Så här konfigurerar du Excel Front End till SQL Server

Den typiska användaren är bekväm att arbeta i Microsoft Excel. Varför inte ge dina användare ett verktyg som de redan vet och lägg till en anslutning till din SQL Server-miljö. Fördelen med detta tillvägagångssätt är att deras Excel-kalkylblad alltid är aktuellt med aktuella data från backenddatabasen. Det är typiskt för användare att sätta data i Excel, men oftast är det en ögonblicksbild av data vid en tidpunkt. Den här artikeln visar hur enkelt det är att konfigurera ett Excel-kalkylblad med en anslutning till SQL som du kan ge till dina användare.

I det här exemplet ska vi använda exempeldatabasen Adventure Works som Microsoft skickar med SQL Server 2008.

Svårighet: Medel
Tid som krävs: 10 minuter

Här är hur

Du behöver några bitar av information för att konfigurera Excel till SQL Server-anslutningen.

SQL Server Name: I vårt exempel är SQL Server MTP SQLEXPRESS.
Databasnamn: Vårt exempel, vi använder AdventureWorks databasen.
Tabell eller vy: Vi går efter vyn Sales.vIndividualCustomer.
Öppna Excel och skapa en ny arbetsbok.
Klicka på Data flik. Leta reda på Hämta extern data alternativ och klicka på Från andra källor och välj Från SQL Server. Detta öppnar guiden Dataanslutning.
Fyll i servernamnet. I det här exemplet är servernamnet MTP SQLEXPRESS. Ange inloggningsuppgifterna för att använda Windows-autentisering. Det andra alternativet skulle användas om din databasadministratör gav ett användarnamn och lösenord för din användare. Klicka på Nästa. Detta ger upphov till guiden Dataanslutning.
Välj databasen (AdventureWorks i vårt exempel) från Välj databasen som innehåller de uppgifter du vill ha drop down box. Se till Anslut till en viss tabell är kontrollerad. Leta upp vyn (Sales.vIndividualCustomer i vårt exempel) från listan och välj det. Klick Avsluta vilket leder upp Importera data dialog ruta.
Markera kryssrutan Tabell och välj var du vill sätta data (befintligt arbetsblad eller nytt arbetsblad). Klick ok som skapar en Excel-lista och importerar hela tabellen till ditt kalkylblad.
Spara kalkylarket och skicka till användaren. Det fina med denna teknik är att din användare har tillgång till aktuella data när de behöver det. Medan data sparas i kalkylbladet finns en anslutning till SQL-databasen. När som helst du vill uppdatera kalkylbladet högerklickar du någonstans i tabellen och klickar på Tabell och då Uppdatera.

tips

Det är verkligen viktigt att du ser till att användaren är korrekt inställd i SQL Server. Det här är det som orsakar problem i de flesta fall med hjälp av denna teknik.
Kontrollera antalet poster som finns i tabellen eller vyn som du ansluter till. Om tabellen har en miljon poster, kanske du vill filtrera den här nere. Det sista du vill göra är att hänga SQL Server.
I dialogrutan för anslutningsegenskaper finns det ett alternativ som heter Uppdatera data när filen öppnas. Överväg att kontrollera detta alternativ. När det här alternativet är markerat, kommer användaren alltid att ha en ny uppsättning data när man öppnar Excel-kalkylbladet.
Överväg att använda pivottabeller för att sammanfatta data.