Det finns en epidemi där ute - en epidemi av dåliga e-postmeddelanden.
Jag insåg det verkligen efter ungefär femte gången som min chef kommenterade ett e-postmeddelande som jag skickade till henne för att titta över: "Det är ett riktigt bra e-postmeddelande!" Jag fick. Det fanns hemska grammatiska fel, pinsamma stavfel, felaktiga namn, uttryckssymboler, brist på ordentliga hälsningar eller behagar och vanligt gammalt dåligt skrivande. Jag kunde fortsätta och fortsätta.
Det är inte så att vi är inkompetenta, människor. Vi lägger bara inte handen i våra e-postmeddelanden som många av dem förtjänar. Omsorg, säger, en redaktör kan ge en artikel.
Så för att hjälpa oss alla att förbättra vår kommunikation på arbetsplatsen är här redaktörens guide till att skriva e-postmeddelanden som ger dig respekt (och svar). Tänk på dessa idéer nästa gång du går igenom din inkorg - och se vilken inverkan några små förändringar har.
Sakta ner
Jag vet att vi alla är på tävling för att komma till inkorgen noll. Och i vissa fall är det vettigt att avfyra ett snabbt e-postmeddelande: när du är i mitten av en lång tråd av kommunikation med en nära kollega, när du bara skjuter ut ett dokument till din chef och liknande.
Men för det mesta tar effektiv kommunikation (och bra skrivande) tid. Det tar tid att formulera dina tankar, ta reda på vad du faktiskt försöker säga och skriva ditt meddelande på ett tydligt sätt. Och till slut är det vad e-post är - en form av kommunikation. Inte en uppgift.
Så nästa gång du måste skriva ett mer fördjupat e-postmeddelande till någon, ge det den tid det förtjänar. Blockera den i din kalender om du måste. Och jag pratar inte fem minuter per e-post - det är inte ovanligt för mig att spendera upp till 15 minuter på en bra e-post, särskilt om det är min första kommunikation med någon jag vill imponera. Låt dig ha den tiden och känn dig inte som om du är långsam eller uproduktiv. Känner att du gör det rätt.
Se till att det har ett början, mitten och slut
Bara för att vi lever i en värld med 140 tecken, betyder inte att dina e-postmeddelanden borde vara så. I själva verket kommer vi att ha ett litet kast till engelska i gymnasiet här och den klassiska hamburgerstil-uppsatsen; det vill säga att varje uppsats behöver en introduktion, en kropp och en slutsats.
Du bör tänka på att dina e-postmeddelanden har samma struktur. Varje avsnitt behöver inte vara långt, men särskilt i en initial kommunikation borde den vara där. Så vad ska varje avsnitt inkludera?
Intro
Börja alltid med en hälsning - det kan kännas arkaiskt, men det gör verkligen en skillnad. Beroende på vilken relation du är i, är öppningsavsnittet ett bra ställe för en vänlig hälsning ( "Jag hoppas att din jobbsökning går bra!" ), En påminnelse om konversationen av din konversation ( "Det var så trevligt att få att chatta med dig förra veckan. ” ), eller ett förord om varför du når ut ( ” Jag ville beröra basen om … ” ).
Kropp
Det är här du kommer till kärnan i din e-post. Det viktigaste att komma ihåg här är att ge dina mottagare all information de behöver för att vidta alla åtgärder du ber om dem. Detta inkluderar att ge all kontekstuell information, detaljer eller data som är nödvändig och presentera den på ett logiskt, sammanhängande sätt. Om e-postmeddelandet skickas för att förmedla information eller ett beslut (snarare än att be en tjänst), se till att inkludera resonemang eller förklaring.
Slutsats
Avslutningen av e-postmeddelanden är lite annorlunda än slutsatsen av uppsatser. Istället för att sammanfatta vad du redan har talat om, bör du lägga in det med åtgärder. Om du ber att träffas för kaffe, föreslå ett datum och tid. Om du får input för ett projekt, påminn din kollega exakt vad du behöver och när. Och om du bara ger information, påminn din kontakt om att han eller hon är välkommen att komma till dig med några frågor. Slutligen, åtminstone i ditt första e-postmeddelande, stäng alltid med en hälsning och full signatur.
Det kan verka som mycket, men som sagt, det behöver inte vara långt. Till exempel är detta ett e-postmeddelande som jag kanske skickar till någon jag vill ta kaffe med:
Hej Dave!
Det är så trevligt att träffa dig! Det var så bra att chatta med Alex, och när hon nämnde att hon kände dig hoppade jag på det.
Jag älskar vad ni gör på ditt företag, och det skulle vara fantastiskt att chatta med er om hur ni tänker på publicering på nätet, er nyutformning och andra saker om det arbete som vi båda ägnar oss åt.
Tror du att du skulle ha lite tid de kommande veckorna att träffa? Jag skulle gärna svänga vid dina kontor eller ta kaffe - vad som är mest bekvämt för dig!
Bästa och lycklig måndag.
Erin
Så mycket bättre än, "Hey Dave, vill ta kaffe någon gång?" höger?
Korrekturläsning och faktaundersökning
När du är klar med att skriva din e-post bör du inte bara skicka den till världen. Läs alltid dina e-postmeddelanden igen, minst en gång. Förutom att bara kontrollera för grundläggande stavnings- och grammatikfel, kontrollerar du också saker som namnstavningar, händelser du hänvisar till eller datum du nämner. Att adressera ett e-postmeddelande "Hej Jon", när det borde vara "Hej John", kan tyckas vara en liten sak, men din kontakt kommer att märka - och första intryck gör en stor skillnad.
Detta är också en bra punkt att tänka på tonen i din e-post. Låter det för affärsliknande när du bara försöker vara vänlig? Är du för entusiastisk med utropstecken och uttryckssymboler på bekostnad av professionalism? Försök att gå tillbaka och fundera över hur någon som läser e-postmeddelandet för första gången kommer att reagera på det - och anpassa sig därefter. För särskilt viktiga e-postmeddelanden ber jag också någon annan att se över det för mig - en extra uppsättning redaktionella ögon har aldrig skadat någon.
Tänk hur du skulle känna om det skulle bli offentligt
Slutligen, innan du trycker på skicka, tänk på hur du skulle känna om detta e-postmeddelande har lästs av någon annan än personen du skickar det till. Vad händer om det på något sätt landade i din chefens inkorg? Tänk om det publicerades på webben? (Hej, det händer.) Det här är en bra slutlig tarmkontroll för att se till att dina e-postmeddelanden låter respektfullt och professionellt och i slutändan representerar hur du vill portrettera dig själv till världen.
Jag vet, det låter som mycket arbete att lägga in en e-post. Men med antalet dåliga e-postmeddelanden som vi alla får varje dag kommer folk verkligen att märka skillnaden när en bra landar i sin inkorg. Och det kan vara skillnaden mellan att ignoreras och få vad du vill.
