Med en delad brevlåda kan dina kunder, leverantörer och andra skicka e-post till en central adress där alla på ett lag kan se och svara på dessa meddelanden.
Vad är en Office Shared Mailbox?
Ett av de mest effektiva sätten att dela e-postmeddelanden med en grupp människor är att skapa en Office 365-delad brevlåda. Med en delad brevlåda har alla personer som tilldelats postlådan fullständig åtkomst till meddelandena. De kan läsa inkommande e-postmeddelanden, svara på meddelanden, vidarebefordra meddelanden och se hur andra har svarat på inkommande mail.
När en medarbetare svarar på ett e-postmeddelande från den delade brevlådan skickas e-postmeddelandet från den delade brevlådadressen, inte från den enskildes e-postadress. Mottagaren av e-postmeddelandet ser bara adressen till den delade brevlådan. Detta håller dina anställdas individuella e-postadress konfidentiell och det ger ditt företag ett professionellt utseende.
Din organisation kan skapa så många delade brevlådor som du behöver. Delade brevlådor har inte användarnamn eller lösenord. Den delade brevlådan kräver ingen Office 365-licens, men varje användare som är tilldelad till brevlådan måste ha ett Office 365-abonnemang.
Varför Använd en Office Shared Mailbox?
Kundservice, personalresurser eller marknadsavdelningar som vill att inkommande e-postmeddelanden ska besvaras av nästa lediga lagmedlem är bra exempel på en effektiv användning av en delad brevlåda. Varje person som är tilldelad den delade brevlådan kan se och svara på varje meddelande i den brevlådan.
Att arbeta med en Office 365 delad brevlåda handlar inte bara om e-post. Det handlar om att hjälpa människor i din organisation att arbeta tillsammans mer effektivt. Tillsammans med den delade brevlådan får dina lag tillgång till en delad kontaktlista och en delad kalender. Med en gemensam kontaktlista har alla i gruppen tillgång till viktiga e-postadresser. Med den delade kalendern kan medlemmarna i gruppen ange sina möten på en central plats som alla i gruppen kan se.
Ställ in en delad brevlåda
Office 365 delade brevlådor kan bara konfigureras av administratören av ditt Office-prenumeration.
Följ dessa anvisningar för att ställa in en delad brevlåda:
- Logga in på Office 365 Admin Center med ditt administratörskonto.
- Välj Grupper> Delade brevlådor.
- Välj Lägg till en brevlåda.
- På sidan Lägg till en brevlåda skriver du ett namn för den delade brevlådan i fältet Namn. Ett brevlådealias skapas automatiskt i fältet Email men du kan ändra det till något annat. När du har namngett den delade brevlådan väljer du Lägg till för att skapa brevlådan.
- Under Nästa steg väljer du Lägg till medlemmar i den här brevlådan.
- På sidan Delade brevlådans medlemmar, välj Lägg till medlemmar.
- Placera en kryssmarkering bredvid de personer som får tillgång till den delade brevlådan. Om du inte ser personens namn i listan skriver du in namnet i sökrutan. När du är klar väljer du Spara.
Spara skickad e-post till den delade brevlådan
När någon skickar ett e-postmeddelande från den delade brevlådan, sparas en kopia av det meddelandet i mappen Skickade objekt, inte till den delade brevlådan. Om du vill att dessa e-postmeddelanden ska sparas i den delade brevlådan, redigera inställningarna för delade brevlådor.
Så här reddar du skickade e-postmeddelanden till den delade brevlådan:
- Välj Grupper> Delade brevlådor.
- Markera den delade brevlådan.
- Välj Redigera bredvid inställningen Skickade objekt.
- På sidan Skickade objekt flyttar du reglaget till På-positionen för Kopiera objekt som skickats som den här brevlådan och Kopiera objekt som skickats på uppdrag av den här brevlådan. När du är klar väljer du Spara.
Använd den delade brevlådan i Outlook 2016, Outlook 2013 och Outlook 2010
När din organisations administratör har satt upp den delade brevlådan behöver dina användare inte göra något för att visa den delade brevlådan i den stationära versionen av Outlook. Den delade brevlådan visas automatiskt i mappfönstret.
Så här skickar du ett mail från den delade brevlådan:
- Öppna Outlook.
- Välj Ny E-post för att skapa ett nytt meddelande.
- Välj Från och välj den delade brevlådan.
- Skriv ditt meddelande och välj Skicka.
Öppna den delade brevlådan i Outlook på webben
Om du vill arbeta med den delade brevlådan i en webbläsare måste du lägga till den manuellt.
Så här lägger du till den delade brevlådan i onlineversionen av Outlook:
- Logga in på ditt Office 365-konto och välj Syn app.
- Högerklicka i ditt brevlådans namn i navigeringsfönstret och välj Lägg till delad mapp.
- I Lägg till delad mapp dialogrutan, skriv e-postadressen till den delade brevlådan och välj sedan Lägg till.
Delade brevlådor och Outlook Mobile App
Delade brevlådor visas inte i mobilappen för Outlook. Det betyder att om du vill komma åt en delad brevlåda från din smartphone måste du öppna en webbläsare och använda Outlook på webben.
Du märker en liten skillnad i hur du arbetar med ditt individuella e-postkonto i Outlook och med den delade brevlådan. Med den delade brevlådan arbetar du och dina medarbetare bättre tillsammans för att svara på e-post från dina kunder, leverantörer, leverantörer och andra.
