Den som skickar och tar emot hundratals e-postmeddelanden i veckan förstår värdet av klarhet i svar och framåt. Långa e-posttrådar där varje svar citerar helheten av det föregående eller det ursprungliga meddelandet är svårt att följa, men ett e-postmeddelande som avser ett tidigare meddelande utan en aning om vad det handlar om förlorar din tid som du försöker komma ihåg avsändarens ursprungliga punkt . När du svarar på ett e-postmeddelande bör du citera från meddelandet du mottog, men bara så mycket som behövs för att upprätta sammanhanget.
Hur man citerar en email i ditt svar
Beroende på din e-postleverantör eller -app kan du kanske markera den del av e-postmeddelandet du vill citera innan du klickar eller trycker på Svar eller Framåt knapp. Svarfältet öppnas med det markerade citatet som redan är placerat i e-postens kropp. Lägg bara till ditt svar och skicka det på väg. MacOS och iOS Mail fungerar så här.
Några e-postprogram, inklusive Yahoo! Mail och Gmail tillåter dig inte att helt enkelt markera en del att citera i ditt svar. Du måste citera hela längden på texten från e-postmeddelandet och sedan radera de delar du inte vill ha från ditt svar manuellt.
I vissa fall kan du kopiera den del av e-postmeddelandet som du vill citera och välj Klistra in som citat eller liknande. I nästan alla fall är den citerade informationen inryckt för att göra det lätt att känna igen. I vissa e-postprogram visas det citerade materialet i en annan färg.
Hur man arbetar med ett citat i din e-postadress
E-postetiketten följer generellt en viss ordning med avseende på delar av ett meddelande. Börja ditt email med en hälsning och en inledande kommentar. Nästa kommer det citerade materialet. Därefter visas ditt svar på citatet under det.
Om du svarar på mer än en poäng klistar du in en del av citatet på en rad och svarar sedan bara på den delen på följande rad. Därefter klistrar du in en annan del av det citerade e-postmeddelandet och svarar på den delen på följande rad. Upprepa detta mönster om du har mer citat och kommentarer att göra i ditt svar eller framåt. Detta efterliknar det naturliga flödet av konversation och gör det enklare för e-postmottagare att följa en tråd.
