Så du har flyttat från ett kalkylblad till en databas. Du har satt upp dina tabeller och överfört noggrant alla dina värdefulla data. Du tar en välförtjänt paus, luta dig tillbaka och titta på borden du har skapat. Vänta en sekund - de ser konstigt bekant på de kalkylblad som du just har disowned. Upptäckte du bara hjulet? Vad är skillnaden mellan ett kalkylblad och en databas ändå?
En av de största fördelarna med databaser som Microsoft Access är deras förmåga att upprätthålla relationer mellan olika datatabeller. Effekten av en databas gör det möjligt att korrelera data på många sätt och säkerställa konsistensen (eller referensintegritet ) av dessa data från bord till tabell. I den här artikeln tar vi en titt på processen att skapa ett enkelt förhållande med hjälp av en Microsoft Access-databas.
Tänk dig en liten databas som vi har skapat för Acme Widget Company. Vi vill spåra både våra anställda och våra kundorder. Vi kan använda ett bord som innehåller ett bord för anställda med följande fält:
- Medarbetar-ID (primär nyckel)
- Förnamn
- Efternamn
- Förlängning
- Lön
- Chef
Vi kan då ha ett andra bord som innehåller de order som våra anställda tagit. Ordnings tabellen kan innehålla följande fält:
- Order-ID (primär nyckel)
- Kundnummer
- Anställnings-ID
- Artikelnummer
- Kvantitet
Observera att varje order är kopplad till en viss anställd. Denna information överlappar presenterar den perfekta situationen för användningen av ett databasförhållande. Tillsammans skapar vi ett Foreign Key-förhållande som instruerar databasen att kollegan EmployeeID i Order-tabellen motsvarar kollegan EmployeeID i Employees-tabellen.
När förhållandet är etablerat har vi släppt ut en kraftfull uppsättning funktioner i Microsoft Access. Databasen kommer att se till att endast värden som motsvarar en giltig anställd (som anges i Medarbetar-tabellen) kan infogas i Order-tabellen. Dessutom har vi möjlighet att instruera databasen att ta bort alla order som är förknippade med en anställd när arbetstagaren raderas från anställdstabellen.
Så här går vi till att skapa relationen i Access 2013:
- Klicka på Relationer från fliken Databasverktyg på bandet.
- Markera den första tabellen som du vill göra en del av relationen (Medarbetare) och klicka på Lägg till.
- Upprepa steg 2 för den andra tabellen (Order).
- Klicka på stängningsknappen. Du borde nu se de två tabellerna i fönstret Relationer.
- Klicka på knappen Redigera förhållanden i bandet.
- Klicka på Skapa ny knapp.
- I fönstret Skapa nytt väljer du Anställda som namnet och orderen på vänster tabell som rätt tabellnamn.
- Välj EmployeeID som både namnet Vänster kolumnnamn och höger kolumn.
- Klicka på OK för att stänga fönstret Skapa nytt.
- Använd kryssrutan i fönstret Redigera förhållanden för att välja om du vill tillämpa referensintegritet. I de flesta fall vill du välja det här alternativet. Det här är den verkliga makten i ett förhållande - det säkerställer att nya poster i beställningstabellen bara innehåller ID-er för giltiga anställda från Medarbetar-tabellen.
- Du märker också två andra alternativ här. Alternativet "Cascade Update Related Fields" säkerställer att om ett EmployeeID ändras i Employee-tabellen så ändras den till alla relaterade poster i Order-tabellen. På liknande sätt tar alternativet "Cascade Delete Related Records" bort alla relaterade beställningsrekord när en anställningsrekord tas bort. Användningen av dessa alternativ beror på de specifika kraven i din databas. I det här exemplet kommer vi inte att använda någon av dem.
- Klicka på Join Type för att se de tre alternativen som är tillgängliga för dig. Om du är bekant med SQL kanske du märker att det första alternativet motsvarar ett inre sammanfogning, den andra till en vänster yttre anslutning och den sista till en högra yttre anslutning. Vi använder ett inre medlemskap för vårt exempel.
-
- Bara inkludera rader där de sammanfogade fälten från båda tabellerna är lika.
-
- Inkludera ALL-poster från "Anställda" och endast de poster från "Orders" där de sammanfogade fälten är lika.
- Inkludera ALL-poster från "Orders" och endast de poster från "Medarbetare" där de sammanhängande fälten är lika.
- Klicka på OK för att stänga fönstret Samma egenskaper.
- Klicka på Skapa för att stänga fönstret Redigera förhållanden.
- Du borde nu se ett diagram som visar förhållandet mellan de två tabellerna.
