Mailfusion är ett verktyg som förenklar skapandet av en uppsättning dokument som liknar men innehåller unika och variabla dataelement. Detta uppnås genom att länka en databas som innehåller dessa dataelement till ett dokument, som innehåller sammanfogningsfält där den unika data kommer att fyllas i.
Mailfusion sparar tid och ansträngning genom att automatisera processen att skriva in standardiserade datatyper, till exempel namn och adresser i ett dokument. Till exempel kan du länka ett formulär brev till en grupp kontakter i Outlook; Detta brev kan ha ett fältfält för varje kontaktadress och en för motsvarande kontaktens namn som en del av brevets hälsning.
Användning av Mail Merge
Mailfusion, för många människor, framkallar tankar om skräppost. Medan marknadsförare snabbt och enkelt använder brevfiler för att generera stora mängder post snabbt och enkelt, kan många andra användningar överraska dig och ändra hur du skapar några av dina dokument.
Du kan använda brevfusion för att skapa vilken typ av tryckt dokument som helst, samt elektroniskt distribuerade dokument och fax. De typer av dokument som du kan skapa med en mailfusion är praktiskt taget obegränsade. Här är några exempel:
- kataloger
- varulager
- fakturor
- Etiketter
- kuvert
- Och, naturligtvis, bokstäver
När det används smart kan mailfusion förbättra din produktivitet kraftigt. Det kan också öka effektiviteten hos de dokument du skapar. Genom att till exempel anpassa brev med mottagarens namn eller andra element som är specifika för varje mottagare presenterar du en polerad, personlig bild som sätter scenen för resultatet du önskar.
Anatomi av en Mail Merge
En postfusion består av två huvuddelar: dokumentet och datakällan, även refererad till som databas. Microsoft Word förenklar ditt arbete genom att låta dig använda andra Office-program som Excel och Outlook som datakällor. Om du har hela Office-paketet använder du en av dess applikationer eftersom din datakälla är enkelt, bekvämt och rekommenderas. Om du använder kontakter som du redan har angett i dina Outlook-kontakter, sparar du exempelvis från att mata in den informationen till en annan datakälla. Genom att använda ett existerande Excel-kalkylblad ger du ännu större flexibilitet med dina data än datakällan Word skapar.
Om du bara har Word-programmet kan du ändå använda funktionen Mail Merge. Word har möjlighet att skapa en fullständigt anpassad datakälla som du kan använda i din mailfusion.
Konfigurera en postfusion
En brevfusion kan verka komplicerad och komplex - data-tunga dokument som bygger på stora databaser kan säkert vara. Word förenklar dock inställningen av en mailfusion för vanliga användningsområden genom att tillhandahålla guider som går igenom processen att länka dokumentet till en databas. Generellt kan du slutföra processen med färre än 10 ganska enkla steg, inklusive att hitta och korrigera fel. Det är färre än att förbereda ditt dokument manuellt, och med mycket mindre tid och krångel också.
