Det är möjligt att ha en uppgiftslista som ger dig energi, hjälper dig att prioritera din dag och motiverar dig att fortsätta gå, även efter dessa oundvikliga distraktioner eller motgångar. Ändå så många människor som skriver ut listor kan inte kontrollera allt före klockan 18.00.
Och det beror mest på att de inte gör sina listor korrekt. Faktum är att många människor dödar vanligtvis sin egen produktivitet.
Om du är skyldig till något av följande kan jag prata med dig.
1. Du ställer in tid för energivampyrer
Även om du aldrig har hört den här frasen, vet du vem dessa människor är: De tappar din energi genom att uteslutande fokusera på sig själva och inte på teamets bästa. Din tid och prioriteringar registreras inte ens på deras radar. Och av någon anledning skickar denna person ständigt e-post till dig för att hjälpa till med något, oftare än inte, ett tidskrävande något som hamnar på din to-do-lista (trots att du inte har någon nytta för dig).
Lösningen
Lätt. Om det inte är ett brådskande, företagsförändrande ärende, kan du artigt koppla av med en enkel "Jag är under en stram tidsfrist nu och tyvärr kan inte hjälpa till den här veckan." Om personen fortsätter, följ upp en fråga som pekar varför detta inte hör hemma på din tallrik: ”Jag arbetar för närvarande. Om detta är brådskande kan jag slinga in min chef och fråga honom hur han vill att jag ska prioritera. ”
2. Du listar objekt som är oklara
Enkelt uttryckt, alla objekt på din lista som inte kan listas som en åtgärd bör inte vara där. Detta inkluderar både uppgifter som är vaga (svara om projekt) eller flersteg (lansera ny linje). Du är antingen fast och försöker komma ihåg vilket projekt du ville svara på eller bli överväldigad på utsikterna att starta en linje på en eftermiddag.
Lösningen
Använd istället tydliga fraser för artiklarna på din lista, använd alltid mer detaljer än du tror att du behöver. Eftersom klockan 16.00 kan dina 9 AM-tankar vara ett avlägset minne. Och när det gäller de större artiklarna, dela upp dem i mindre steg. Faktum är att ett objekt på din lista kan vara "Utkast till tidslinje för ny produktlinjelansering." Den tidslinjen blir då de mindre åtgärdsobjekt som du kan lägga till din lista varje vecka.
3. Du laddar din lista med för många artiklar
Om din lista är mer idealistisk än vad du realistiskt kan åstadkomma, ställer du in dig själv för misslyckande och förhindrar dig själv från att få den slutgiltiga känslan av prestation. Dessutom, när du skriver för många saker, är det mer troligt att du tycker det är för skrämmande. Du vet inte var du ska börja och du ökar sannolikheten för att skjuta upp.
Lösningen
Belle Beth Cooper, innehållsskaffare på Buffer, delade följande tips med Inc.s Jeff Haden om hur du omarbetar din to-do-lista:
Hur avgör du vad som är viktigast? Det är vanligtvis de aktiviteter som är mätbara, liksom de som är generativa, vilket innebär att när de är avslutade flyttar de hela projektet, teamet eller företaget mot att uppnå mål.
4. Du glömmer att schemalägga pauser
Visst, i en idealvärld kan du komma in på kontoret klockan 9 och arbeta direkt fram till kl. 18.00. Men detta är inte en idealvärld och du kommer att bli avbruten, bli hungrig och få antsy sittande i timmar i slutet.
Lösningen
Detta kan inkludera att ta en promenad (min personliga favorit), ta något att äta eller dricka eller besöka en användbar eller inspirerande webbplats. Behöver du idéer? Denna lista belyser 55 användbara och inspirerande webbplatser som är perfekta för en snabb arbetsupplevelse.
5. Du tillåter dig inte något buffertrum för avbrott
Du har gjort mycket för att förstå dina prioriteringar och skriva ner dem. Men då blir du distraherad. Med e-post, av din medarbetare, genom att bryta nyheter - listan fortsätter och fortsätter. Så trots allt hårt arbete och färgkodade referenser, är du utanför den andra det första brådskande meddelandet kommer in i din inkorg.
Lösningen
Lämna några luckor i ditt schema varje dag där du inte planerar något. Detta ger dig marginaler för att arbeta i dessa oväntade stunder. I värsta fall? Inget brådskande dyker upp och du avslutar dagen tidigt.
Dessutom kan du också avbryta många avbrott genom att vara proaktiv: göra din status "upptagen" på interna chattar, ställa in telefonen så att den går direkt till röstbrevlådan och justera dina e-postinställningar så att du bara blir varnad när specifika personer meddelar dig . (Så här gör du på Gmail och Outlook.)
Det finns inget rätt sätt att göra en to-do-lista, men hur du närmar dig din kan antingen göra eller bryta din dag. Så oavsett vad du använder - en app, din dator, gammaldags penna och papper - undvik dessa fem produktivitetsmordare så får du rätt saker i tid .
