Har du någonsin träffat någon som är en bra talare - men en hemsk författare? Under möten och konversationer ansikte mot ansikte är han otroligt tydlig, engagerande och övertygande. Men när han skriver ett e-postmeddelande eller utarbetar en rapport verkar hans kommunikationskraft försvinna helt.
Om du misstänker att detta gäller dig, till och med lite, har jag goda nyheter: Jag rundade sju enkla att följa tips för att omedelbart göra dina skrivförmågor lika starka som dina talfärdigheter. Kanske ännu bättre!
1. Bli av med stora ord
Du har förmodligen hört att du inte låter smartare om du använder stora ord. faktiskt har det motsatt effekt.
Men det blir värre. När du använder AP-engelska ordförråd, lägger du avstånd mellan dig själv och personen du skriver till - vilket gör att du verkar som en robot istället för den varma och vänliga människan du är.
För att visa vad jag menar, kolla in två versioner av samma uttalande:
Medan båda versionerna säger samma sak, känns den senare mer äkta och har ett trevligare flöde.
2. Använd kontraktioner
När du inte samarbetar med dina ord, låter du som om du har gått ur ett viktorianskt spel till 2016. Med andra ord känns ditt författande stilt och tvingat.
Lyckligtvis är fixen lätt. Gå bara igenom ditt skrivande och avtal så mycket du kan.
Så till exempel "Jag kan inte prata på måndag vid middagstid, men jag är fri från 15.00 och framåt" skulle bli "Jag kan inte prata på måndag på middag, men jag är fri efter 15.00."
Det låter trevligare, eller hur?
Misför mig inte, ibland kommer sammandragningar att vara för avslappnade. Om du skriver ett kontrakt, en formell rapport, ett bidragsförslag eller något annat på den nivån, är det bättre att lämna ord som de är. Annars, dock, förkorta bort!
3. Ring en vän
Jag släpper in en av mina största skrivhemligheter: När jag arbetar med något som verkligen behöver vara bra - ett följebrev, viktig rapport, stor begäran - tar jag upp telefonen, ringer några vänner, och läs mitt utkast högt.
Jag letar inte riktigt efter förslag (även om jag får dem, fantastisk). Istället försöker jag tvinga mig att skriva hur jag talar - och som sagt är det oftast lättare att förklara dina tankar högt än på papper.
Kanske går en rad i min e-post: "Dina otroligt hjälpsamma blogginlägg har informerat många av de beslut jag har fattat på min väg till att bli en innehållsmarknadsförare."
Om jag sa det till en vän, skulle vi båda skratta av skratt. Jag pratar aldrig så i "verkliga livet."
Så här skulle jag faktiskt uttrycka det: ”Jag letar efter din nya blogg nästan varje dag. Först hjälpte du mig att räkna ut att jag ville bli en innehållsmarknadsförare, sedan visade du mig hur jag skulle göra det. ”
Om du inte kan ringa en vän, försök säga varje mening högt innan du skriver den. Eller dra upp inspelnings-appen på din telefon och "prata ut" hela stycket - gå sedan tillbaka och skriv ner vad du spelade in (rengör det naturligtvis lite).
4. Använd klichéer (inom skäl)
Du kanske har hört att användning av klichéer försvagar ditt skrivande. Men om du inte är en bästsäljande författare, kommer en väl vald en då och då att hjälpa dig att få din poäng. (Plus, jag är en professionell författare och använder dem fortfarande .)
Låt oss jämföra två meningar, en med en kliché och en utan:
Du kan omedelbart se vilken som läser mer lugnande (trots allt är den här hypotetiska personen bekymrad över budgeten) - och den är den första.
Liksom sammandragningar kan dessa ibland vara för avslappnade, så ta hänsyn till din publik innan du använder dem.
5. Använd det aktiva rösten i stället för det passiva röstet
De flesta regler har undantag, men du bör nästan aldrig bryta mot den här. Den passiva rösten gör att du skriver ordfört, komplicerat och svårare att följa.
Se vad jag menar:
Mot:
Den andra punkten läser så mycket lättare. Åh, och om du har problem med att komma ihåg skillnaden mellan passiv och aktiv röst, använd professor Rebecca Johnsons trick - "Om du kan infoga 'av zombies' efter verbet, är det passivt." (Bästa grammatips du har hört på ett tag, höger?)
6. Sluta oroa dig för förberedelser
Jag gick igenom en fas där jag skulle undvika att avsluta en mening med en preposition till varje pris eftersom, ja, regler är regler. Som ett resultat slutade jag med några riktigt konstiga meningar.
Som den här:
Eller:
Tack och lov, moderna grammatiker är överens om att du kan avsluta meningar med prepositioner, så att vi alla kan sluta oroa oss för att få problem med våra åttonde klassers engelsklärare.
7. Gör en disposition
Du bör utveckla konturer om:
-
Du tenderar att prata
-
Du har svårt att ansluta dina idéer
-
Du lägger ner mycket tid på att organisera ditt arbete efter det
Det här dokumentet kommer inte bara att hålla dig på rätt spår och organiserad, det kommer också att göra redigeringsprocessen mycket kortare.
Jag använder dem personligen hela tiden för blogginlägg, rapporter, omslagsbrev och till och med e-postmeddelanden. Där ett långt utkast gör det svårare att se dina tankar, hjälper en disposition dig att se direkt där du är klar - och där du kan använda lite hjälp.
Dessa sju tips kommer inte bara att förbättra ditt skrivande, utan de hjälper också att det låter som om det kommer från dig - inte någon professionell robot.
