E-postetikett är knepigt. Hur vet du om du irriterar dig? Gick det sista utropstecknet att du gick från att låta entusiastiskt till att låta ostämd? Är ditt meddelande överflödigt? Öppnas den till och med om du skickar den efter 17:00?
Men innan du lägger dig tid på att diskutera om du vill inkludera ett uttryckssymbol eller undersöka de bästa och värsta tiderna på dagen för att skicka ett meddelande, vet du att det finns något annat som kan helt undergräva din e-post: Dina ord. (Dun, dun, dun.)
Här är fem ord som får dig att låta mindre säker och mer osäker på dig själv än du ens inser. Så gör dig själv en tjänst och släpp dem.
1. Bara
Amanda Hesser och Merrill Stubbs, grundare av Food52, kommenterade en gång att att lägga till "bara" till dina e-postmeddelanden gör att du verkar mindre säker. Efter att ha tittat på tidigare e-postmeddelanden som jag har skickat måste jag verkligen gå med på det.
Att säga saker som "Bara checka in" eller "Bara ville ställa en fråga" minimerar din förfrågan. Du checkar inte bara in; du är en viktig person som förtjänar att veta vad som händer! Släpp det extra ordet och kolla in som en chef.
2. Förhoppningsvis
"Förhoppningsvis" är ett annat ord som jag inte insåg mycket skulle kunna hindra e-postens effektivitet tills någon uttryckligen påpekade det för mig. "Du borde inte behöva vara hoppfull för någonting ", sa en mentor en gång till mig. "Människor behöver bara göra saker."
Tänk på det här sättet: Om du berättar för någon att du förhoppningsvis får gjort något inom tidsfristen eller att förhoppningsvis saker kommer att fungera, visar du medvetet att du inte har kontroll över en situation. Eller värre, att du är opålitlig.
3. Faktiskt
"Egentligen" blir långsamt den nya "bokstavligen" eller "i princip" i e-postmeddelanden, med människor som kastar in det där det inte stilistiskt är vettigt. Jag insåg inte hur problematiskt detta var förrän jag fick ett e-postmeddelande från en publicist som använde ordet tre gånger i en fem-meningen e-post (varav en var den hatade frasen "men faktiskt"), och alla tre gånger var helt onödiga ! Naturligtvis har jag ingen aning om vad hon försökte marknadsföra eftersom jag blev så distraherad.
4. Typ av
Den här är ganska okomplicerad: Att använda "typ av" (eller "slags") i ett e-postmeddelande kommer som vagt eller tvetydigt, som om du inte helt begår eller har ingen aning om vad som händer. Och om så är fallet? Förklara situationen innan du ens startar e-postmeddelandet.
5. Tyvärr
När jag frågade flera professionella kontakter och kollegor vilket ord de tycker är det mest onödiga i e-postmeddelanden, pekade nästan alla på "ledsen" och förklarade att 99% av tiden, ingen ursäkt är nödvändig. (Tänk, "Tyvärr, jag kan inte göra måndag - fungerar tisdagen?") Och ärligt talat, om du verkligen gjorde något fel, bör du plocka upp telefonen och säga ledsen som om du menar det.
Du kanske inte kan spika varje bit av e-postetikett (det finns så många antagna "regler"!), Men genom att bli av med några onödiga ord får du omedelbart dina meddelanden att låta mer polerade, raka och säkra. Det är allt du verkligen kan be om, eller hur?
