Om du är som jag, arbetar du långa timmar varje dag och har ständigt upptagen. Varför är det då att vi ofta känner oss helt upptagna, men uproduktiva? Varför är det med tanke på hur mycket arbete vi försöker producera, vi har det så svårt att ägna tid åt de aktiviteter som är viktigast för vår långsiktiga lycka och välbefinnande?
Termen "stora stenar" beskriver viktiga åtaganden som lätt trängs av alla de andra saker som vi känner att vi behöver göra under dagen. Stora stenar inkluderar ofta att tänka strategiskt om våra karriärer, göra en långsiktig ekonomisk plan, skydda vår hälsa, göra framsteg i ett stort projekt, lära oss en ny kompetens och andra aktiviteter som är nära knutna till våra långsiktiga mål och ambitioner. När vi står inför vart och ett av dessa mål erkänner vi deras betydelse, men det är också tydligt för oss hur otroligt lätt det är att skjuta upp dem tills en annan dag då vi inte är så upptagna att slåss mot bränder och hantera ett konstant flöde av nya DOS.
Som socialvetare tillbringar jag mina dagar på att försöka förstå varför människor (jag själv inkluderade) ofta fattar beslut som inte är i linje med deras långsiktiga mål. Vi vill gå ner i vikt men har en annan cookie ändå; vi vill spara pengar men beslutar att uppgradera till de dyrare platserna vid en konsert. Mitt mål är att använda forskning för att förstå vårt beteende och hitta sätt att hjälpa till att övervinna vissa av våra destruktiva naturliga tendenser - hjälpa oss att fatta bättre beslut och spendera vår tid och energi på sätt som hjälper oss att leda mer produktiva, hälsosamma och tillfredsställande liv .
Så, vad är några av de vanliga orsakerna till att våra kortsiktiga åtgärder förhindrar oss från att ta hand om de stora stenarna, och vad kan vi göra åt detta?
1. Vi använder inte vår produktiva tid väl
De flesta av oss är mest produktiva på morgonen. (Vissa människor är nattugglar, men de flesta är mest produktiva före lunchtiden.) Tyvärr använder många av oss inte denna dyra tid klokt - till exempel, en av de första sakerna vi gör när vi anländer till jobbet är att kolla vår e-post, Facebook och andra uppgifter som inte behöver vår fulla uppmärksamhet och kognitiva kapacitet.
Istället för att omedelbart fokusera på e-post, möten och andra aktiviteter, skulle vi vara bättre på att spendera morgonen på produktivt arbete som kräver en högre kognitiv kapacitet (tänkande, planering, beräkning, till exempel) och försena uppgifterna som inte kräver lika mycket mental energi till de timmar då vår kapacitet minskar.
2. Vi föredrar aktiviteter som hjälper oss att känna att vi är "klara"
Till skillnad från små, obetydliga uppgifter är utmaningen med stora stenar att våra ansträngningar inte omedelbart belönas med synliga framsteg. Att svara på 15 obetydliga e-postmeddelanden har en konkret utgång på 15 e-postmeddelanden, och det kan få oss att känna att vår morgon var väl tillbringad.
Vad sägs om att tänka kritiskt i en timme? Sådana aktiviteter åtföljs ofta av några konkreta resultat, vilket får oss att känna som om vi inte har gjort några framsteg.
Nyckeln till framgång här är att dela upp de stora stenarna i mindre milstolpar så att du kan känna en framsteg. Markera sedan dina framsteg på varje milstolpe på ett visuellt instrumentpanelliknande sätt, så att du kan se dina framsteg och uppmuntras av det.
Låt oss säga att du planerar ditt nästa stora projekt och för att få en känsla av framsteg delar du upp den totala uppgiften: att skapa en kort lista med idéer, skapa ett pro / con-rutnät för varje idé, skapa en lista med krav och beroenden, etc.
Vi får mycket nöje av att korsa färdiga uppgifter från att göra-listan. Låt oss göra det lättare att få den underbara känslan medan vi arbetar på de stora stenarna.
3. Vi väntar på inspiration för att arbeta med komplexa uppgifter
Att vänta på inspiration är en vanlig ursäkt som vi ger oss själva för att undvika svåra uppgifter. I verkligheten är det bästa steget vi kan ta att helt enkelt göra en plan och börja. Detta gäller även för kreativa fält.
George Gershwin sa berömt: ”Av min hela årliga produktion av låtar, kanske två, eller högst tre, kom som ett resultat av inspiration. Vi kan aldrig lita på inspiration. När vi mest vill ha det kommer det inte. ”
Avsätt tid, hoppa in och få gjort vad du kan. När du tittar tillbaka på vad du har åstadkommit blir du glad att du gjorde det.
4. Vi förhalar
Strukturerad förhalning är vår förmåga att göra ingenting medan vi känner att vi gör något. Detta inkluderar saker som att komma till "inkorg noll", gå in i vår uppgiftslista och ordna om saker i "rätt" ordning och rengöra gamla filer från vårt skrivbord. Problemet med dessa uppgifter är att de ger oss känslan av att vi uppnår något när vi faktiskt inte är det.
Om det är viktigt för dig att ha en ren inkorg och ordnade filer, eller att avsluta alla andra uppgifter som möjliggör strukturerad uppskjutning - kom ihåg att det slösar mer tid än det sparar. Men om du fortfarande känner behovet av att få dessa saker gjort, ställ dem i rätt prioritet och komma till dem först efter att du har gjort verkliga framsteg på en stor sten först.
5. Vi inser inte att vi väljer fel saker
Ibland är det inte ett aktivt val att inte arbeta med rätt saker. Vi avvisar inte aktivt att arbeta på en stor sten, men om vi inte tänker på det och inte upplever omedelbara konsekvenser gör vi det bara inte.
En av utmaningarna är att stora stenar ofta inte hittar sina vägar till vår kalender. Våra kalendrar visar oss mestadels möten, och den tid som behövs för stora stenar är vanligtvis det tomma utrymmet mellan möten. När vi ser den tomma tiden, tror vi att vi har extra tid och vi lägger till fler möten, när vi faktiskt borde inse att "tom tid" inte är tom alls: Det är den viktigaste tiden vi har och det borde vara tillägnad våra stora stenar.
Vad vi behöver göra är att vara medveten om dessa stora stenar och vikten av den tomma tiden och sedan engagera oss dagligen i det stora klippet vi vill ta itu med under vår "fritid."
6. Vi låter listan bli för lång
Med en lång, överväldigande lista med saker att göra, blir det mer frestande att ta itu med de små, enkla sakerna för att synliga framsteg. Detta ger oss en känsla av snabba vinster och en konstgjord känsla av att göra framsteg.
Det finns inget fel med att hålla en to-do-lista, men vi måste se till att glädjen över att radera saker från vår to-do-lista inte förändrar vårt sätt att spendera vår tid. Ett sätt att flytta vår uppmärksamhet tillbaka till de stora stenarna är att bryta våra stora stenar ner i några underuppgifter som tillsammans tjänar en stor sten: På så sätt får vi både glädjen att radera saker från att göra-lista och vi gör framsteg med de saker vi verkligen bryr oss om.
I den här korta artikeln har jag beskrivit de utmaningar vi alla står inför med vår tid och prioriteringar, och jag lämnar det upp till dig att ta reda på hur du ska hantera de stora stenarna och inte spendera din tid på de små uppgifterna det betyder mindre. Samtidigt är inga två fall densamma. När det gäller tidshantering är helt enkelt att vara medveten om våra misstag och missförstånd ett viktigt steg för att sätta våra prioriteringar på rätt sätt.
Lycka till.
