I Pages, Apples samarbetsprocessor, kan du skapa en mailfusion efter några minuter. En postfusion är ett verktyg för att generera massmailningar, till exempel formulärbrev. Postfusioner innehåller unika data, till exempel namn och adresser, samt information som är standard i varje dokument. Du kan till exempel använda en mailfusion för att skriva ut postetiketter, avtalets påminnelser eller betalningspåminnelser eller att skicka kundinformation om en ny produkt eller försäljning.
För att skapa en mailfusion i sidor skapar du ett dokument med platshållartekst, kopplar din datakälla till dokumentet och länkar dina platsinnehavare till motsvarande data i datakällan. När det är klart kan du välja att skriva ut eller spara de sammanslagna dokumenten.
Tre olika saker kommer till spel med en mailfusion:
- en data fil är var dina mottagare lagras.
- en formulärfil är där du designar din sammanslagning.
- De färdigt dokumentkombinerar data från din datafil med texten i ditt sammanfogningsdokument för att skapa individuella dokument för mottagarna.
Denna handledning går igenom dig genom att skapa en enkel brevfusion med en befintlig datafil.
Skapa en formulärfil
Innan du slår samman dina data måste du skapa en ny formulärfil - en sorts vägkarta som beskriver Sidor där du ska lägga varje bit av information från din datafil.
För att göra det, öppna ett nytt dokument och utforma det som du vill, inklusive ett datafält för varje information som du vill se i varje sammanslagna dokument. Sätt in platshållarteksten för att stå in för varje objekt. Skriv till exempel "Förnamn" där du vill att varje mottagarens förnamn ska visas.
Välj en datafil
Nu när du har skapat din dokumentmall måste du länka till din datakälla:
- Tryck Kommando + Alternativ + jag på ditt tangentbord för att öppna Inspektionsfönster.
- Välj Länkinspektör flik.
- Klicka på Sammanfoga flik.
- Klick Välja för att välja din datakälla. Välj antingen din Adressbok eller navigera till din Numbers dokumentdatakälla.
Lägg till sammanslagningsfält
Nu måste du ansluta din datakälla till platshållarens text i dokumentmallen.
- Välj ett platshållare-textelement i dokumentmallen.
- Klicka på + ikon i Merge Inspector Window.
- Välja Lägg till fältfält från menyn.
- Välj importdata från rullgardinsmenyn på Målkälla kolumn. Välj till exempel Förnamn för att länka förnamnsdata till Förnamn platshållare text.
- Fyll i dessa steg tills all din platstext är kopplad till data i din datakälla.
Slutför din sammanslagning
Nu när du har anslutit till en datafil och skapat en formulärfil är det dags att avsluta sammanslagningen.
- Välj Redigera > Mail Merge.
- Välj din Sammanfoga till: destination - antingen direkt till en skrivare eller till ett dokument som du kan visa och spara.
- Klick Sammanfoga.
