Konfigurera ett automatiskt svar i Outlook

Konfigurera ett externt semestersvar i Outlook, och programmet kommer att svara på nya e-postmeddelanden som du får när du är borta.

Att ta din e-post med dig är lätt; Vad som är svårt är att lämna det bakom

Vart du än går, tar du all din e-post med dig i ett litet, praktiskt paket. Att lämna den bakom på en stor, skrymmande dator är det svåra och ofta det sana att göra.

Om du längtar efter sanity, är Outlook här för att hjälpa: medan du tar en semester från den dagliga vattnet i e-post, kommer Outlook automatiskt att svara på inkommande meddelanden - ta den bördan av axlarna, även efter att du återvänt.

Naturligtvis kan Outlook aldrig svara på så sammanhängande, övertygat och koncistiskt sätt som du kunde personligen, men det kommer att reagera flitigt och låta avsändare veta att du är ute av kontoret, kanske när du kommer tillbaka, och om de ska följa då (om det fortfarande är relevant) eller rikta dem till en annan kontakt för frågor som kräver ett mer omedelbart svar.

Sätta upp en autosvar utan automatisk svar i Outlook för ett POP- och IMAP-konto

För att konfigurera en autosvarare i Outlook för ett IMAP- eller POP-e-postkonto (för Exchange, se vidare nedan), sätt först det meddelande som används för svaret:

1. Skapa ett nytt meddelande (klicka Ny E-post ) i Outlook.

2. Ange önskat Ämne och meddelande för din Outlook utan automatisk svar från kontoret.

   • Om möjligt och relevanta, inkludera när personer som skickar dig kan du förvänta dig ett personligt svar, eller om de borde förvänta sig ett svar alls. Det kan vara en stund efter att du kommer tillbaka.
   • Du kan också lägga till cc: och Hemlig kopia: mottagare för att få en kopia av varje automatiskt svar.
   • Om du ställer in Outlook-kontot automatiskt svar som ska skickas som svar på allt inkommande mail (i stället för endast meddelanden från valda kontakter), ta hänsyn till att avslöjandet av för mycket information utgör en risk.

3. Klick Fil (eller FIL ).

4. Välja Spara som på det ark som visas.

5. Se till Outlook-mall väljs under Spara som typ: .

6. Ange eventuellt ett mallnamn under Filnamn: (Outlook har valt mallens ämne som standard).

7. Klick Spara .

Fortsätt skapa den automatiska autosvarregeln i Outlook:

1. Klick Fil (eller FIL ) i Outlook: s e-postvy.

2. Se till att Info kategorin är öppen.

3. Klick Hantera Regler och varningar under Kontoinformation .

4. Se till att du är på E-postregler fliken i Regler och varningar fönster.

5. Kontrollera nu att kontot du vill skapa semestersvaret är valt under Använd ändringar i den här mappen :.

   Du kan enkelt få regeln på alla dina konton. se nedan, steg 21.

6. Klick Ny regel…

7. Se till Använd regel för meddelanden jag får väljs under Börja från en tom regel .

8. Klick Nästa> .

9. Se till Var mitt namn finns i rutan Till kontrolleras under Steg 1: Välj villkor (er) .

   Du kan lämna alla rutor avmarkerade och göra Outlook automatiskt av svar från kontoret på alla inkommande e-postmeddelanden, eller du kan kolla Där mitt namn finns i rutan Till eller Cc att inkludera e-postmeddelanden som du bara är en Cc: mottagare av.

10. Klick Nästa> .

11. Se till svara med en viss mall kontrolleras under Steg 1: Välj åtgärd (er) .

12. Klicka på en specifik mall under Steg 2: Ändra regelbeskrivning (klicka på ett understruket värde) .

13. Se till Användarmallar i filsystemet väljs under Titta in: .

14. Markera den mall som skapades tidigare.

15. Klick Öppna .

16. Klicka nu Nästa> .

17. Se till utom om det är ett automatiskt svar kontrolleras under Steg 1: Välj undantag (s) (om nödvändigt) .

18. Klick Nästa> .

19. Skriv önskat namn för ditt autosvarande filter under Steg 1: Ange ett namn för den här regeln .

20. Se till Slå på den här regeln är markerad för att aktivera semesterresponderen samtidigt; du kan avmarkera Slå på den här regeln , självklart, och engagera automatiskt svaret endast vid behov.

    För att aktivera filtret när som helst öppnar du Regler och varningar fönstret som ovan och se till att semesterresponsregeln är koll på E-postregler flik.

21. Alternativt aktivera Skapa den här regeln på alla konton .

    Tänk på att filter inte fungerar med vissa kontotyper (för vilka Outlook inte skapar dem även med den här rutan markerad).

22. Klick Avsluta .

23. Klick ok .

Stäng av en Outlook Vacation Response Rule

För att inaktivera ett autosvar utanför kontoret du har konfigurerat (och aktiverat) i Outlook:

1. Välj Fil (eller FIL ) i din Outlook-e-postvy.

2. Gå till Info kategori.

3. Klick Hantera Regler och varningar (bredvid Regler och varningar ).

4. Se till att E-postregler fliken är vald.

5. Välj det konto för vilket du vill inaktivera autosvararen vald under Använd ändringar i den här mappen: ( Du måste avaktivera semestersvaret för varje konto separat.)

6. Se till att autosvarregeln du skapat för att aktivera svaret inte är markerat i reglerlistan.

7. Klick ok .

Ett alternativ: Outlook Vacation Responder Add-Ons

Istället för att manuellt skapa en regel i Outlook kan du använda ett verktyg som E-postsvarare (FreeBusy) eller Auto Reply Manager.Dessa verktyg är vanligtvis också smarta för att bara skicka nödvändiga utrymmesautomater.

Tänk på att Outlook själv bara skickar ett automatiskt svar till varje adress en gång per session. Ett andra autosvar får bara skickas efter att Outlook är stängt och öppnas igen. Outlook svarar inte automatiskt en avsändare med två olika meddelanden.

Konfigurera en autosvar i Outlook för ett Exchange-konto

Om du använder Outlook med ett Exchange-konto kan du ställa in ett automatiskt autosvar från kontoret direkt på servern:

1. Klick FIL i huvudfönstret Outlook.

2. Öppna Info kategori.

3. Klick Automatiska svar .

4. Se till Skicka automatiska svar är vald.

5. För att autosvararen ska starta och stoppa automatiskt:

   • Se till Skicka endast under detta tidsintervall: är kontrollerad.
   • Välj önskat datum och tid för att starta auto responder under Starttid: .
   • Välj önskat slutdatum och tid under Sluttid: .

6. Ange meddelandet om ditt auto-svar underifrån Inom min organisation .

   Det här meddelandet skickas till personer i ditt företag.

7. Skicka även automatiska svar till personer utanför ditt företag:

   • Öppna Utanför min organisation flik.
   • Se till Automatisk svar på personer utanför min organisation Kontrolleras om du är okej med de säkerhetsrisker som är inblandade.
   • Ange meddelandet som skickas till personer utanför ditt företag.

8. Klick ok .

Om du vill behålla svar utanför kontoret mer centralt på en Exchange-server (inklusive mallar med fält som slås samman med Active Directory) kan du prova Symprex Off-Office Manager.

(Testad med Outlook 2013 och Outlook 2016)