Om det är bra att svara, borde det vara ännu bättre att svara på alla. Höger? Inte alltid. Om svaret är verkligen viktigt för alla mottagare, ska en "Svara alla" användas.
Några svar på alla scenarier beror på olyckor där en mottagare inte inser att de klickade eller knackade på det alternativet. De flesta är dock troligen på grund av att personen inte inser när man ska skicka Svara Alla meddelanden.
Hur som helst är det generellt irriterande för andra personer som är inblandade i gruppmeddelandet. Att använda korrekt e-etikett, oavsett om det är på arbetsplatsen eller socialt, är oerhört viktigt. Det är därför som det är bäst att använda Svara alla försiktigt.
När svarar alla
Använd endast ditt e-postprograms Svara Alla-funktion när ditt svar kommer att vara nödvändigt för att känna till den ursprungliga avsändaren och alla personer i den ursprungliga e-postens Till: och Cc: -fält.
Svara inte på alla när:
- Endast den ursprungliga avsändaren behöver veta ditt svar,
- Dina kommentarer kommer att vara avgörande för att veta för den ursprungliga avsändaren och några andra mottagare.
- Gör ett normalt svar i det här fallet och lägg sedan till välj andra mottagare manuellt. Du kan kopiera adresserna från det ursprungliga e-postmeddelandet om det hjälper.
- Ditt meddelande är enkelt som "Tack!" eller "jag också."
- Tack meddelanden kan vara bra att skicka, men skicka inte dem till alla andra mottagare. Endast avsändaren behöver verkligen vara medveten om hur du känner för meddelandet, inte alla andra i gruppen.
Svara alla ska endast reserveras för speciella fall. Det ska bara användas om du behöver skicka samma meddelande till varje enskild mottagare i gruppen. Annars, om du inte behöver göra det, ska du bara svara på relevanta personer. Det kan bara svara på avsändaren eller använda fältet Cc: eller Bcc: för flera specifika mottagare.
Tänk på att få ett e-postmeddelande om du vill komma till en avgångsparti i helgen. Tänk att det skickades till 30 andra människor och du frågas inte bara om du går men om du kan ta med lite mat eller hjälpa till på något annat sätt.
Det är vanligtvis inte lämpligt att i detta läge skicka ett svar till alla andra och förklara att du inte kan gå eftersom du måste jobba i helgen och att ditt barn är sjuk ändå, så det är inte en bra helg för dig. Dessa uppgifter är relevanta för avsändaren men förmodligen inte till alla andra som inbjudits.
Det finns emellertid tidpunkter när du ska svara på alla och när du förväntas svara på alla. Kanske innebär det en gruppdiskussion om ett arbetsprojekt eller något annat som direkt involverar övriga mottagare.
Oavsett fallet borde du alltid tänka igenom det innan du skickar en massa e-post till andra. Det är ännu värre när några människor skickar svara på alla meddelanden en efter en, och du får ett dussin e-postmeddelanden i ett par minuter. Det är inte bara svårt att hålla reda på men också irriterande om du inte behöver läsa dem.
