Jag älskar att skriva och jag älskar alla "regler" som följer med det. Och medan jag får det att kopiera mina tweets och Facebook-inlägg innan jag delar dem med världen är lite mycket för de flesta, tror jag att det finns några skrivregler som vi alla bör följa - särskilt på jobbet.
Men många av oss (jag själv inkluderade) bryter dem dagligen, ofta utan att ens inse det. Och även om perfekt prosa kanske inte är av yttersta vikt i varje kontor eller bransch, finns det troligt någon - en kollega, en klient eller din chef - som märker ditt skrivande och, ännu värre, gör en bedömning av din professionalism baserad på det .
Så innan du utarbetar ett nytt e-postmeddelande ska du notera de vanligaste skrivfelen på arbetsplatsen och följ denna guide för att undvika dem.
1. Skriva för slumpmässigt
Exempel: Thx för ur feedback, Joe! Kommer f / u imorgon.
Jag har turen att jobba i en ganska avslappnad miljö - en där vi kan (och göra) bära flip-flops för att arbeta och mass-e-post löjligt Photoshopped snapshots av varandras ansikten.
Men den tillfälle är inte normen för varje kontor, vilket innebär att det är bäst att vara mer formell än frivol i ditt professionella skrivande. Även om det uppenbarligen innebär att kringgå förkortningar och slang, betyder det också att skriva i fullständiga meningar, använda rätt stavning och undvika smeknamn. Det kan komma en tid då du är tillräckligt bekväm för att prata mer avslappnat med mottagaren av ditt meddelande, men i affärer är det alltid bättre att spela det säkert (och professionellt) än ledsen.
2. Använda passiv röst istället för aktiv
Exempel: Det bifogade dokumentet mottogs av teamet.
Låt oss få detta ur vägen först: Passiv röst - det vill säga när mottagaren av en handling är föremål för meningen (i detta fall dokumentet) - är inte grammatiskt felaktig. Men meningar som formuleras passivt verkar ofta besvärliga eller onödigt vaga. Aktiv röst - när den som handlar är meningen för meningen - är vanligtvis mer direkt och tydlig. Det låter också mer auktoritativt och kan vara ett bättre sätt att visa ägande eller ansvar för vad du har gjort. ("Jag sparat klienten $ 5 000" visar din prestation mycket bättre än "$ 5 000 sparades.")
3. Överanvändning av utropstecken
Exempel: Hej Bob! Hoppas du hade en bra helg! Jag vill följa upp Q1-betänkandet och hoppades att du kanske skulle kunna skicka mig det senaste utkastet - ingen brådska! :-)
Jag får definitivt orsakerna till att människor blir utropstänkande i professionellt skrivande. Det kan vara lätt att förstå tonen eller känslorna bakom ett e-postmeddelande om inte för mycket uppenbara temperamentvisningar, och folk peppar ofta sina skrifter med utropstecken i ett försök att visa att de är vänliga. Men sanningen är att den helt enkelt inte är professionell - och värre kan det komma som ung. (Samma sak för uttryckssymboler - ett smiley-ansikte får aldrig din poäng på ett intelligent-klingande sätt.)
Kom ihåg att utropstecken är tänkta att visa betoning och att de tenderar att förlora sin mening när de är överanvända. Använd dem sparsamt, och, om du är osäker, inte alls.
4. Skriva vaga ämneslinjer
Exempel: Ämne: tisdag; Kropp: Jag behöver Q1-rapporten levererad senast nästa tisdag.
Ämnet för din e-post ska vara en snabb sammanfattning av vad som finns i kroppen. Detta är ett mycket enkelt koncept som förvånansvärt fortfarande inte har tagits tag av en stor majoritet av arbetsvärlden. Men när de flesta av oss tar emot upp till 200 e-postmeddelanden per dag och ofta behöver skanna igenom en inhoppad inbox för de ämnen vi letar efter, kan det vara ett särskilt irriterande företagsförfattande fel att lämna ämnesraderna vaga.
Med all professionell kommunikation är ditt mål att ge tydlighet så snabbt som möjligt - och i e-post, som börjar med ämnesraden. I exemplet ovan skulle "Q1-rapport: påföljande nästa tisdag" vara mycket tydligare än helt enkelt "tisdag."
5. Att få jargong-glad
Exempel: Kan du dra FS-numren och kontrollera att de är parallella med vårt STH-antal?
Även om du kanske tror att användning av bransch- eller företagssysslor gör att du låter professionell och in-the-know, det besegrar ditt syfte om ingen kan förstå vad du säger. Kom ihåg att även om du tror att din direkta mottagare vet vad du pratar om kan ditt meddelande överföras till andra, både inom och utanför din organisation.
Det bästa e-postmeddelandet eller meddelandet är ett som gör att din poäng (eller din begäran eller ditt svar) lätt syns, och jargon onödigt döljer detta syfte.
Ja, vi bryter alla dessa regler då och då (hej, jag har skickat många ett smiley-ansikte via e-postkontor på min dag). Och i en snabb e-post på ett tillfälligt kontor till en nära medarbetare, då och då? Bra. Men i allmänhet är det bästa sättet att spela på ett säkert sätt, vara professionell och granska ditt arbete för att hålla dessa vanliga missförstånd från dina skriftliga kommunikationer.
Vill du fortsätta förbättra ditt skrivande? Så här kan du bli en bättre författare på 10 minuter.
