En av de mest användbara men lite kända funktionerna i Microsoft Access är möjligheten att skriva ut en lista med frågor och sökresultat. Eftersom spårning av alla befintliga frågor kan vara svårt, särskilt för äldre databaser och för företag med många anställda som använder databaser, erbjuder Access användarna ett sätt att skriva ut frågor och deras resultat. Detta ger användarna möjlighet att senare granska resultaten om de inte kan komma ihåg vilken fråga som användes.
Frågor är en av de främsta anledningarna till att använda Access, särskilt när datamängden växer exponentiellt. Medan frågor gör det enkelt för alla användare att snabbt dra de nödvändiga uppgifterna utan att behöva ha kunskap om SQL (det primära språket för att köra databasfrågor), kan det ta lite tid att vänja sig på att skapa frågor. Detta resulterar vanligtvis i många frågor med liknande och ibland identiska syften.
För att ytterligare förenkla processen med att arbeta med frågor kan användare skriva igenom frågorna och deras resultat genom att granska alla detaljer i frågan utan att behöva flytta till en annan app, till exempel Microsoft Word. I början måste användarna kopiera / klistra in information och granska text i SQL för att bestämma vad frågeparametrarna var. Att kunna skriva ut sökresultat inom programmet låter användarna kolla egenskaper och attribut från Access.
När ska du skriva ut frågor och sökresultat
Utskrift av frågor och frågor Resultat handlar inte om att skapa en estetiskt tilltalande rapport eller att sätta data ihop på ett sätt som är lätt att presentera för andra. Det är ett sätt att återställa all data från en fråga för en ögonblicksbild av vad resultaten var vid tidpunkten för draget, vilka frågor som användes och en metod för att granska en komplett uppsättning av rådata. Beroende på branschen är det inte troligt att det här kommer att bli något som ofta görs, men nästan alla företag måste ha ett sätt att spåra exakta uppgifter om deras data.
Beroende på hur du exporterar data kan du använda ett annat program, till exempel Microsoft Excel, för att göra data som kan presenteras för förslag eller att lägga till officiella dokument. Skrivna frågor och sökresultat är också användbara för revisioner eller verifiering när skillnader hittas. Om inget annat är data recensioner ofta ett bra sätt att se till att frågor fortsätter att dra nödvändig information. Ibland är det bästa sättet att hitta ett problem med en fråga att granska den för kända datapunkter för att se till att de ingår när frågan körs.
Så här skriver du ut en lista med frågor
Att behålla frågorna i Access är lika viktig som att behålla data eller hålla tabeller uppdaterade. Det enklaste sättet att göra det är att skriva ut en lista med frågor, vare sig det gäller ett visst projekt eller en komplett lista och granska den listan för att se till att det inte finns dubbletter eller föråldrade frågor. Resultaten kan också delas med andra användare för att minska antalet dubbla frågor som skapats.
Det finns faktiskt två sätt att skapa listan, men en innehåller kodning och är för mycket mer avancerade användare. För dem som använder Microsoft Access för att hålla sig från att behöva lära sig SQL, är det här ett snabbt och enkelt sätt att dra en lista med frågor utan att behöva ha en djup förståelse för koden bakom den.
- Gå till Verktyg > Analysera > Dokumente > frågor och välj allt.
- Klick ok.
Du får en fullständig lista över alla frågor och några detaljer, till exempel namn, egenskaper och parametrar. Det finns ett mer avancerat sätt att skriva ut söklistor som riktar sig mot specifik information, men det kräver viss förståelse av kod. När en användare blir bekväm med grunderna kan de gå vidare till mer avancerade funktioner, som förfrågarlistor som riktar sig mot specifika detaljer istället för att skriva ut allt om varje fråga.
Så här skriver du ut sökresultat
Utskrift av sökresultat kan ge en fullständig och djup bild av data i en enda tidpunkt. Det här är bra att ha för revisionerna och för att kunna verifiera information. Ibland behöver användarna springa flera frågor för att få en komplett sammanställning av nödvändig data, och utskrift av resultaten kan hjälpa användarna att komma fram till en huvudfråga för framtiden.
När en fråga har körts kan resultaten exporteras eller skickas direkt till en skrivare. Tänk dock på att uppgifterna kommer att visas som Access ser lämpligt om användaren inte uppdaterar utskriftsinstruktionerna. Detta kan leda till hundratals sidor med några av dem som bara har några ord eller en enda kolumn. Ta dig tid att göra justeringar innan du skickar filen till skrivaren.
Följande anvisningar skickar resultaten till skrivaren efter att ha granskats Förhandsgranskning.
- Kör frågan med resultaten som ska skrivas ut.
- Träffa Ctrl + P.
- Välj Förhandsgranskning.
- Granska dataen som den kommer att skriva ut
- Skriva ut.
För dem som vill spara en säkerhetskopia kan sökresultatet också skrivas ut till pdf för att bevara utseendet utan att använda flera pappersremmar.
Användare kan också exportera filen till något som Microsoft Excel där de lättare kan göra justeringar.
- Kör frågan med resultaten som ska skrivas ut.
- Klick Externa data > Exportera > Excel.
- Välj var du ska spara data och namnge exportfilen.
- Uppdatera andra fält som önskat och klicka på Exportera
Skriv ut resultat som en rapport
Ibland är resultaten perfekt även för en rapport, så användarna vill behålla data på ett mer presentabelt sätt. Om du vill skapa en ren rapport av data för lättare granskning senare, använd följande steg.
- Klick rapporter > Skapa > Rapportguiden.
- Välj Tabeller / sökfrågor och frågan med de data som du vill fånga i rapporten.
- Markera alla fält för en fullständig rapport och klicka på Nästa.
- Läs dialogrutorna och välj önskat alternativ för rapporten.
- Namnera rapporten när du blir ombedd.
- Granska förhandsgranskningen av resultaten och skriv sedan ut rapporten.
