Använda datavalidering för att förhindra ogiltig datainmatning i Excel

Excels valideringsval för data kan användas för att styra typen och värdet av data som är inskrivna i specifika celler i ett kalkylblad. De olika nivåerna av kontroll som kan appliceras på celler involverar:

• Visar ett snabbt meddelande när en cell som innehåller datavalideringsbegränsningar klickas på men utan datarestriktioner på själva cellen.
• Begränsa typen och räckvidden av data som kan matas in i en cell.
• Använda en formel som finns på en annan plats för att bestämma om data som är inmatad i en cell är giltig.

Denna handledning täcker det andra alternativet för att begränsa typen och spridningen av data som kan matas in i en cell i ett Excel-kalkylblad.

01 av 03

Datavalidering i Excel

Förutom att placera restriktioner på de data som kan införas i en cell, kan ett felmeddelande visas, vilket förklarar begränsningarna när ogiltiga data är angivna.

Det finns tre typer av felmeddelanden som kan visas och den valda typen påverkar hur strikt begränsningarna verkställs:

• Sluta - förhindrar inmatning av ogiltiga data
• Varning - varnar för att ogiltiga data har skrivits in i en cell med ett alternativ att åsidosätta begränsningarna
• Information - informerar användarna om att ogiltiga uppgifter har angetts i en cell men inte förhindrar inmatningen

Error Alert Exceptions

Felmeddelanden visas endast när data skrivs in i en cell; de visas inte om någon av följande datainmatningsmetoder används:

• Inmatning av data via fyllningshandtaget som lägger till ogiltiga data
• Ange data via en formel som beräknar ett ogiltigt resultat
• Inmatning av data via ett makro som anger ogiltiga data i en cell

02 av 03

Förhindra ogiltig datainmatning

Fyra denna handledning, vi kommer att skapa ett data validering exempel som uppfyller följande kriterier:

1. Ställer in datavalideringsalternativ som endast tillåter hela tal med ett värde på mindre än 5 att ingå i cell Dl.
2. Om felaktiga data matas in i cellen, a Sluta Felmeddelandet visas.

Öppnar dialogrutan Data Validation

Alla datavalideringsalternativ i Excel ställs in med dialogrutan för datavalidering.

1. Klicka på cell Dl - Den plats där datavalidering ska tillämpas.
2. Klicka på Data flik.
3. Välja Datavalideringfrån band för att öppna dialogrutan.
4. Klicka på inställningar flik.
5. UnderTillåta: alternativ väljaHeltal från listan.
6. UnderData: alternativ väljamindre än från listan.
7. IMaximal: rad typ nummeret 5.

Felsökningsfliken

Dessa steg anger vilken typ av felmeddelande som ska visas och meddelandet det innehåller när en användare försöker lägga till ogiltiga data i cellen.

1. Klicka påFelmeddelande flik.
2. Se till att Visa felvarning efter att ogiltiga data har angetts rutan är markerad.
3. UnderStil : alternativ väljaSluta från listan.
4. ITitel: linjetypOgiltigt datavärde.
5. IFelmeddelande: linjetypEndast siffror med ett värde mindre än 5 är tillåtna i den här cellen.
6. Klick ok för att stänga dialogrutan och återgå till kalkylbladet

03 av 03

Testa datavalidering

Följ dessa steg för att säkerställa att data validering för cell Dl fungerar som det borde - för att begränsa inmatningen av siffror med ett värde större än 5:

1. Klicka på cell Dl.
2. Skriv in numret9 i cell Dl.
3. tryck på Stiga på tangent på tangentbordet.
4. DeSluta Felmeddelandet bör visas på skärmen eftersom det här numret är större än det högsta värdet som anges i dialogrutan.
5. Klicka påFörsök igen knappen i felmeddelandet.
6. Skriv in numret2 i cell Dl.
7. tryck på Stiga på tangent på tangentbordet.
8. Uppgifterna bör accepteras i cellen eftersom den är mindre än det maximala värdet som anges i dialogrutan.