Första gången jag gjorde en presentation till ett verkställande team insåg jag snabbt att det inte var affärer som vanligt. Det var en annan energi i rummet. Det var intensivt, effektivt och förväntansfullt. Ingen var tvungen att berätta för mig att det inte var tid att slösa; det var uppenbart. Jag visste att det var en viktig möjlighet, men vid den tiden insåg jag inte hur oförberedd jag var för det.
Tack och lov gick det bra - men jag insåg att det inte exakt är ditt typiska möte att arbeta med chefer.
När du växer i din karriär och erbjuds fler möjligheter har du troligtvis också chansen att interagera med de högre. När du gör det kommer du att märka att de fungerar lite annorlunda. De läser situationer snabbare, får betydelsen bakom meddelandet och har en otrevlig förmåga att dechiffrera siffror och återkalla information på ett anmärkningsvärt sätt.
Så om du vill vara uppåt mobil (läs: bli befordrad) måste du förstå hur du kan ses och höras av de högre cheferna effektivt. Börja med dessa sex tips för att kommunicera med chefer så att du kan börja förbereda dig för den högre nivån interaktion.
1. De flyger i en annan höjd
För att ha de mest meningsfulla konversationerna måste du förstå din publik.
Chefer ser över hela organisationen (eller branschen) och ansluter prickarna från topp till botten. Så för att kontakta dem mest effektivt måste du förstå hur ditt samtalämne passar in i deras världsbild.
För att öva på detta, ta en komplex kund som du arbetar med och öva på att presentera en uppdatering om ditt arbete med dem. Du är djupt engagerad i den dagliga detaljerna om vad kunden behöver, om leveransen gick ut i tid eller en dag för sent, och klientens utmanande personligheter.
Men när du pratar med en verkställande direktör bör du inte fokusera på de vardagliga trösklarna för kontohantering. Istället vill du prata om de totala intäkterna de genererar, marginalbidraget och din strategi för att växa deras verksamhet. Fråga dig själv: "Vad vill VD veta om det här kontot?" Och utveckla ditt material därifrån.
2. De kommer till punkten
Chefer på seniornivå vet hur man snabbt kan dyka in i en agendapost, dissekera den och ställa skumma goda, punktliga frågor för att utvärdera den.
Och så kan det hända att de inte behöver dig att gå upp till konversationspunkten genom att ge dem all bakgrundsinformation du har förberett. De kommer att driva presentationen; om de har frågor eller behöver mer bakgrundsinformation kommer de att ställa. Ha naturligtvis din agenda förberedd, men var redo att flexera konversationen i enlighet därmed.
På det anteckningen, förutse de frågor de kan ställa och förbered svar. En av de största svårigheterna jag ser i verkställande samtal misslyckas med att besvara frågor tillräckligt. Om du inte är säker på vad de vill, ställa klargörande frågor (t.ex. "Så det du vill veta är hur jag planerar att finansiera projektet?") Så att du inte slösar bort tid på att ge fel information.
3. De vill veta att du tror på vad du säger
Övertygelse om vad du säger till en verkställande är lika viktigt som meddelandet i sig. Jag var halvvägs genom mitt första verkliga verkställande möte när jag insåg att det bara delvis handlade om mitt förslag - och mycket om hur jag ägde mitt förslag. Teamet på seniornivå ville veta att jag hade ett förslag jag skulle gå till väggen för. För om de kommer att gå ut på en lem för att backa den, vill de vara säkra på att jag inte kommer att fälla mig.
Jag hade en chef som kämpade med detta. Vi skickade in honom till ett verkställande möte med programförslag och denna förbehåll: "Vad du än gör, blinka inte." En gång blinkade han. Och det tog oss månader att återhämta oss efter att jag inte fick de godkännanden vi behövde.
För att påverka chefer måste du verkligen tro på det du säger och ha övertygelse om att det är rätt lösning för organisationen.
4. Om det finns en fel i din logik, nummer eller innehåll, kommer de att hitta det
Och de kommer att påpeka det för dig.
När du arbetar med siffror - och du kommer alltid att arbeta med siffror när chefer är involverade - känner dina data och logik inifrån och ut.
När du förbereder dig ska du ha någon med granskning av innehållskompetens, pröva, prod och testa ditt innehåll - och du - i förväg. Detta kommer att hjälpa dig redo att gräva djupare än vad som finns på varje PowerPoint-bild.
Riskera inte att förstöra din trovärdighet med dåliga siffror, eller värre, gissa. Om du inte är säker på ett nummer eller ett svar på en fråga, säg att du tittar på det och kommer tillbaka.
5. De kan lukta BS en mil bort
Om du tänker på allt som chefer är ansvariga för (som att driva ett helt företag), kan du föreställa dig att de har finslipade sensorer som tillåter dem att arbeta snabbt och bara fokusera på det som är viktigast. Och de kan omöjligt göra det genom att låta andra slösa bort sin tid med nonsensiska problem eller jargong som "paradigmskift", "öppna kimonos" och "äta din egen hundmat."
Så gör det inte. Och om du väljer att göra det, säg inte att jag inte varnade dig.
6. De är otåliga och de kan vara plötsliga - förvänta dig inte en grupp kram när du lämnar
Om du presenterar något, förvänta dig inte blommiga kudos och high fives när du är klar. De kommer vidare till nästa agendapost medan du samlar in dina saker. Men det betyder inte att de hatade dina idéer. Kom ihåg den effektiva atmosfären jag pratade om tidigare: De har mycket på gång och mycket på axlarna. Din segerdans kommer när du kommer att genomföra förslaget de har accepterat.
(Och när det händer, dans bort. Du förtjänar det.)
Flippade ur? Var inte det. Du kan göra det här. Det handlar om att utveckla tankesätten och göra fotarbetet. (Ett annat bra tips? Ledande befattningshavare har assistenter som vet exakt hur de ska jobba bäst med dem. Be en för lite insikt om hur den verkställande arbetaren fungerar och vad han förväntar sig att se i presentationer.) Ju mer beredd du är, desto mer självförtroende är du ” Jag kommer att vara det. Och det kommer att göra dig bättre på allt annat du gör.
