Trello är ett Kanban-projekthanteringsverktyg som är ett visuellt sätt att se alla uppgifter som du eller ditt team behöver utföra, vilket gör det lättare att se vad alla på laget gör vid en viss tidpunkt. Det är också gratis, vilket innebär att det är tillgängligt för små och stora grupper såväl som personer som driver företag eller som vill spåra personliga uppgifter. Bland projekthanteringsverktyg är Trello en av de enklaste som man kan använda och implementera, men det kan vara lite skrämmande. Lyckligtvis har vi några tips som hjälper dig och ditt team att få ut mesta möjliga av Trello, oavsett vad du använder den för att spåra.
Vad är Kanban?
Kanban-modellen för projektledning är inspirerad av en japansk tillverkningsprocess som Toyota implementerade i slutet av 1940-talet. Syftet var att öka effektiviteten i sina fabriker genom att spåra lager i realtid genom att använda kort som passerade mellan arbetare på golvet. När ett visst material sprang ut, skulle arbetstagarna notera det på kortet, vilket skulle leda till leverantören som då skulle skicka det begärda materialet till lageret. Dessa kort kallades ofta Kanban, vilket betyder skylt eller skylt på japanska.
Så hur översätts detta till projektledning? Programvara som Trello tar detta koncept att passera runt kort och lägger det in i ett visuellt gränssnitt där uppgifterna läggs ut på ett styrelse och matchas med lagets arbetsförmåga. Vid det mest grundläggande kommer en styrelse att ha tre sektioner, som framgår av bilden ovan: att göra, göra (eller i process) och göra. Team kan dock använda det här verktyget på något sätt som fungerar för dem. Vissa lag kan föredra en riktig styrelse, medan andra vill ha bekvämligheten med en virtuell lösning, som Trello.
Så här använder du Trello
Trello använder styrelser, som innehåller listor, som består av kort. Styrelser kan representera projekt (webbdesign, renovering av badrum), listor kan användas för uppgifter (grafik, kakel) och kort kan innehålla underuppgifter eller alternativ (hyra en formgivare, kakelstorlekar och färger).
När du väl har bestämt dig för att organisera dina listor kan du börja lägga till kort, som i sin tur kan ha checklistor och etiketter. Checklistor är ett sätt att bryta ner uppgifter i deluppgifter. Om du till exempel använder Trello för att planera en semester, kanske du har ett kort för en restaurang du vill försöka, med en checklista som inkluderar att göra en bokning, undersöka de bästa rätterna för att få och kontrollera om det är barnvänligt . Etiketter kan användas för att representera ett korts status (godkänt, inlämnat, etc.) eller kategori (vetenskap, teknik, konst, etc.) eller någon tagg du vill ha. Därefter kan du göra en sökning som till exempel tar upp alla vetenskapliga kort eller alla godkända kort. Du behöver dock inte lägga till en titel på en etikett. Du kan också använda dem för färgkodning (upp till 10 färger finns tillgängliga, ett färgblindalternativ är tillgängligt).
När du börjar arbeta med och slutföra uppgifter kan du enkelt dra och släppa kort från en lista till en annan, och så småningom arkivera kort och listor när gränssnittet blir obehagligt.
Du kan tilldela kort till lagmedlemmar samt lägga till kommentarer, bifogade filer, färgkodade etiketter och förfallodatum. Teammedlemmar kan @ nämna andra i kommentarer för att starta en konversation. Du kan ladda upp filer från din dator och från molnlagringstjänster, inklusive Google Drive, Dropbox, Box och OneDrive.
Dessutom ingår en smidig email integration. Varje styrelse har en unik e-postadress som du kan använda för att skapa kort (uppgifter). Du kan även skicka bilagor till den e-postadressen. Och bäst än, när du får ett e-postmeddelande kan du svara direkt på det istället för att starta Trello.
Meddelanden, inklusive anmärkningar och kommentarer, är tillgängliga från mobilappar, en skrivbordswebbläsare och via e-post. Trello har appar för iPhone, iPad, Android-telefoner, tabletter och klockor och Kindle Fire-tabletter.
Trello erbjuder mer än 30 funktioner och integreringar, som det kallar power-ups. Exempel på power-ups inkluderar en kalendervy, en kortupprepare för återkommande uppgifter, samt integration med Evernote, Google Hangouts, Salesforce och mer. Gratis konton inkluderar en power-up per bräda.
Alla Trello kärnfunktioner är gratis, men det finns en betald version kallad Trello Gold ($ 5 per månad eller $ 45 per år) vilket ger en del förmåner, inklusive tre power-ups per bräda (snarare än en). Den innehåller också attraktiva bakgrunder och klistermärken, anpassade emojis och större bilagor med bilagor (250 MB i stället för 10 MB). Trello erbjuder en gratis månad med Guldmedlemskap för varje person du får gå med i Trello, upp till 12 månader.
Som vi sa, vid första anblicken är upprättandet av Trello lite skrämmande eftersom det inte finns många begränsningar på hur du kan använda den. Å ena sidan kan du skapa brädor som helt enkelt visar vad du har gjort, vad jobbar du med och vad som är nästa. Å andra sidan kan du gå djupare, skapa uppgiftslistor uppdelade i kategorier eller avdelningar.
Du kan använda Trello att spåra allt från personliga uppgifter till professionella projekt till evenemangsplanering, men här är några exempel på verkligheten för att komma igång.
Använda Trello för att hantera en hemrenovering
Låt oss säga att du planerar att renovera ett eller flera rum i ditt hem. Om du någonsin har överlevt en renovering, vet du att det finns många rörliga delar och många överraskningar, oavsett hur noggrann du förbereder dig.Att organisera alla de beslut du behöver göra i Trello kan hjälpa till att hålla projektet på rätt spår. Låt oss säga att du planerar en renovering av köket. I det här fallet kan du skapa ett styrelse som heter Kitchen Renovation, och sedan lägga till listor som är dedikerade till varje element som du byter ut.
Köksrenoveringen kan innehålla listor för:
- Potentiella entreprenörer
- Varje apparat som du byter ut
- cabinetry
- Bänkskivor och backsplash
- Golv
- VVS
- Elektrisk
Korten för varje lista skulle innehålla dimensioner, budget och måste ha funktioner, liksom alla modeller som du funderar på. Kort för VVS kan innefatta rörbyte, ny vattenlinje, samt det uppskattade priset och relaterade problem som vattenstopp. Du kan enkelt bifoga bilder av de material och apparater som du funderar på, och länka till produktförteckningar så att du kan prishopa. När du fattar ett beslut kan du använda etiketter för att namnge eller färgkoda produkten eller materialet.
Slutligen kan du för varje kort skapa checklistor. Ett kylskåpskort kan till exempel ha en checklista som innehåller bortskaffande av det gamla kylskåpet och installation av en vattenledning för ismaskinen.
Om du renoverar flera rum, skapa bara en styrelse för var och en och lista ut allt du behöver tänka på. Ständigt lägger till listor och kort och flyttar element runt om det behövs.
Bjud in andra familjemedlemmar till dina styrelser och tilldela dem kort för att distribuera det nödvändiga arbetet, såsom produkt- och prisforskning, schemaläggning och annan logistik. Trello har en renoveringskort för offentliga hem som du kan kopiera till ditt eget konto.
Planerar en semester med Trello
Att resa med flera familjemedlemmar eller vänner kan snabbt bli komplicerat. Använd Trello för att välja en destination, planera aktiviteter och planera transport. I det här fallet kan du ha ett bräde som innehåller möjliga platser att besöka, och en annan för resan när du väl har bestämt dig för var du ska åka.
Trip Board kan innehålla listor för:
- Flygalternativ
- Marktransporter
- Hotell, Airbnb-listor, stuguthyrning och campingplatser
- Turistattraktioner
- Restauranger och mataffärer
Under det potentiella destinationskortet skulle du skapa en lista för varje plats, med kort för restid, budget, fördelar / nackdelar och andra överväganden. Listorna i resekortet skulle innehålla kort för flygbolag, hyrbilar, anmärkningsvärda rätter i området och sevärdheter som museer, shopping och kvarter att utforska. Om du bestämmer dig för att åka på kryssning, kan du skapa listor för saker att göra ombord och för de planerade stoppen, liksom den transport som krävs för att komma till skeppet. Använd etiketter för att markera utvalda objekt eller för att markera deltagare efter att du har minskat dina val. Lägg till checklistor till kort för bokning och schemaläggningstur eller kryssningsevenemang. Trello har också en offentlig semesterbräda som du kan använda som utgångspunkt.
Spåra personliga mål och projekt
Oavsett om du vill rensa ut röran i ditt hem eller garage, ta en hobby eller träna mer, kan du enkelt spåra den i Trello. Skapa styrelser för nyårsbeslut, eller för flerstegsprojekt, t.ex. vindsurf eller hemkontor.
För en resolutionskort, skapa en lista för varje upplösning, och sedan kort för hur du kan implementera dem, till exempel att gå med i ett gym, gå för dagliga promenader eller köpa hem träningsutrustning. Använd listorna på ett personligt projekt för att bryta ner de stora uppgifterna, med kort för deluppgifter. Till exempel kan ett vårrengöringsbord innehålla listor för rum och andra delar av hemmet. Listor skulle ha kort för tillhörande uppgifter, till exempel rengöringsmedel som behövs, en inventering av objekt som du vill sälja, donera eller kasta ut och uppgifter som du vill lägga ut, till exempel fönsterrengöring eller trädborttagning.
Hantera ett frilans- eller konsultföretag
Slutligen, om du driver ditt eget företag, kan Trello vara din ledande assistent. Styrelserna kan representera projekt, med listor för varje steg eller milstolpe, och kort för relaterade uppgifter. Frilansförfattare kan använda Trello för att hantera berättelser och publicerade verk.
Låt oss säga att du har en projektbräda för en webbdesign. Dina listor kan innehålla viktiga uppgifter, såsom att anställa en formgivare och andra viktiga roller samt milstolpar, till exempel att välja ett färgschema, hantera layouter och få godkännanden under vägen. Kort skulle innehålla föreslagna färgscheman och layouter och de steg som behövs för att förbereda sig för möten. En frilansförfattare kan ha styrelser för historiaidéer, publikationer och marknadsföring. Listor kan representera etapper, som i process, skickas in och publiceras, eller du kan använda etiketter för att göra det.
Trello är ett enkelt men kraftfullt verktyg, och det är värt att spendera lite tid på att tinka med det. Om du inte är säker på var du ska börja, bläddra igenom Trello användargemenskap, vilket inkluderar offentliga styrelser som du kan kopiera till ditt konto.
