Att skicka e-post kan vara förvånansvärt knepigt. Inte den bokstavliga sändningen, det är en knapp, och det är ganska grundläggande. Men faktiskt att skriva dessa tre eller fem rader tar alltid längre tid än det borde. Hur börjar jag? Hur slutar jag? Var skulle det här smiley-ansiktet ha mest effekt? Förmodligen precis efter meningen där jag begär att personen slutför ett enormt projekt med en orealistisk tidsfrist, eller hur?
Det är just dessa frågor som ledde mig nerför den väg som mitt vilda naiva 22-åriga jag lovade att jag aldrig skulle gå ner - en bana fylld med klichélinjer som egentligen inte betyder någonting. Fraser som jag kryper varje gång jag skriver ut. Men, ibland, det finns verkligen inget bättre sätt att lägga till någon i konversationen än genom att skriva "bara slinga in henne."
Eftersom jag vet att jag inte är den enda personen där ute som önskar att det fanns ett bättre sätt att avsluta ett e-postmeddelande än med "bäst", samlade jag upp de vanligaste e-postförbrytarna som du önskar att du aldrig skulle behöva använda igen, plus några alternativ för de dagar då jargongen blir för mycket.
1. "Glad måndag!"
Eller alternativt sätt in någon annan veckodag där inne. Effekten förblir densamma och du vill fortfarande dö lite inuti varje gång du befinner dig som önskar det. Happy är för helgdagar, som din födelsedag eller jul - inte för en dag i veckan som kommer runt var sjunde dag utan att misslyckas.
Vad du verkligen säger
”Jag håller på att be dig om något, men jag känner mig obekväm att dyka direkt in i det. Så jag ska säga något snällt och vänligt istället. ”
Vad du ska säga istället
“Hoppas att din vecka är igång.” Eller, om veckans förflutna började, “Hoppas att du har en bra vecka.” Detta gör att du fortfarande får ett vagt trevligt arbete (för ibland är det inte riktigt att dyka in direkt) t den bästa strategin), men känns lite mindre löjligt när du läser tillbaka till dig själv. Det är ju något du verkligen skulle säga.
2. Tankar?
Liknande synder: ”Har det vettigt?” Dessa är båda frågor som vanligtvis används för att avsluta e-postmeddelanden som uttrycker stora eller nya idéer. Men ingen av dem kommer verkligen till kärnan i frågan, för uppenbarligen har personen tankar. De kanske inte är bra, värdefulla eller värda att dela, men med tanke på att han eller hon har en hjärna finns det tankar inuti.
Vad du verkligen säger
”Jag tror att det här är en bra idé eller riktning att flytta in, men jag är inte säker. Så här är din chans att öka min självkänsla eller helt förstöra den. Hela mitt humör vilar i ditt svar på detta. ”
Vad du ska säga istället
Vad du verkligen frågar. Jag vet, djärv rörelse! Att vara direkt kan vara skrämmande, men att dansa runt ämnet ofta kommer inte att få feedbacken du letar efter. Så snarare än att säga, "Är det meningsfullt?" Fråga, "Tror du att denna tidslinje passar in i Bens vision för projektet?" Svaret kanske inte är det du vill, men det får svaret du behöver.
3. "Låt oss hoppa på telefonen"
Vad är vi, kaniner? Dessutom är det 2016, det behövs ingen hoppning för att gå till telefonen. När som helst är min telefon inom räckhåll. Mellan att börja den här meningen och avsluta den kontrollerade jag faktiskt inte mindre än tre gånger bara för att se till att jag inte missade en takt.
Vad du verkligen säger
”Detta förvandlas redan till en hel del fram och tillbaka, och ärligt talat, så mycket som jag hatar att ringa nummer (igen, för det är 2016), skulle jag gärna få detta till. I dag. Nu."
Vad du ska säga istället
Av respekt för dig själv, stav det bara: "Jag tror att ett snabbt telefonsamtal skulle hjälpa oss att se till att vi är på samma sida."
4. EOD, OOO och valfritt förkortning
Vi är alla upptagna. Så upptagen faktiskt att det är för mycket att skriva ord. Varför slösa vår begränsade fingerenergi på tio bokstäver när tre kommer att göra samma trick? Det är slöseri när du tänker på det.
Vad du verkligen säger
TBH, jag vet inte alltid. Jag skulle ljuga om jag sa att jag inte behövde vända mig till Google ibland för att dechiffrera en knepig.
Vad du ska säga istället
Det är inte så mycket vad du ska säga istället, men var ska du dra linjen? Kanske en akronym per e-post? Två högst.
5.!
Det finns flera gånger när jag läser mina e-postmeddelanden innan jag skickar och fruktar att jag kommer över som arg eller ovänlig. Så i försök att se till att min vänliga, flishuggare jag kommer igenom kastar jag ett utropstecken, sedan en annan och sedan en tredje för bra mått. Plötsligt har jag gått från välmenande till någon som är lika irrationellt upphetsad över de bifogade rapporterna (rapporten bifogas!) Som jag är om det är måndag (glad måndag!).
Vad du verkligen säger
”Jag menar väl. Jag lovar det! Jag går bara runt mitt jobb och ber om några saker jag behöver, men jag är super chill om det. ”
Vad du bör göra i stället
I likhet med förkortningarna handlar det om att hålla dig tillbaka. När du väljer var du ska placera din entusiasm, fråga dig själv, om sa det högt till någon, vilken linje skulle låta minst löjligt om jag ropade på personen? .
Och där har du det, fem rader som jag ofta använder i mina e-postmeddelanden, trots att jag verkligen önskar att jag inte gjorde det. Missade jag något? Har du bättre alternativ? Tweet mig och meddela mig.
