Snarare än att bläddra i ditt dokument för att hitta den grammatik och stavning som Word har taggat kan du få Word automatiskt till varje ord eller passage som det anser vara felaktigt. Det finns faktiskt två olika sätt att göra det här:
Alt + F7 Genvägsknapp
Använda Alt + F7 Genvägsknappen tar dig till det första misstaget i den mening där infogningspunkten för närvarande finns, eller om inget taggas i den aktuella meningen till nästa fel. Det öppnar stavning och grammatik genvägsmenyn (samma som du skulle få om du högerklickade på den tvivelaktiga posten). Du måste göra ett urval från genvägsmenyn innan du använder genvägsknappen igen. Om du inte vill göra några ändringar placerar du musen i nästa mening och använder genvägsknappen för att ta dig till nästa fel.
Stavningen och grammatikknappen
Den andra metoden, den som jag gillar bättre, är att dubbelklicka på stavnings- och grammatikknappen på statusfältet. För dig som inte är bekant med den här knappen ligger den längst ned i fönstret och ser ut som en öppen bok. Liksom genvägsknappen tar det dig genom felen och öppnar genvägsmenyn för varje instans. Till skillnad från genvägsnyckeln behöver du dock inte göra ett val eller klicka någon annanstans innan du kan flytta till nästa fel. Dubbelklicka på knappen igen.
Denna metod kan vara något oförutsägbar när det gäller utgångspunkten, så du bör alltid se till att markören är placerad i början av dokumentet när du använder den här metoden.
En försiktighet om att använda Words stavnings- och grammatikkontrollör
Även om detta är en värdefull funktion för någon användare, är den endast avsedd för att fånga fel som du kanske har missat. Du bör aldrig lita på denna funktion för att göra korrekturläsning. Vem som helst som har använt Word för ännu en måttlig tid kan berätta att några av Words grammatik och autokorrigeringsförslag är helt enkelt löjliga.
Vidare, när det gäller stavning kan du få ett korrekt stavat ord som används felaktigt, och ordet märker inte nödvändigtvis det som ett fel. Till exempel: deras, de är, och det används ofta felaktigt. Det är självklart att om du producerar ett dokument som innehåller användningsfel, kommer läsarna att göra negativa antaganden om dina färdigheter och intelligens, så det är väl värt att spendera extra tid på att granska ditt arbete.
