Det talas mycket om flexibla scheman i dag - att arbeta hemifrån en dag i veckan (eller alltid!); arbeta fyra dagars veckor istället för fem; eller flytta den traditionella 9-till-5 till något som fungerar runt din familj, fritidsintressen eller föredragen arbetsschema, bara för att nämna några.
Men medan du antagligen har hört talas om dessa alternativ kan du ha skjutit dem åt sidan och tänkt att ett flexibelt arbetsschema "bara inte skulle fungera" för ditt jobb eller ditt företag.
Tja, jag är här för att berätta att det i många fall kan. Och det kan definitivt göra en enorm skillnad i ditt liv: Ja, det kan förbättra din sömn, relationer och hobbyer, men det kan också hjälpa dig att upprätthålla din hälsa och din kraft på jobbet.
Även om det förmodligen inte skulle ha fungerat i några av mina tidigare jobb, som när jag arbetade i investeringsbanker eller när jag var på inköpssidan, tog jag nyligen ett företagsjobb där det gjorde. Här är vad jag lärde mig genom processen att be om mer flexibilitet och en ändring av mitt schema - och hur du också kan göra det.
1. Prioritera dina viktigaste behov
När du tänker på vilken typ av flexibelt schema som fungerar bäst för dig, fråga dig själv: Vilka är de två viktigaste behoven i ditt liv utanför ditt dagjobb? Vilka är de tidsjusteringar som mest dramatiskt skulle påverka din stressnivå och lycka? Gör det tid för din dagliga träningskurs, eller behöver du ringa samtal under normala öppettider för den idrifttagning du försöker komma ifrån? Att ha två schemaändringar för att föreslå är ofta användbart eftersom det ger utrymme för en potentiell kompromiss för att få åtminstone en.
För mig ville jag arbeta hemifrån på fredagar så att jag kunde få mindre distraktion från improviserade kontorsmöten och vänliga avbrott och därmed leda till en mindre lista över saker att göra under helgen. Dessutom kunde jag få tvätt och andra uppgifter utförda när jag är på konferenssamtal, vilket igen lämnar mer tid för rent mina intressen under helgen. Jag ville också starta min arbetsdag senare än min chef, som har en lång pendel och kommer in på kontoret före 6 AM för att gå i tid för att hämta sina barn från skolan.
Därifrån kan du strategisera hur ditt arbetsschema kan justeras för att tillgodose dessa behov. Om du driver en ideell organisation på sidan och behöver vara på några veckodagar, kan du säga, kanske du kan ange specifika timmar för att vara inloggad i ditt arbete senare på kvällen eller på en ledig dag för att binda upp ditt ansvar. Eller om du behöver göra en morgonbadsimning för att förbereda dig för den triatlon du har tränat för, ange istället en tidsperiod innan du går till gymmet, eller en timme före sängen, för att förhandla allt som händer i morgon medan du är borta.
Naturligtvis är ditt schema och dina preferenser inte allt du behöver tänka på, vilket leder mig till …
2. Förstå vad en lämplig fråga kan vara
Varje arbetsplats har en kultur som möjliggör olika typer av flexibilitet. Det kommer att finnas några aspekter som du inte kommer att kunna ändra, och det är viktigt att förstå innan du går längre.
Läs först din medarbetares handbok för att se om det finns stora grundregler som du måste följa. På mitt jobb är det till exempel acceptabelt att träna på dagen så länge du avslutar din arbetsbelastning i tid och inte lämnar under kritiska arbetsperioder. Men om du är på marknadstimmar kommer du förmodligen inte att kunna lämna under handeln.
Det är också värt att fråga ett par veterananställda hur de hanterar andra prioriteringar och se företagets uppfattning om aktiviteter utan arbete och att uppmärksamma vad andra i ditt team gör. Om du har en grupp som springer till lunch, är det lättare att gå med dem än att be att lämna tidigt för att gå till gymmet. Eller om du har en grupp som lämnar för att göra sina barns sporter, kanske du kan anpassa dina behov för att sammanfalla med deras tid borta.
Som en del av detta kan du också tänka på vad ditt teams kultur och dina medarbetares behov är. I mitt fall byggde jag en relation med min chef genom att bry sig om vad hennes barn gjorde och låta henne veta hur viktigt det var för mig att ha mina föräldrar där när jag var ung. När det gäller hennes situation tillät henne att förhålla mig till min när jag ärligt berättade för henne att jag kämpade för att få tillräckligt med sömn på grund av våra tidiga morgnar, och jag kände att det gjorde mig mycket mindre produktiv de första timmarna på dagen.
3. Ställ in en tid att prata
När du har bestämt vad ett idealiskt - och fungerande - flexschema kan vara, lägg en tid på kalendern för dig och din chef för att diskutera dina behov. Erbjuda att ta honom eller henne till lunch eller kaffe för att komma utanför väggarna på ditt kontor och att vara borta från störningen av inkommande e-postpingar och ringsignaler.
Jag valde att ha den här diskussionen vid min ettårsöversikt, eftersom jag kände att jag hade bevisat mitt värde för företaget och kört enligt schemat under ett år och skapat förtroende för mina förmågor och engagemang för vårt arbete. Tidpunkten kan se annorlunda ut för dig, men det borde vara när du känner dig bekväm att du har haft tid att förstå och bedöma din situation och gå igenom ett par körningar av ditt huvudsakliga jobbansvar - säg två eller tre månatliga cykler för att publicera ett tidskrift, eller ett par fjärdedelar av att förbereda ekonomiska dokument. På detta sätt kan du känna vad "normalt" är. Och, naturligtvis, timing av denna konversation efter att ha producerat en bra arbetsprodukt är idealiskt för att säkerhetskopiera din värdeproposition.
När du sätter dig ned för att diskutera dina behov kan du beskriva hur ditt flexibla arbetsschema kommer att gynna din chef - kommer det flexibla schemat att göra det möjligt för dig att ta ytterligare ansvar om du arbetar istället för att pendla ett par dagar i veckan? Kommer det att göra dig till en mer uppmärksam projektledare om du kan rensa huvudet mitt på dagen på språng? När allt kommer omkring är det bästa sättet att få mer flexibilitet att bevisa att detta schema faktiskt kommer att göra dig mer produktiv på jobbet. (Om du tror att din chef kommer att vara skeptisk eller vill ha mer information, ta med lite forskning som förstärker din poäng, som den här.)
4. Be att göra en provperiod
Ett av de bästa sätten att få din chef ombord är att föreslå en provperiod - var som helst från en vecka till några månader - varefter du och din chef kan bestämma om det kommer att fungera.
Visa sedan att det kommer att fungera! Under denna period ska du arbeta hårdare än du annars skulle ha gjort och inte ens delta i de evenemang du vill ha flexibilitet för. Använd tiden för att ta initiativ till ett nytt projekt, gå vidare med dina tidslinjer och kolla in mer än vanligt. Det är viktigt att hålla reda på ditt arbete - oavsett om det är antalet försäljningssamtal du har gjort eller den detalj du lagt till i en finansiell modell, med konkreta resultat som är starkare än din tidigare statistik kommer att vara avgörande för att visa att du kan hantera flexibiliteten och att det kommer i sin tur att förbättra din arbetsprodukt. Om du är mycket mer produktiv under din provperiod kommer din chef att ha mycket svårare att säga nej.
5. Håll öppen kommunikation
När din chef godkänner ditt nya schema, släpp inte bollen. Att ha ett mer flexibelt schema innebär förmodligen att du bör checka in och ha en närmare kommunikation än du annars skulle se till att din chef kan lita på dig tills det blir den accepterade "nya normalen." Planera en incheckning i en månad efter att du börjat nytt schema för att visa din chef att du är engagerad och lojal mot ditt ord - inte bara ber om mer ledig tid - och se till att be om feedback om allt om din situation som kan fungera bättre.
För att vara rättvis var min nuvarande chef otroligt mottaglig för denna process, och inte alla chefer kommer att vara det. Men om du får höra nej, var du villig att kompromissa med vad du vill börja med eller inse att du har lagt grunden för en ny fråga i framtiden.
Slutligen, kom ihåg att vara flexibel innebär att vara anpassningsbar. Det kommer att finnas tillfällen då du måste ändra ditt fantastiska nya schema, vare sig det är en hektisk säsong eller när en brandborr dyker upp. Håll en bra attityd och var villig att ta på sig dessa utmaningar, och du kommer att upptäcka att det kommer att driva ännu mer flexibilitet för dig längs vägen.
Vad är min nästa fråga? Arbetar på distans i Italien i en månad.
