Vid mitt sista jobb var en av de ledande teammedlemmarna ökända för att skicka e-postmeddelanden hela tiden på dagen eller natten. Det var inte ovanligt för mig att gå till sängs klockan 11 och vakna upp med en tom inkorg, med undantag för hennes en, extremt kort och punktlig e-post. Trots att hon aldrig adresserat mig med namn och faktiskt sällan inkluderat någon form av hälsning innan hennes direkta fråga lyckades hon på något sätt låta oförskämd eller krävande.
Tillsammans med ett ”tack!” Efter vad det var som hon behövde svara, undertecknade hon alltid sitt namn med en x. Nu representerar en x, som du säkert vet från kärleksbrevet som stänger “xoxo”, typiskt en kyss; i arbetsplatsscenariot är det emellertid helt enkelt en vänlig gest, mycket mindre formell än att avsluta med en "Bästa" eller "Hälsningar."
Du kan vara säker på att denna för närvarande populära signatur inte är det enda sättet att rädda dina korta meddelanden från att låta oförskämd; Det finns faktiskt minst fem enkla sätt att hålla dina e-postmeddelanden artiga oavsett hur många - eller få - ord du skriver. Du vill inte tillämpa alla dessa fem idéer varje gång, och som du använder beror mycket på din publik och din relation och komfortnivå med den publiken, men de är bra riktlinjer. Och de kommer förhoppningsvis att spara massor av tid och energi så att du kan fokusera på viktigare saker.
1. Använd utropstecken
Men inte för många. Jag är ganska stängd när varje rad slutar med utropstecknet. Du har inte lika starka känslor på allt du säger. Låt mig inte ens börja med att inkludera två eller tre för att stänga en mening eller idé (jag sparar dem för att skicka med mina vänner, och det borde du också). Välj dina högvolyminjektioner med klokhet och snälla, vänligen utöva behållenhet.
Prova detta:
Skickat från mitt externa minne.
Innan du skickar något, överväga vem du kommunicerar med och tänk på sätt att hålla det kort utifrån var du befinner dig i diskussionen. Kom ihåg: När du går fram och tillbaka kan du vanligtvis släppa hälsningen och signaturen helt.
En sak som är värd att nämna är också vikten av att uppmärksamma det du svarar på. Korta svar kan vara oförskämd om du helt enkelt svarar med ett "Låter bra!"
Nedersta raden: Känn din publik, och skicka i alla fall detaljerade stycken om situationen kräver det, men fokusera på de många fall där korta också kan vara söta.
