Processen för att modifiera en Microsoft Access-fråga liknar processen för att skapa en i första hand. Frågor kan ändras med antingen Design View eller SQL View, men du kan inte använda Query Wizard för att ändra en befintlig fråga.
Börja med att högerklicka på din riktade fråga inom objektpanelen till vänster på skärmen i din databas. På popup-menyn väljer du Designvy. Frågan öppnas i databladvisning. När du högerklickar på sökfrågets namn i fliken rad ovanför databladets visning, kan du ändra visningsläget. Som standard är du i Datablad, som inte kan strukturellt redigeras (även om du kan infoga och ta bort data från den här vyn). Från antingen SQL- eller Designvyer kan du redigera frågans struktur och spara eller spara-som det modifierade objektet efter behov.
Designvy
Design View öppnar en horisontellt delad skärm. Den övre halvan visar rektanglar som representerar varje tabell eller förfrågan om att mata den fråga du ändrar. Nyckelfält - typiskt en unik identifierare - har en liten gyllene nyckel bredvid dem. Var och en av rektanglarna förenas med andra rektanglar med hjälp av linjer som förbinder fält i ett bord till fält i en annan.
Dessa linjer representerar relationer. I designvyn kan du högerklicka på linjen genom att högerklicka på linjen. Du kan välja mellan ett av tre alternativ:
- Rader där de sammanfogade fälten i båda tabellerna är lika
- Rader där den vänstra tabellen returnerar alla resultat och det rätta tabellen visar matchande resultat
- Rader där det högsta tabellen returnerar alla resultat och vänster tabell visar matchande resultat
Dessa tre sammanslagna typer (inner, vänster, höger) är en delmängd av hela samlingsområdet som en databas kan utföra. För att göra mer komplexa frågor måste du flytta till SQL View.
När du ansluter dina valda tabeller med relationslinjer ser du den nedre halvan på skärmen visar ett rutnät som anger alla fält som sökningen kommer att returnera. De Show rutan visar eller undertrycker fältet när frågan körs - du kan filtrera en fråga baserat på fält som inte visas. Du kan också manuellt lägga till eller ändra sorteringsordningen för att beställa resultaten i stigande eller nedåtgående sätt, även om Microsoft Access kommer att behandla flera sorter i vänster-till-höger ordning längs fälten. Du kan omordna kolumnerna genom att dra dem åt vänster eller höger över rutnätet för att tvinga ett visst sortmönster.
Design View Kriterier lådan kan du ange begränsningskriterier, så att när frågan visas, visas den bara en delmängd av de data som matchar ditt filter. I en fråga om öppna produktorder kan du till exempel lägga till kriteriet
= 'Ml'
till en statlig kolumn för att bara visa order från Michigan. För att lägga till nivåer av kriterier, använd eller rutor i kolumnen eller lägg till kriterier i andra kolumner.
SQL View
I SQL-visning ersätter Microsoft Access databladet med syntaxen Structured Query Language som Access analyserar för att bestämma vilken data som ska hämtas från en källa och med vilka företagsregler.
SQL-satser följer i allmänhet en blockform:
SELECT Table1. Fältnamn1, Tabell2. Fältnamn2 FRÅN BORD 1 RÄTT JOIN Tabell2 PÅ Tabell1. Key1 = Tabell2. Key2 WHERE Tabell1. Fältnamn1> = "FilterValue"
Olika databasleverantörer stöder lite olika versioner av SQL. Basstandarden, kallad ANSI-kompatibel syntax, skall kunna arbeta i varje databasmiljö. Varje leverantör förstärker dock SQL-standarden med egna tweaks. Microsoft använder exempelvis Jet Database Engine inom Access. Microsoft stöder också SQL Server. Andra leverantörer använder olika metoder, så SQL är i allmänhet inte lika driftskompatibelt som standardstöd.
Om du inte är bekant med syntaxen för Jet Database Engine implementering av SQL, kan tweaking SQL View bryta dina frågor. Håll dig till Design View, istället. Men för mycket snabba tweaks är det ibland lättare att justera den underliggande SQL än att ändra Design View schematiskt. Om andra analytiker i ditt företag vill veta hur du har ett resultat, sänker du dem med en klistra in i ditt SQL-formulär, vilket minskar förvirringen kring frågan om design.
Spara ditt arbete
I Microsoft Access 2016 kan du spara och skriva över den aktuella frågan genom att högerklicka på fliken och välja Spara. Om du vill spara den ändrade frågan som ett annat namn, så att den aktuella frågan kvarstår, klicka på fliken Fil, välj Spara som och då Spara objekt som.
