Dos och Dont s att skriva in data i Excel

Denna handledning täcker några av de grundläggande doserna och gör det inte att skriva in data i kalkylarksprogram som Excel, Google Spreadsheets och Open Office Calc.

Att skriva in data korrekt första gången kan undvika problem senare och göra det enklare att använda ett antal Excel-verktyg och funktioner som formler och diagram.

Excel Data Entry Översikt

Den bästa dosen och inte som du alltid bör tänka på när du använder Excel är:

1. Do planera kalkylbladet.
2. inte lämna tomma rader eller kolumner när du skriver in relaterad data.
3. Do spara ofta och spara på två ställen.
4. inte använd siffror som kolumnrubriker och inkludera inte enheter med data.
5. Do använd cellreferenser och namngivna intervall i formler.
6. inte lämna celler innehållande formler olåsta.
7. Do sortera dina data.

Planera ditt kalkylblad

När det gäller att skriva in data i Excel är det en bra idé att göra lite planering innan du börjar skriva.

Att veta vad kalkylbladet ska användas för, de data som den innehåller och vad som ska göras med den data kan i hög grad påverka arbetsbladets slutliga layout.

Planering innan du skriver kan spara tid senare om kalkylbladet behöver omorganiseras så att det blir mer effektivt och lättare att arbeta med.

Poäng att överväga

• Vad är syftet med kalkylbladet?
• Hur mycket data kommer kalkylbladet att hålla?
• Behövs kartor?
• Kommer kalkylbladet att skrivas ut?

Vad är syftet med kalkylbladet?

• Syftet med kalkylbladet hjälper till att bestämma platsen för data, eftersom den viktigaste informationen måste vara synlig och lättillgänglig.
• Vilka beräkningar krävs? Beräkningarna påverkar vilka formler och funktioner som behövs och var de ska placeras.

Hur mycket data kommer kalkylbladet att hålla?

Mängden data som kalkylbladet kommer att hålla i början och hur mycket som läggs till senare kommer att påverka antalet kalkylblad som används.

• Sprid inte dina data för mycket eftersom det kan göra specifik information svår att hitta och beräkningar som spänner över flera ark eller arbetsböcker kan börja påverka Excels prestanda.
• För stora kalkylblad är det ibland användbart att visa viktiga kolumnuppgifter ovanför kolumnrubrikerna, istället för att tvinga användare att rulla till botten av kalkylbladet för att se informationen.

Behöver du diagram?

Om hela eller delar av data ska visas i ett diagram eller diagram, kan det påverka layouten av informationen.

• Beroende på typ av diagram, kan data behöva grupperas olika - till exempel att använda ett sammanfattningsområde för cirkeldiagram.
• För stora kalkylblad kan kartor flyttas till separata sidor för att underlätta trängseln.

Kommer kalkylarket att skrivas ut?

Hur data arrangeras kan påverkas om alla eller några av data kommer att skrivas ut, beroende på om stående eller liggande layout är vald och antalet ark som behövs.

• Om porträttvisning på vanlig papperstyp (8 1/2 X 11) ska användas, överväg att placera de flesta data i rader under några kolumner, så att alla rubriker syns på ett ark.
• Om flera ark behövs, överväg att skriva ut kolumnrubriker längst upp på varje sida för att göra det enklare att läsa data.
• Om många kolumner av data måste skrivas ut, kan landskapslayouten hålla alla rubriker på en sida. Återigen, om flera ark behövs, skriv ut kolumnrubrikerna högst upp på varje sida.
• Om kartor ska skrivas ut kan förflyttning av dem till ett separat ark förenkla uppgiften.

Lämna inte tomma rader eller kolumner i relaterade data

Om du lämnar tomma rader eller kolumner i datatabeller eller relaterade dataområden kan det vara mycket svårt att korrekt använda ett antal Excel-funktioner, såsom diagram, pivottabeller och vissa funktioner.

Även tomma celler i rad eller kolumn som innehåller data kan orsaka problem som visas i bilden ovan.

Frånvaron av tomma utrymmen gör det också lättare för Excel att upptäcka och välja alla relaterade data i ett intervall om funktioner som sortering, filtrering eller AutoSum används.

Snarare än att lämna tomma rader eller kolumner, använd gränser eller formatrubriker och etiketter med fetstil eller understreck för att bryta upp data och göra det enklare att läsa.

Ange din datakolonnvis när det är möjligt.

• När du lägger ut kalkylbladet placerar du ett beskrivande rubrik längst upp i tabellens första kolumn med uppgifterna nedan.
• Om det finns mer än en dataserie, lista dem efter varandra i kolumnerna (vänster mot höger) med titeln för varje dataserie längst upp.

Håll orelaterad data separat

Samtidigt som du håller relaterad data tillsammans är viktig, samtidigt kan det vara användbart att hålla orelaterade dataområden separata.

Om du lämnar tomma kolumner eller rader mellan olika dataområden eller andra data i arbetsarket blir det igen lättare för Excel att korrekt identifiera och välja relaterade intervall eller datatabeller.

Gör ofta Spara

Viktigheten av att spara ditt jobb ofta kan inte överdrivas - eller anges för ofta.

Naturligtvis, om du använder ett webbaserat kalkylblad som Google kalkylblad eller Excel Online då sparas inte ett problem, eftersom inget program har ett spara alternativ men arbetar istället med en autosavefunktion.

För datorbaserade program ändras dock efter att två eller tre har ändrats om den lägger till data, ändrar formateringen eller anger en formel, rädda kalkylbladet.

Om det verkar för mycket, spara minst varannan eller tre minuter.

Även om stabiliteten hos datorer och datorsystem har förbättrats drastiskt under de senaste åren, kraschar programvaran fortfarande, strömavbrott inträffar fortfarande och andra människor reser ibland över nätkabeln och drar ut den ur vägguttaget.

Och när det händer minskar förlusten av en viss mängd data - stor eller liten - bara din arbetsbelastning när du försöker rekonstruera det du redan har gjort.

Excel har en Automatisk sparning funktion, som vanligtvis fungerar väldigt bra, men det borde inte åberopas. Få vana att säkra dina egna data med frekventa sparar.

Genväg till Spara

Spara behöver inte vara en svår uppgift att flytta musen till bandet och klicka på ikoner, få vana att spara med hjälp av snabbtangentkombinationen av:

Ctrl + S

Spara på två platser

En annan aspekt av att spara som inte kan överskattas är vikten av att spara data på två olika platser.

Den andra platsen är naturligtvis en säkerhetskopia, och det har sagts många gånger, " Säkerhetskopieringar är som försäkringar: ha en och du kommer nog inte behöva det, har inte en och du kommer förmodligen det '.

Den bästa säkerhetskopian är en som ligger på en annan fysisk plats än originalet. När allt är meningen med att ha två kopior av en fil om de:

• Har samma hårddisk som misslyckas?
• Finns det på samma dator som blir stulen?
• Finns i samma byggnad som brinner till marken?

Webbaserade säkerhetskopior

Återigen behöver inte en säkerhetskopia vara en besvärlig eller tidskrävande uppgift.

Om säkerhet inte är ett problem - om du säger att arbetsbladet är en lista över dina DVD-skivor - maila dig själv en kopia med webmail så att en kopia kvar på servern är nog tillräcklig.

Om säkerhet är ett problem är webblagring fortfarande ett alternativ - om än med ett företag som specialiserat sig på den typen av saker och tar ut en avgift för att göra det.

När det gäller kalkylblad på nätet, antas programmets ägare säkerhetskopiera sina servrar - och detta inkluderar all användardata. Men för att vara säker, ladda ner en kopia av filen till din egen dator.

Använd inte siffror som kolumnrubriker och inkludera inte enheter med data

Använd rubriker längst upp i kolumnerna och i början av raderna för att identifiera dina data, eftersom de gör aktiviteter som sortering mycket enklare, men använd inte siffror som - 2012, 2013 och så vidare - att göra Det.

Som framgår av bilden ovan kan kolumn- och radrubriker som är bara siffror oavsiktligt ingå i beräkningarna. Om dina formuleringar innehåller funktioner som:

• Autosumma
• AutoMax
• AutoAverage

som automatiskt väljer dataintervallet för funktionens argument.

Typiskt ser sådana funktioner först upp för kolumner av siffror ovanför var de är placerade och sedan till vänster för en rad siffror, och alla rubriker som är bara tal kommer att inkluderas i det valda området.

Numrer som används som radrubriker kan också misstas som en annan dataserie om de valts som en del av ett intervall för ett diagram snarare än som axelmärkning.

Formatera nummer i rubrikcellerna som text eller skapa textetiketter genom att föregå varje nummer med en apostrof (') - som' 2012 och '2013. Apostrofen visas inte i cellen, men ändrar numret till textdata.

Håll enheter i rubrikerna

Ange inte valuta, temperatur, distans eller andra enheter i varje cell med nummerdata.

Om du gör det finns det en god chans att Excel eller Google Spreadsheets ser all din data som text.

Placera istället enheter i rubrikerna högst upp i kolumnen, vilket, som det händer, kommer att se till att dessa rubriker åtminstone är text och kommer inte att skapa problemet som diskuterats ovan.

Text till vänster, Antal till höger

Ett snabbt sätt att berätta om du har antingen text- eller taldata är att kontrollera justeringen av data i en cell. Som standard justeras textdata till vänster i Excel och Google Spreadsheets och taldata justeras till höger i en cell.

Även om denna standardinriktning lätt kan ändras, används inte formatering normalt förrän alla data och formler har angivits, så standardinriktningen kan ge dig en aning om att något är okej i arbetsbladet.

Procent och valutasymboler

Den bästa praxis för att mata in alla data i ett kalkylblad är att ange bara det vanliga numret och formatera sedan cellen för att visa numret korrekt - och detta inkluderar procenttal och valuta.

Excel- och Google-kalkylblad accepterar emellertid procenta symboler som skrivs in i en cell tillsammans med numret och båda känner igen också vanliga valutasymboler, såsom dollartecken ($) eller brittiska pundsymbolen (£) om de skrivs in i en cell tillsammans med taldata, men andra valutasymboler, såsom den sydafrikanska randen (R), kommer sannolikt att tolkas som text.

För att undvika potentiella problem, följ ovanstående bästa praxis och ange beloppet och formatera sedan cellen för valuta istället för att skriva in valutasymbolen.

Använd cellreferenser och namngivna områden i formler

Både cellreferenser och namngivna intervall kan vara och borde användas i formler för att göra det snabbare och enklare att hålla formlerna och i förlängningen, hela arbetsbladet, felfria och uppdaterade.

• Cellreferenser är en kombination av kolumnens bokstav och radenummer för en cell - som A1, B23 och W987 - och används för att identifiera platsen för data i ett arbetsblad.
• Ett namnområde eller definierat namn liknar en cellreferens genom att den används för att identifiera en cell eller ett område av celler i ett arbetsblad.

Referensdata i formler

Formler används i Excel för att utföra beräkningar - som tillägg eller subtraktion.

Om faktiska siffror ingår i formler som:

= 5 + 3

Varje gång dataändringarna säger till 7 och 6 måste formeln redigeras och siffrorna ändras så att formeln blir:

= 7 + 6

Om data istället matas in i celler i arbetsbladet, kan cellreferenser eller intervallnamn användas i formeln snarare än siffrorna.

Om numret 5 matas in i cell A1 och 3 i cell A2 blir formeln:

= A1 + A2

För att uppdatera data, ändra innehållet i cellerna A1 och A2, men formeln förblir densamma som Excel uppdaterar automatiskt formulärresultaten.

Besparingarna i tid och ansträngning ökar om arbetsbladet innehåller mer komplicerade formler och om flera formler refererar till samma data eftersom data endast behöver ändras på en plats och alla formler som refererar till den kommer att uppdateras.

Med hjälp av cellreferenser eller namngivna intervall gör du även ditt arbetsblad säkrare, eftersom det låter dig skydda formlerna från oavsiktliga ändringar medan de lämnar dataceller som ändras tillgängliga.

Pekar på data

Ett annat inslag i Excel och Google Spreadsheets är att de låter dig ange cellreferenser eller radnamn i formler med hjälp av peka som innebär att klicka på en cell för att ange referensen i formeln.

Pekning minskar risken för fel som orsakas av att du skriver in fel cellreferens eller felstavning av ett intervallnamn.

Använd namngivna områden för att välja data

Att ge ett område med relaterad data Ett namn kan göra det mycket lättare att välja data vid utförande av sorter eller filtreringsoperationer.

Om storleken på ett dataområde ändras kan området för ett namn enkelt redigeras med hjälp av namnhanteraren.

Lämna inte celler som innehåller formuleringar oskyddade

Efter att ha spenderat så mycket tid att få sina formuleringar korrekta och använda de rätta cellreferenserna, gör många människor misstaget att lämna de formulär som är sårbara för oavsiktliga eller oavsiktliga förändringar.

Genom att placera data i celler i arbetsbladet och sedan hänvisa till data i formler tillåter cellerna som innehåller formlerna att vara låsta och, om nödvändigt, lösenordsskyddade för att hålla dem säkra.

Samtidigt kan cellerna som innehåller data lämnas upplåsta så att ändringar enkelt kan anges för att hålla kalkylbladet aktuellt.

Att skydda ett arbetsblad eller arbetsbok är en tvåstegs process:

1. Se till att de rätta cellerna är låsta.
2. Applicera alternativet skydda arket och lägg till ett lösenord om så önskas.

Sortera dina data

Sortera dina data efter att du har skrivit in den.

Att arbeta med små mängder osorterad data i Excel eller Google Spreadsheets är vanligtvis inte ett problem, men eftersom ett antal data ökar så är det svårt att arbeta effektivt med det.

Sorterad data är lättare att förstå och analysera och vissa funktioner och verktyg, till exempel VLOOKUP och SUBTOTAL, kräver sorterade data för att returnera de rätta resultaten.

Att sortera dina data på olika sätt kan också göra det enklare att upptäcka trender som inte är uppenbara först.

Val av data som ska sorteras

Innan data kan sorteras behöver Excel veta det exakta intervallet som ska sorteras och vanligtvis är Excel ganska bra för att välja områden med relaterad data så länge som när den var inmatad:

1. Inga tomma rader eller kolumner lämnades inom ett område med relaterad data;
2. Och tomma rader och kolumner lämnades mellan områden med relaterad data.

Excel kommer även att bestämma, ganska exakt, om datafältet har fältnamn och utesluter den här raden från de poster som ska sorteras.

Men att låta Excel välja det sortiment som ska sorteras kan vara riskabelt, särskilt med stora mängder data som är svåra att kontrollera.

Använda namn för att välja data

För att säkerställa att rätt data väljs markerar du intervallet innan du börjar sortera.

Om samma sortiment ska sorteras upprepade gånger är det bästa sättet att ge det ett namn.

Om ett namn är definierat för det sortiment som ska sorteras anger du namnet i namnlådan eller markerar det från den tillhörande listrutan och Excel markerar automatiskt det rätta dataintervallet i arbetsbladet.

Dolda rader och kolumner och sortering

Dolda rader och kolumner av data flyttas inte under sortering, så de måste vara oskydda innan sorteringen äger rum.

Om rad 7 till exempel är dold och den är en del av en rad data som sorteras, kommer den att förbli som rad 7 snarare än att flyttas till rätt plats som ett resultat av sorten.

Detsamma gäller för kolumner av data. Sortering efter rader innebär att omregistrera kolumner av data, men om kolumn B är gömd före sorteringen kommer den att förbli som kolumn B och inte omordnas med de andra kolumnerna i det sorterade intervallet.

Alla siffror bör vara butiker som nummer

Kontrollera att alla nummer är lagrade som nummer. Om resultaten inte är vad du förväntade dig kan kolumnen innehålla nummer som lagras som text och inte som siffror. Till exempel importeras negativa tal som importeras från vissa bokföringssystem eller ett nummer som är inmatat med en ledande ' (apostrof) lagras som text.

När du snabbt sorterar data med A-Z eller Z-A knappen, saker kan gå hemskt fel. Om det finns en tomrad eller tomma kolumner inom data kan en del av data sorteras, medan andra data ignoreras. Föreställ dig roten du får, om namn och telefonnummer inte längre matchar, eller om order går till fel kunder!

Det enklaste sättet att se till att rätt dataområde väljs innan sortering är att ge det ett namn.

Det andra antagandet påverkar exakt vad Excel sorterar. Om du har en enda cell vald, utökar Excel valet för att välja ett intervall (ungefär som att trycka på Ctrl + Skift + 8) avgränsad av en eller flera tomma kolumner och rader. Det undersöker sedan den första raden i det valda området för att avgöra om det innehåller huvudinformation eller ej.

Det är här sortering med verktygsfältet kan bli svårt. Din rubrik (förutsatt att du har en) måste uppfylla några ganska strikta riktlinjer för att Excel ska kunna identifiera det som en rubrik. Till exempel, om det finns några tomma celler i rubrikraden, kan Excel tro att det inte är en rubrik. På samma sätt, om rubrikraden är formaterad på samma sätt som de andra raderna i dataregmentet, kanske den inte känner igen den. Dessutom, om din datatabell helt och hållet består av text och din rubrikrad innehåller inget annat än text, kommer Excel nästan inte hela tiden att känna igen rubrikraden. (Raden ser ut som en annan rad i Excel.)

Bara efter att ha valt intervallet och bestämmer om det finns en rubrikrad, gör Excel den faktiska sorteringen. Hur nöjd du är med resultaten beror på huruvida Excel har både utbudsvalet och rubrikraden bestämning rätt. Till exempel, om Excel inte tror att du har en rubrikrad, och du gör det, sorteras din rubrik i dataens kropp; Detta är i allmänhet en dålig sak.

För att se till att ditt datasort är korrekt identifierat, använd Ctrl + Skift + 8 genväg för att se vad Excel väljer Detta är vad som kommer att sorteras. Om det inte överensstämmer med dina förväntningar, måste du antingen ändra tecknet på data i din tabell, eller du måste välja dataintervallet innan du använder Sortera dialog ruta.

För att se till att din rubrik är korrekt identifierad, använd Ctrl + Skift + 8 genväg för att välja dataintervallet, titta sedan på första raden. Om din rubrik har tomma celler bland de som valts i första raden eller den första raden formateras precis som den andra raden, eller om du har mer än en rubrikrad vald, förutsätter Excel att du inte har någon rubrikrad alls. För att korrigera detta gör du ändringar i rubrikraden för att se till att den är korrekt identifierad av Excel.

Slutligen kan alla insatser vara avstängda om din datatabell använder flera raderhuvuden. Excel har svårt att känna igen dem. Du förknippade problemet när du förväntar dig att det ska inkludera tomma rader i den rubriken. det kan bara inte göra det automatiskt. Du kan dock bara välja alla rader du vill sortera innan du gör sorteringen. Med andra ord, var specifik i vad du vill att Excel ska sortera; låt inte Excel göra antagandena för dig.

Datum och tider lagrade som text

Om resultaten av sortering efter datum inte visas som förväntat, kan uppgifterna i kolumnen som innehåller sorteringsnyckeln innehålla datum eller tider lagrade som textdata snarare än som siffror (datum och tider är bara formaterad taldata).

I bilden ovan slutade rekordet för A. Peterson längst ner på listan, när det var baserat på upplåningsdatum den 5 november 2014, skulle rekordet ha placerats över rekordet för A. Wilson, som också har en upplåningsdatum den 5 november.

Orsaken till de oväntade resultaten är att upplåningsdatumet för A. Peterson har sparats som text, snarare än som ett nummer

Mixed Data och Quick Sorts

När du använder den snabba sorteringsmetoden för poster som innehåller text- och taldata blandas, sorterar Excel numret och textdata separat. Placera poster med textdata längst ner på den sorterade listan.

Excel kan också inkludera kolumnrubrikerna i sorteringsresultaten - tolka dem som bara en annan rad textdata istället för som fältnamn för datatabellen.

Sortera varningar - Sortera dialogrutan

Som visas på bilden ovan, om Excel-dialogen används, även för sorter på en kolumn, visar Excel ett meddelande som varnar dig för att det har stött på data som sparats som text och ger dig valet att:

• Sortera allt som ser ut som ett nummer som ett nummer.
• Sortera siffror och nummer som sparas som text separat.

Om du väljer det första alternativet försöker Excel placera textdata på rätt plats för sorteringsresultaten.

Välj det andra alternativet och Excel kommer att placera poster som innehåller textdata längst ner i sorteringsresultaten precis som det gör med snabba sorter.