När du importerar eller kopierar textdata till ett Excel-arbetsblad, slutar du ofta med extra mellanslag. Med hjälp av Excels TRIM-funktion, eller en genvägsknapp för att utlösa Excels sök- och ersättningsfunktion, kan du enkelt ta bort det onödiga avståndet.
När det gäller TRIM-funktionen måste du skapa en ny kolumn i arbetsbladet för din rena text. Då kan du kopiera och klistra in den rena texten tillbaka till den ursprungliga kolumnen.
Ett mycket snabbare knep är att använda CTRL-H genvägsknappen för att söka i problemkolonnen och snabbt ta bort alla extra utrymmen.
Hur TRIM-funktionen fungerar
Syntaxen för TRIM-funktionen är:
= TRIM (text)
Texten refererar i detta fall till data med det yttre avståndet. Detta argument kan vara:
- Den faktiska texten bifogas citattecken
- En cellreferens till platsen för textdata i arbetsbladet
Många tycker att TRIM-funktionen bara tar bort mellanslag i början och slutet av texten. I själva verket blir det av med alla extra utrymmen.
Till exempel, om texten i cell A1 är:
Detta är en riktigt dålig mening.
Excel-funktionen = TRIM (A1) kommer att ge följande resultat: Detta är en riktigt dålig mening. För att ta bort extra utrymmen med TRIM-funktionen, följ följande procedur: Problemet vid denna punkt är att både A4 och A6 finns i arket när du bara vill ha den rena texten (i A6) för att ersätta den rosa texten (i A4). Att byta innehåll från A6 till A4 är enkelt att uppnå: Nu finns bara den rena texten utan mellanrum på arket. Om du använder Excel Online, bortse från steg 4 och 5 ovan. Istället klickar du på nedåtpilen under Klistra på hembandet och välj sedan Klistra in värden. Metoden ovan fungerar bra om du bara städar utrymmen från en cell, men vad händer om du vill ta bort mellanslag från en hel kolumn? Förfarandet för hantering av en kolumn är inte det som skiljer sig från att hantera en cell. I detta exempel börjar kolumnen med för många mellanslag med A2. Nu har du kolumn A med extra mellanslag och kolumn B med samma text städas upp. Gör samma kopia och klistra in (endast värden) i föregående steg, men kopiera och klistra in hela kolumnerna i stället för bara enskilda celler. Slutligen högerklicka längst upp i kolumn B för att markera hela kolumnen och radera den, flytta alla andra celler i kalkylbladet till vänster. Om texten i din kolumn har extra mellanslag i texten, inte rätt före eller efteråt, kan du snabbt rengöra den här texten med hjälp av Excels Sök och Ersätt-funktion. Fördelen med att använda detta tillvägagångssätt är att du inte behöver gå igenom hela kopia och klistra proceduren som du behöver med TRIM-funktionen. Metoden som du använder för att ta bort extra mellanslag i Excel beror på hur din ursprungliga data ser ut, och var mellanrummen är. Hur som helst, en av dessa två metoder ska fungera bra för att hjälpa dig att rensa upp den röriga texten i kalkylbladet. Använda TRIM-funktionen
Ta bort extra utrymmen från en hel kolumn
Använda sökningen och ersätt genvägsnyckeln
