Om du är som många 9-till-5-personer tillbringar du förmodligen större delen av din dag med att skicka e-postmeddelanden - och resten av det följer upp dem.
Om du bara kunde få din fråga besvarad eller få den feedbacken på din rapport på något sätt i rätt tid, kan du bulldoze genom din to-do-lista och ringa den en dag före natten. Men istället begravs ditt obesvarade e-postmeddelande i din chefs trånga inkorg, och du lämnar desperat i din bås, med allvar överväger en SOS-signal. Vad gör du?
Innan du trycker på "skicka" på ett annat e-postmeddelande om incheckning, ändra ämnesraden till alla kepsar och klistra på den älskade röda utropstecken, använd dessa tips för att få det rätt första gången.
1. Gör det snäppt
Du hör detta råd när det gäller alla former av kommunikation, men att få meddelandet snabbt över är särskilt viktigt för e-post. Långa textblock ser skrämmande att läsa, särskilt för chefer som ständigt översvämmas av meddelanden. Om ett meddelande är för långt, riskerar det att skjutas åt sidan och ses igen om det finns mer tid (vilket i många fall aldrig är).
Tänk kort, punchy och till-the-point. Använd kulor eller listor där du kan. Håll dina stycken till fyra till fem rader vardera, så att de är lätta att skumma - du bör se mycket vitt utrymme i meddelandefältet. Och om det är för svårt kan det vara ett tecken på att du försöker täcka för många ämnen i en e-post. Håll dig fast vid ett ämne per e-post och skicka andra under separat omslag.
2. Adressera alla potentiella frågor och förfrågningar
Samtidigt vill du vara tillräckligt noggrann i din e-post att det inte finns plats för felaktig tolkning eller behov av att din mottagare begär mer information. (Det sista du vill är att äntligen få det svaret - och istället för att få ett beslut får du en fråga!)
Så förutse de frågor du kan få i förväg och svara på dem. Om du till exempel behöver din chef att välja en plats för ett kommande evenemang, ange länkar till restaurangerna eller hotellens webbplatser, bifoga bilder på de utrymmen du vet att hon vill se och inkludera en kostnadsjämförelse för alternativen .
Kom ihåg: ju mer arbete du gör för den ursprungliga e-posten, desto mindre arbete måste du göra för att följa upp det.
3. Bli specifik på ämnesraden
Skriv detaljerade ämnesrader så att mottagaren har en klar förståelse av frågan och handlingsfrågan i e-postadressen. Hoppa över vaga fraser som "Frågor för dig" och "Bra idé för mötet" och använd istället något liknande: "Feedback behövs: Agenda-poster för Q1-budgetmöte."
Denna strategi hjälper dig också att leta efter meddelandet enkelt i din inkorg om din mottagare ringer för att diskutera snarare än att skriva tillbaka via e-post.
4. Markera åtgärdsobjekt
Om du stöter på mer än en punkt eller ställer mer än en fråga i din e-post, se till att dessa artiklar sticker ut från resten av berättelsen genom att sätta dem i fetstil, markera dem eller ordna dem i en punktlista. Kontrasten drar naturligtvis mottagarens öga till meddelandets kött (det stycke som du inte har råd att missa!) Och är den perfekta guiden för skummare som snabbar via e-post.
5. Bly med antalet behov
Hur frustrerande är det när du har presenterat ett antal alternativ i e-postmeddelandet för mottagaren att välja mellan, bara för att få ett svar som säger: "Låter bra!"? För att undvika detta, se till att dina mål är tydliga från get-go. För e-postmeddelanden som innehåller mer än en fråga, notera antalet förfrågningar i den första raden i meddelandet så att mottagaren vet exakt hur många att leta efter och adressera. Om du strö frågor över meddelandet riskerar du att mottagaren förbiser relevant information.
6. Vet när du ska hämta telefonen
Om du känner att ämnet kommer att kräva (eller kräver) flera e-postmeddelanden utan slut i sikte, hoppa över eller stoppa e-postdiskussionen helt. Vissa affärer hanteras bäst på telefon eller personligen, särskilt när logistik eller relationer är komplexa. I själva verket är din villighet att komma ut bakom e-postslöjan inte bara mest effektiv i dessa fall, utan visar också försiktighet och initiativ.
Att önska och hoppas kommer inte att öppna dina meddelanden, men att använda dessa tips kommer det. Och om du kan få dina e-postmeddelanden att sticka ut och sluta snurra dina hjul vid uppföljningar, tänk bara - du kanske faktiskt har lite mer tid på händerna.
