Sociala nätverk fortsätter att få större popularitet dessa dagar, men fortfarande är e-postmeddelanden det mest definitiva alternativet för meddelanden, och överträffar alla andra elektroniska kommunikationsformer även i denna moderna värld fylld med massor av appar. Administrering av mail kan tyckas vara en dyr funktion, särskilt för små och medelstora företag och flera administratörer letar efter kostnadseffektiva lösningar för samma.
Många företag tycker att det är en svår uppgift att köra sina egna e-postservrar på grund av spammarnas oavbrutna ansträngningar att skicka utgående skräppost och pounding massiv inkommande spam via sina mailservrar. Eftersom de flesta företag som står inför sådana problem råkar vara små till medelstora, är de ofta sakna egna tekniska lösningar för att konfigurera och driva en mailserver korrekt och hantera sådana hot. Det är därför flera företag lägger ut sina behov till externa tjänsteleverantörer till en betydande kostnad.
Men det handlar inte bara om kostnaden ensam; outsourcing dessa krav verkar inte vara en dyr affär, men det kommer också med dolda risker.
4 Risker för outsourcing av postservrar
- Verksamheten förlorar kontrollen över sin egen postsäkerhet. Outsourcingföretaget hanterar serverbaserad autentisering och kryptering, vilket kan kräva ytterligare kryptering för känslig kommunikation, men det går inte längre i företagets ägare.
- Villkoren för outsourcingbolaget kan till och med tillåta att den skannar postinnehållet för att hjälpa till att rikta reklam och därigenom skapa ännu högre konfidentialitet och risker för intrång i privatlivet.
- Att dela postserveren med andra företag kan orsaka leveransproblem när en person i det andra företaget skickar skräppost via den mail-servern. Detta kan öka risken om outsourcingföretaget inte kan upptäcka spam och blockera det.
- Den största hindren är att ett annat företag kan se alla meddelandets innehåll. Ibland kan meddelandets innehåll lagras på outsourcingföretagets servrar på obestämd tid. Dessa nackdelar är signifikanta.
För småföretag som kräver konfidentiella och tillförlitliga e-postsystem kan det vara ett tufft beslut att avgöra huruvida man ska lägga ut eller inte. Det är möjligt för småföretag att köra en spamfiltrerad och säker mailserver genom att följa dessa riktlinjer.
Välj en bra Internetleverantör eller värdleverantör
När du väljer en Internetleverantör, se till att den har möjlighet att hantera missbruk och spamproblem. Om du hanterar din egen e-postserver är det mycket viktigt att din ISP inte tillåter missbruk och spam att trivas i sitt nätverk. För att säkerställa att värd- eller ISP-leverantören hanterar dessa problem på rätt sätt i sitt nätverk, finns det många resurser för att verifiera rykten för domäner och IP-adresser.
Avvisa inkommande skräppost så mycket som möjligt
Det finns många domändatabaser och IP-adresser som kan sänka inkommande spambelopp som når brevlådor utan att blockera legitima e-postmeddelanden. Dessa databaser kan användas fritt om volymen av e-postmeddelanden inte är mycket hög. Det är dock viktigt att använda dessa ordentligt.
Sätta stopp för utgående spam
Spamutsläpp beror främst på antingen en enhet eller person i företaget som vill skicka skräppost eller ett säkerhetsproblem som låter andra skicka skräppost med din IP-adress.
Det finns ingen teknisk lösning för det första fallet, men alla marknadsföringsansvariga bör veta att alla e-postadresser som används för att skicka i bulk ska ha särskilt begärt att de ska få e-post om produkter med en bekräftad inloggningsprocess.
Det andra fallet är vanligare. Det mesta av spam är på grund av säkerhetsproblem som tillhör någon av dessa kategorier: Trojaner och virus för malware, öppna reläer, kompromissade konton och kompromissade webbservrar. Dessa problem bör hanteras ordentligt för att förhindra spamproblem.
Logövervakning
Tillbringa lite tid eller skapa automatiska mekanismer baserat på e-postadresser för att övervaka din e-postserver. Att upptäcka ett problem och genomföra korrigerande åtgärder så snart som möjligt innan domänens rykte eller IP-adress börjar försämras kan faktiskt minska incidentens inverkan på regelbundet mailflöde.
En inbyggd mailserver är verkligen ett mer lönsamt alternativ för småföretag. Om sekretessproblem eller integritetsproblem tas upp seriöst måste man välja sin egen e-postserver. Om ovanstående punkter beaktas, borde det inte vara överväldigande att köra din egen e-postserver, men då är det alltid lättare sagt än gjort.
En optimal lösning kan vara att hitta en pålitlig e-postleverantör, som garanterar 100% konfidentialitet, tillförlitlighet och samtidigt sparar dig från smärtan att hantera din egen e-postserver.
