Det finns få saker som är mer frustrerande än att spendera timmar på att skriva (och ta bort och skriva om) det perfekta fem-meningsmeddelandet - och sedan inte få svaret du förväntade dig. Du trodde att din chef skulle bli glad, men istället låter hon, ja, irriterad.
Vad hände? Skickade du ditt meddelande vid fel tid? Har du inte gjort din förfrågan tydlig? Var din hälsning för vänlig? Har du avgivit fel vibe?
Överraskande nog kan frågan komma till något mycket enklare: ett par ord. Ord som är mycket troligt i ett e-postmeddelande som du redan skickat idag.
Nyligen skrev jag en artikel om ord som gav fel intryck i e-postmeddelanden och jag blev chockad över hur många yrkesverksamma (särskilt arbetsgivare och anställande chefer) tweetade mig med fler förslag att lägga till i listan.
Vilka var några av de vanligaste orden de tog upp? Läs dem och gråta.
1. Även
Jag erkänner det: Jag har ett beroende av ordet "också." Det har kommit till den punkt där jag måste göra en speciell korrekturläsning över mina e-postmeddelanden för att se till att jag inte har inkluderat det mer än en gång i ett givet meddelande. Att använda "också" för ofta kan verka som om du begär över, och om du är i slutet av alla dessa åtgärdsobjekt kan det vara överväldigande att bestämma vad du ska ta itu med först.
Övergångsord är dock nödvändiga för e-postmeddelanden, så vad ska en e-postavsändare göra? Ett par av mina favoritalternativ inkluderar ”dessutom”, ”dessutom”, ”bygger på det” och ”på en annan anmärkning.”
2. Förmodligen
Mycket som "förhoppningsvis" (som jag pratade om i den andra artikeln), lägger detta ord till en viss osäkerhet till vad du säger när det inte behöver vara.
Till exempel, istället för att skicka ett e-postmeddelande som säger: "Jag kan förmodligen få detta gjort idag kl. 17", var mer konkret med din tidsfrist. Ta ut "förmodligen" helt. Eller, om du verkligen inte är säker på om du kommer att klara din tidsfrist, ge dig själv en ny tidsfrist, eller åtminstone lite mer flexibilitet. Till och med att säga att du kommer att göra "slutet av idag" eller "i morgon när du anländer till kontoret" låter mycket mer enkelt än ett "förmodligen." Värsta fall: Du överskattar den tid som behövs och levererar varorna tidigt. I arbetets historia klagade ingen någonsin på det.
3. Prova eller försök
Yoda sa en gång, "Gör eller gör inte, det finns inget försök", och han hade en bra poäng.
"Försök" eller "försöka" faller under samma territorium som "förmodligen" eftersom det inte ger någon indikation på att du känner dig säker på vad du gör. Faktum är att flera arbetsgivare som tweetade på mig påpekade att när en anställd använder någon av fraserna antar de bara att han eller hon inte kan göra det som frågades, period.
Vill du verkligen att din chef tvivlar på dig på grund av ett enda ord? Låt mig svara det åt dig: Nej. Nästa gång du befinner dig med "försök" i ett e-postmeddelande, ta ut det. Om du verkligen är osäker på huruvida du kan göra det, fråga dig själv varför - om det beror på att du saknar viktig information eller specifika färdigheter, räcka ut till de berörda parterna och ta reda på vad du behöver för att uppnå eller göra för att göra ditt "Försök" till ett "gör." Om det inte är möjligt kommer din chef att vilja veta direkt. Så länge du förklarar varför (exempel: "Jag har inte behörighet att komma åt den delade enheten") kommer han eller hon att förstå och antingen hjälpa dig att ta bort hindret eller bara tilldela uppgiften.
4. Ärligt talat
Om det fanns något ord som tävlade med "bokstavligen" för det vanligtvis missbrukade uttrycket, skulle "ärligt" vara där uppe. Människor sprider det i e-postmeddelanden hela tiden som fyllmedel, och efter ett tag börjar strävan efter att visa ärlighet känna sig inauthentisk - som om du låter någon komma in på en stor hemlighet, det är inte alls någon hemlighet.
Ärligt talat, klipp ut det.
5. Tänk
Folk pratar om kvalificerade fraser hela tiden ("Jag är inte säker på om det här är en bra idé, men …"), men en som verkar dyka upp ofta är "jag tror …" Jag hade inte riktigt tänkt på den här tills en anställningschef tweetade på mig, så jag gick igenom e-postmeddelanden från mina anställda för att se om det var sant.
Visst nog, där var det. ”Jag tror att vi borde gå vidare.” ”Jag tror att vi borde sitta ner och prata om detta.” ”Jag tror att vi kommer nära.” Det fanns flera e-postmeddelanden där människor använde denna fras uppåt tre gånger i ett stycke. Och medan jag märkte att båda könen använde det, tenderade kvinnor att skriva "tror jag" mycket oftare.
Nästa gång du skickar ett meddelande, släpp bara "Jag tror …" och dela dina åsikter. När allt kommer från e-postmeddelandet kommer vem du skickar det till omedelbart att tilldela dig alla tankar i det!
De säger att mindre är mer, och jag tror ärligt talat att det förmodligen är det bästa sättet att försöka göra dina e-postmeddelanden kortare. Se vad jag gjorde där?
