Vid det här laget kommer jag att anta att du är välbevandrad i de grunderna i e-postetiketten. Du vet, saker som alltid inkluderar en ämnesrad och motstår frestelsen att CC varje varma kropp på ditt kontor.
Ja, jag kommer att ge er fördelarna med tvivel här. Men betyder det att jag tycker att dina meddelanden är felfria? Absolut inte.
Det finns några e-postsynder som inte upprepas lika ofta - men som fortfarande är lika värda. Och chansen är stor att du kanske bara är skyldig till att begå dem (hej, jag är där med dig!) - oavsett om du var medveten om det eller inte.
Om du befinner dig rodna när du nämner en av dessa faux pas? Min vän, dina e-postmeddelanden har fortfarande lite utrymme för förbättring.
1. Spela "Hot Potato"
Du är stolt över att vara helt ovanpå din inkorg - inkommande meddelanden går aldrig långt utan svar från dig.
Det är fantastiskt att du är engagerad i att vara så lyhörd. Men det är viktigt att du också tar hänsyn till kvaliteten på det du skickar. Är dina svar faktiskt att driva konversationen framåt? Eller skjuter du av korta (och kanske till och med helt värdelösa) meddelanden i ett försök att sätta bollen i den andra personens bana och få dig ett steg närmare den svårfångade inkorgens noll?
Ofta tycker folk att de faller i den senare kategorin. Tyvärr är det hektiska spelet med het potatis med e-post helt kontraproduktivt.
Hur man förbättrar
Jag vet att trycket för att komma tillbaka till människor kan vara stort och jag försöker inte säga er att låta meddelanden hålla sig obesvarade.
I stället, om du inte är på en punkt där du kan ge ett svar av hög kvalitet, skicka ett kort meddelande om att du tittar på det och kommer tillbaka med ett mer detaljerat svar så snart du har det.
Det steget eliminerar trycket att behöva svara direkt, samtidigt som du ger dig tid att ägna tillräckligt hänsyn till det meddelandet.
2. Visa upp din känsla för humor
Ingen vill låta som en livlös robot via e-post. Och lita på mig, jag uppskattar definitivt de nappiga och utanför väggen anteckningar som kommer i min inkorg.
Det finns dock ingen garanti för att andra mottagare kommer att känna på samma sätt. Du måste komma ihåg att skriftliga meddelanden saknar de icke-verbala och andra sammanhangssignaler som vanligtvis hjälper din humor att landa.
Så det är viktigt att känna din publik innan du peppar med din e-post med vad jag är säker på är din storslagna humor. Jag skulle vara glad över den stora GIF för en hund i en partihatt. Dina styrelseledamöter? Kanske inte så mycket.
Hur man förbättrar
Återigen är det viktigt att förstå din mottagare. Men om du känner till och med en visshet om hur ditt roliga skämt eller kommentar kommer att tas emot, ta bort det.
Du är bättre säker än ledsen, och du kan fortfarande vara vänlig och personlig i din e-post - utan standup-rutinen!
3. Slå på och på
Jag vet att detta kan verka som en fin linje att gå. Du hör så mycket prat om de fruktade möten som kunde ha hänt via e-post att det är lätt att känna sig pressad för att undvika nedläggningar till varje pris.
Men detta försök att hoppa över all ansikte-till-ansikte-kontakt resulterar ofta i några långvariga e-postmeddelanden. Innan du vet ordet av det har du fått fram ett mästerverk på 3000 ord som dyker in i en enda detalj av den kommande försäljningspresentationen. Spoiler alert: Ingen kommer att läsa den.
Hur man förbättrar
Ibland är längre meddelanden oundvikliga. I sådana fall kan saker som punkter, korta stycken och underrubriker hjälpa till att hålla saker ordnade och lätta att smälta.
Men med tanke på att den ideala längden är någonstans mellan 50 och 125 ord, kan allt längre än det berättiga ett möte eller ett telefonsamtal.
4. Skriva ett e-postmeddelande som du inte vill att någon annan ska se
Det finns en falsk känsla av integritet som följer med din inkorg. Du antar att den avsedda mottagaren är den enda som ser den snarkiga kommentaren om din chef.
Lyssna mycket noggrant: Det är inte bara så oförskämt, utan det är riskabelt. Oavsett om det är ett eventuellt tekniskt problem, en snoopy HR-avdelning eller till och med en skvallra medarbetare, är chansen god att dina inte så vänliga kommentarer så småningom kommer att göra det i fel händer eller framför fel ögongulor.
Hur man förbättrar
Den här behöver du bara stoppa - kall kalkon.
Om du frestas att skriva något något färgrikt (till och med skämt!) I ditt meddelande, fråga dig själv detta: Vad skulle din reaktion vara om någon (som din chef eller en annan kollega) skulle se den kommentaren?
Om du blir lite orolig över tanken är det dags att slå backspace-tangenten.
5. Att gifta sig med din inkorg
Okej, det här sista misstaget har faktiskt inte något att göra med innehållet i meddelandena du skickar. Men det är fortfarande en viktig att vara medveten om.
Återigen, att vilja aktivt hantera din inkorg är en fantastisk kvalitet (alla dessa människor med tusentals olästa e-postmeddelanden som bara hänger med är avundsjuk på ditt engagemang, jag är säker!). Men det ger dig inte ett gratiskort för att hålla ögonen limmade till din telefon mitt i middagen, ett möte, en semester eller ett bröllop (ja, jag har sett det hända).
Inte bara är din obligatoriska inkorg uppfriskande och tvingar dig att missa riktiga konversationer och upplevelser, utan det är också verkligen hänsynslöst för de människor du tillbringar tid med.
Hur man förbättrar
Svaret här är enkelt: Ta bort telefonen. Jag vet, det verkar omöjligt. Men som jag lärde mig i detta experiment är det mer än värt det.
Här är de goda nyheterna: Alla dessa faux pas är saker du kan lösa, förutsatt att du är villig att lära dig och ändra dina vanor. Du är inte avsedd för ett liv med att vara en total e-postskruvning.
Implementera detta råd (och medan du är på det, borsta upp dessa grunder för e-etiketter!), Så kommer du vara på god väg att intensifiera ditt e-postspel ytterligare ett hak.
