inte vill låta menas, eller för att vi tror att vi måste ge mycket information eller vägbeskrivningar för att få vår mening. Och det är rättvist. Men jag tror att vi alla skulle vara överens om att mindre e-post skulle göra våra arbetsliv mycket enklare. Och det börjar med att göra var och en bara lite kortare.
Här är en snabb och enkel guide för att hålla dina e-postmeddelanden korta och söta (utan att låta som ett skämt).
Klipp av fluffet
Jag får många e-postmeddelanden som börjar med fluff. Och det är trevligt, men det kan också vara slöseri med tid, särskilt om jag inte riktigt känner dig, eller om jag kommer att träffas på ett möte kl. 16.00.
Med andra ord, du behöver inte starta varje e-postmeddelande som berättar för folk att du hoppades att de hade en bra helg. Såvida du inte verkligen når ut till någon att komma ikapp, låt oss bara anta att vi alla hoppas att alla hade en bra helg, ser fram emot den kommande och går i allmänhet bra. Och sedan gå ner till affärer.
Klipp ut extra ord
Vi lägger alla till extra ord till vårt skrivande då och då av olika skäl. Det gör övergångarna jämnare. Det mjukar hårt språk. Ibland gör det att vi låter smartare.
Med e-post är ditt jobb dock inte att skapa världens mest perfekta brev, det är att kommunicera snabbt och enkelt. I själva verket utmanar jag dig att ta bort alla ord eller fraser som inte är absolut nödvändiga.
Ta följande mening från ett meddelande som jag nyligen fick:
Vid denna tidpunkt tror jag att det skulle vara mycket meningsfullt för oss alla att gruppera om frågan och komma med några viktiga punkter för diskussion på vårt möte om två veckor som kommer att hjälpa oss att närma oss att hitta en lösning som fungerar för alla parter.
Vad är huvudpoängen här? Det är svårt att säga med så många extra ord. En fras som "vid denna tidpunkt" lägger inte till något och behöver därför inte inkluderas. Varför inte skriva om det så här?
"Låt oss alla komma med 2-3 diskussionspunkter i frågan före vårt nästa möte."
Alla på tråden vet vad du pratar om, det finns en tydlig punkt på meningen och du har precis sänkt ditt ordräkning med cirka 70%.
Var kortfattad, inte förvirrande
En gång hade jag en chef som skulle skicka mig korta, kryptiska e-postmeddelanden som inte gav mening. Jag skulle få ett e-postmeddelande klockan 8 och säga bara följande:
“Hantera Facebook första saken idag. -MJ”
Vad menade han med handtag? Vad med Facebook behövde hanteras? Hans e-postmeddelande fick mig att ställa flera frågor tillbaka, som han sedan måste svara på. Även om hans ursprungliga e-postadress var kort, skulle vi i slutändan byta ut fler e-postmeddelanden och slösa mer tid än om han bara hade inkluderat lite mer information första gången. Om han hade lagt till några få ord till, säg, "Hantera Facebook-användarsvar först i dag eftersom vi hade många klagomål över en natt", kunde vi ha undvikit onödig fram och tillbaka.
Att vara smart med dina ord och kort i din körning betyder inte bara att du är kort. Se till att du fortfarande är tydlig med ditt meddelande.
Återskapa
Innan du avfyrar ett e-postmeddelande, ta ytterligare 30 sekunder och läs igenom det. Ställ dig själv följande frågor:
- Finns det en tydlig, lättförståelig punkt till detta e-postmeddelande?
- Finns det något jag kan ta ut som inte lägger till huvudpoängen?
- Kan något förenklas?
Ju mer du utbildar dig själv att granska dina skrivningar, desto mer ser du att det finns områden att förbättra. Och ännu viktigare, desto mer börjar du automatiskt göra dessa ändringar i framtida e-postmeddelanden.
Ett sista tips: Lägg dina e-postmeddelanden i en ordräknare för att se hur många ord du för närvarande har i genomsnitt per e-post - det kan chocka dig. Håll koll på dina framsteg och se hur lågt du kan gå.
