Ett populärt verktyg för projektledning ger Gantt-diagrammen en kronologisk, lättläst uppdelning av färdiga, aktuella och kommande uppgifter samt vilka de tilldelas tillsammans med start- och slutdatum. Denna grafiska representation av ett schema ger en överblick över hur mycket framsteg som görs och belyser också eventuella beroenden.
Google Plattor ger möjlighet att skapa detaljerade Gantt-diagram direkt i kalkylbladet, även om du inte har tidigare erfarenhet av sitt unika format. För att komma igång, följ instruktionerna nedan.
Skapa ditt projektschema
Innan du dyker upp i Gantt-diagram skapar du först dina projektuppgifter tillsammans med motsvarande datum i en enkel tabell.
- Starta Google Sheets och öppna ett nytt kalkylblad.
- Välj ett lämpligt läge nära toppen av ditt tomma kalkylblad och skriv in följande rubriknamn i samma rad, var och en i sin egen kolumn, som visas i den medföljande skärmbilden: Start datum , Slutdatum , Arbetsnamn . För att göra det enklare för dig själv senare i handledningen kanske du vill använda samma platser som vi har använt i vårt exempel (A1, B1, C1).
- Ange varje projektuppgift tillsammans med motsvarande datum i lämpliga kolumner, med så många rader som nödvändigt. De bör listas i förekomst (topp till botten = först till sista) och datumformatet ska vara enligt följande: MM / DD / ÅÅÅÅ.
- Andra formateringsaspekter i ditt bord (gränser, skuggning, justering, typsnittstyp etc.) är rent godtyckliga i det här fallet, eftersom vårt främsta mål är att ange data som kommer att användas av ett Gantt-diagram senare i handledningen. Det är helt upp till dig om du vill göra ytterligare ändringar så att bordet är mer visuellt tilltalande. Om du gör det är det dock viktigt att uppgifterna kvarstår i rätt rader och kolumner.
Skapa ett beräkningsbord
Bara inmatning av start- och slutdatum är inte tillräckligt för att göra ett Gantt-diagram, eftersom dess layout är beroende av den faktiska tiden som går mellan de två viktiga milstolparna. För att hantera detta krav måste du skapa en annan tabell som beräknar den här varaktigheten.
- Bläddra ner flera rader från den inledande tabellen som vi skapade ovan.
- Skriv in följande rubriknamn i samma rad, var och en i sin egen kolumn, som visas i den bifogade skärmbilden: Arbetsnamn , Start dag , Total varaktighet .
- Kopiera listan över uppgifter från din första tabell till Arbetsnamn kolumn, se till att de är listade i samma ordning.
- Skriv följande formel i Start dag kolumn för din första uppgift, ersätta 'A' med kolumnbrevet som innehåller Start datum i ditt första bord och '2' med radenummer: = Int (A2) -int ($ A $ 2) . Slå Stiga på eller Lämna tillbaka nyckeln när du är klar. Cellen ska nu visa numret noll.
- Markera och kopiera cellen där du precis angav den här formeln, antingen med hjälp av en snabbkommando eller Redigera -> Kopiera från Google Sheets-menyn.
- När formeln har kopierats till Urklipp, välj alla de återstående cellerna i Start dag kolumn och klistra in med hjälp av en snabbtangent eller Redigera -> Klistra in från Google Sheets-menyn. Om det kopieras korrekt, Start dag värdet för varje uppgift bör återspegla antalet dagar från början av projektet som det ska börja. Du kan validera det Start dag formel i varje rad är korrekt genom att välja motsvarande cell och se till att den är identisk med formeln som skrivs i steg 4 med ett anmärkningsvärt undantag, att det första värdet (int (xx)) matchar lämplig cellplats i din första tabell.
- Nästa är Total varaktighet kolumn, som måste fyllas med en annan formel som är något mer komplicerad än den föregående. Skriv följande i Total varaktighet kolumnen för din första uppgift, ersätta referenser för celladresser med de som motsvarar den första tabellen i ditt faktiska kalkylblad (liknande vad vi gjorde i steg 4): = (Int (B2) -int ($ A $ 2)) - (int (A2) -int ($ A $ 2)) . Slå Stiga på eller Lämna tillbaka nyckeln när du är klar. Om du har några problem som bestämmer de cellplaceringar som motsvarar ditt specifika kalkylblad, ska följande formel nyckel hjälpa till: (Aktuell uppgiftens slutdatum - Projekt startdatum) - (Aktuell uppgift Startdatum - Projekt startdatum).
- Markera och kopiera cellen där du precis angav den här formeln, antingen med hjälp av en snabbkommando eller Redigera -> Kopiera från Google Sheets-menyn.
- När formeln har kopierats till Urklipp, välj alla de återstående cellerna i Total varaktighet kolumn och klistra in med hjälp av en snabbtangent eller Redigera -> Klistra in från Google Sheets-menyn. Om det kopieras korrekt, Total varaktighet värdet för varje uppgift bör återspegla det totala antalet dagar mellan respektive start- och slutdatum.
Skapa en Gantt-diagram
Nu när dina uppgifter är på plats, tillsammans med deras motsvarande datum och varaktighet, är det dags att skapa ett Gantt-diagram.
- Markera alla celler i beräknings tabellen, inklusive rubrikerna.
- Välj den Föra in alternativet på Google Sheets-menyn, som ligger längst upp på skärmen direkt under kalkylbladets titel. När rullgardinsmenyn visas väljer du Diagram.
- Ett nytt diagram visas med titeln Start dag och total varaktighet . Markera det här diagrammet och dra det så att dess display placeras under eller sida vid sida de tabeller du skapade, i motsats till att de överlagras.
- Förutom ditt nya diagram, Diagramredigerare gränssnittet kommer också att synas på höger sida av din skärm. Välj Diagramtyp, hittade mot toppen av DATA flik.
- Bläddra ner till Bar avsnitt och välj mellanalternativet, Staplat stapeldiagram. Du kommer märka att layouten på ditt diagram har ändrats.
- Välj ANPASSA fliken i Diagramredigerare .
- Välj den Serier sektionen så att den kollapsar och visar tillgängliga inställningar.
- I Ansöka till rullgardinsmenyn, välj Start dag.
- Klicka eller knacka på Färg alternativ och välj Ingen.
- Ditt Gantt-diagram är nu skapat, och du kan visa individuella startdagar och totala varaktighetsfigurer genom att sväva över sina respektive områden i grafen. Du kan också göra andra ändringar som du önskar via Diagramredigerare - såväl som genom tabellerna som vi skapade - inklusive datum, uppgiftsnamn, titel, färgschema och mer. Högerklickning någonstans inom själva diagrammet öppnar också REDIGERA menyn, som innehåller ett antal anpassningsbara inställningar.
