Så här håller du PST-filen liten genom att arkivera din gamla mail

Eftersom den höga posten du håller i Outlook växer, så tar det vanligtvis den tid det tar Outlook att göra vad du vill att den ska göra. PST-filstorleksgränsen väger. (Filen PST eller "Personliga mappar" är naturligtvis där Outlook håller alla dina data, inklusive kalendrar, kontakter och e-postmeddelanden.)

En liten PST-fil är en snabb PST-fil

Hur som helst betalar det sig att storleken på din huvudsakliga PST-fil är liten och hanterbar. Du kan få Outlook att göra något av det med AutoArchive. Eller dela dina meddelanden mellan fler PST-filer, vilket kan vara smärtfritt och snabbt.

Arkivera gammal post i Outlook och behåll PST-filen liten

För att skapa ett arkiv av gamla meddelanden i Outlook, separat från PST-filen som du använder varje dag:

1. I Outlook 2007:
  1. Välj Fil> Filhantering från menyn i Outlook.
2. I Outlook 2016:
  1. Klick Fil.
  2. Gå till Info kategori.
  3. Klick Kontoinställningar.
  4. Välj Kontoinställningar … från menyn som har visat.
  5. Gå till Data fil flik.
Klick Lägg till :
1. I Outlook 2016:
  1. Ange namnet på arkivet under Filnamn:.
  2. Välj önskat format under Spara som typ:; Vanligtvis väljer du Outlook Data File.
2. I Outlook 2007:
  1. Välj önskat format. Om du inte behöver komma åt data med Outlook 2002 eller tidigare direkt, är det säkert att markera Office Outlook Personlig mappfil (.pst).
  2. Klick ok.
  3. Ange önskat filnamn.
    1. Årliga arkiv fungerar bra och namnger PST-filen efter året är meningsfullt. Naturligtvis kan du välja månadsarkiv om du har massor av stort mail för att hantera eller ett annat system. Se bara till att de resulterande PST-filernas storlekar är någonstans runt 1-2 GB. Större filer tenderar att vara mindre effektiva.
  4. Klick ok.
  5. Skriv arkivets PST-fils önskade namn under Namn:.
    1. Återigen är det vettigt att namnge ditt arkiv efter innehållet.
Alternativt skydda åtkomst med ett lösenord.
Klick ok.
Klicka nu Stänga.

Flytta Mail till arkivet

För att fylla i ditt nyskapade arkiv PST:

Dra och släpp hela mappar till rotmappen som nyligen visas under Postmappar.
- Det här är praktiskt om du redan har en arkiv mapp som innehåller, säger, allt förra årets mail. Bara släpp det i arkivet PST.
Alternativt, för att arkivera enskilda objekt:
- Klicka på rotmappen som heter efter ditt arkiv PST under Postmappar med höger musknapp.
- Välj Ny mapp … från menyn.
- Skriv önskat mappnamn.
- Se till Post och post s väljs under Mapp innehåller: om du vill arkivera e-postmeddelanden. För att arkivera andra objekt, välj lämplig kategori.
- Klick ok.
- Dra och släpp enskilda eller grupper av e-postmeddelanden till den nyskapade mappen.
För att flytta all post före ett visst datum i en mapp (eller kapslade mappar):
- - I Outlook 2016:
    - Klick Fil.
    - Gå till Info kategori.
    - Klick Rengöringsverktyg.
    - Välj arkiv… från menyn som har dykt upp.
  - I Outlook 2007:
    - Välj Arkiv> Arkiv … från menyn i Outlook.
- Se till Arkivera den här mappen och alla undermappar: är vald.
- Markera önskad mapp.
- Ange datum-e-postmeddelanden före vilket (säg, årets 1 januari) du vill flytta under Arkivera saker som är äldre än: __ .
- Använd Bläddra … knappen för att välja Arkiv PST-fil skapad ovan.
- Klick ok.
Komprimera din live PST-fil eventuellt för att hävda nyligen frigjort utrymme direkt.

Stäng Arkiv PST-filen

När du har arkiverat alla objekt kan du stänga PST-filen i Outlook:

Klicka på rotmappen i ditt arkiv PST under Postmappar med höger musknapp.
Välj Stänga "___" från menyn.

Öppna Mail från en PST-fil med stängt arkiv

För att hämta meddelanden från en arkiv PST-fil som du har stängt:

1. I Outlook 2016:
  1. Klick Fil.
  2. Välj Öppna och exportera.
  3. Klick Öppna Outlook-datafilen.
2. I Outlook 2007:
  1. Välj Arkiv> Öppna> Outlook-datafil … från menyn i Outlook.
Markera önskad arkiv PST-fil.
Klick Öppna.