Medan dataförlust påverkar alla som använder en dator är det särskilt problematiskt för dem som använder textbehandlingsprogram. Att förlora viktiga dokument som du har spenderat så mycket tid på att skapa är frustrerande - speciellt om du är som de flesta användare, som skapar dokument direkt på datorn och inte dra nytta av en handskriven kopia. Frågor och berättelser om vägen för att återställa förlorade filer finns i överflöd i forum för online-forum och bombardekontor. Det enda surefire sättet att återställa borttappade filer är att återställa dem från en säkerhetskopia. Det är därför ett system för att förhindra dataförlust i första hand är så mycket viktigt. Här är fem sätt att hålla dina ordbehandlade dokument säkra.
Spara aldrig dina dokument på samma enhet som operativsystemet
Medan de flesta ordbehandlare sparar dina filer i Mina dokument mapp, det här är den värsta platsen för dem. Oavsett om det är ett virus eller programfel, påverkar de flesta datorproblem operativsystemet, och det är ofta den enda lösningen att omformatera enheten och installera om operativsystemet. I så fall kommer allt på enheten att gå vilse.
Installera en andra hårddisk i din dator är ett relativt billigt sätt att ta hand om detta problem. En andra intern hårddisk påverkas inte om operativsystemet är skadat och det kan även installeras i en annan dator om du behöver köpa en ny; Dessutom blir du förvånad över hur lätt de ska sätta upp. Om du är skeptisk till att installera en andra intern enhet, är en extern hårddisk ett utmärkt alternativ. En extern enhet kan när som helst anslutas till vilken dator som helst, helt enkelt genom att ansluta den till en USB- eller Firewire-port. Många externa enheter har också den extra fördelen med snabbval och / eller schemalagda säkerhetskopior. du anger bara mappar och schema, och mjukvaran tar hand om resten.
Säkerhetskopiera dina filer regelbundet, ingen fråga där de lagras
Att bara lagra dina filer på en annan plats än ditt operativsystem räcker inte. du måste skapa regelbunden säkerhetskopieringar av dina filer. Och låt oss möta det: Även din säkerhetskopiering är föremål för fel: DVD-skivor blir repade och hårddiskar bryter. Det är vettigt att öka dina chanser att kunna hämta en fil genom att ha en andra säkerhetskopia av den; Om uppgifterna är verkligen viktiga, kanske du kanske vill tänka på att lagra en säkerhetskopia i en brandbeständig valv.
Akta dig för Email Attachments
Även om du är säker på att de inte innehåller virus, kan bilagor med e-post orsaka att du förlorar data. Tänk på det: Om du får ett dokument med samma namn som en på din enhet och din e-postprogramvara är inställd att spara bilagor på samma plats, riskerar du att skriva över filen som redan finns där. Detta händer ofta när du samarbetar på ett dokument och kollegor skickar uppdateringar via e-post. Så se till att du anger ditt e-postprogram för att spara bilagor på ett unikt ställe eller, utesluta det, tänk två gånger innan du sparar en e-postbilaga på hårddisken.
Akta dig för användarfel
Vi gillar inte att erkänna det, men vi utvecklar ofta våra egna problem. Dra nytta av skyddsåtgärder som ingår i din textbehandlare, till exempel versionsfunktioner och spårningsändringar. Ett vanligt sätt att användaren förlorar data är när de redigerar ett dokument och av misstag tar bort delar. När dokumentet är sparat förloras de delar som ändras eller raderas om du inte har aktiverat funktioner som lagrar ändringar för dig.
Om du inte vill röra med de avancerade funktionerna, använd F12 nyckeln innan du börjar arbeta för att spara filen under ett annat namn. Det är inte så organiserat som några av de andra metoderna, men det är ett användbart knep ändå.
Gå till molnet
Lagring av filer och deras säkerhetskopior i molnsbeteckningen, en fjärrserver, blir allt vanligare. Det erbjuder många fördelar, till exempel generösa utrymmeallokeringar, användarvänlighet, åtkomst från var du än är och vilken enhet du använder och pålitligheten. Cloud Storage-tjänster säkerhetskopierar sina egna servrar, så det finns ett dubbelt lager skydd för filer som sparas på så sätt. Av dessa skäl är molnlagring alltmer det bästa alternativet för de flesta.
Det finns flera mainstream-fria alternativ:
- Google Drive erbjuder 15 GB med varje Google-konto.
- Mac-användare får 5 GB med iCloud, som är inbyggd i alla Apple-enheter.
- Microsoft ger 5 GB utrymme med OneDrive, som levereras med Office 365 och XBox-konton.
Om du har mer än det som ska lagras erbjuder tjänsterna ovan betalade alternativ, liksom många andra molnlagringsföretag
Håll hårt kopior av dina dokument
Det är inte elegant och det hindrar dig inte från att skriva och formatera dokumentet igen, men att hålla en tryckt kopia av ett viktigt dokument garanterar åtminstone att du har innehållet i filen - och det är bättre än att inte ha någonting alls.
