Förbered dina data
Efter att du skickade ut ditt semesterkort förra året gjorde du dig själv ett löfte om att du skulle organisera din adresslista för att göra processen enklare nästa år? Har du ett stort Excel-kalkylblad som du inte kan göra huvuden eller svansarna av? Kanske ser adressboken ut som den som visas i filen nedan. Eller, kanske, håller du din adressbok på (gasp!) Pappersskrapor.Det är dags att göra gott på det löftet för dig själv - organisera din kontaktlista i en Microsoft Access-databas. Det är mycket lättare än du kan tänka dig och du kommer definitivt att vara nöjd med resultaten. Denna handledning kommer att gå dig igenom hela processen steg för steg.Om du inte har ett eget kalkylblad och vill följa med handledningen kan du hämta exemplet Excel-fil som används för att generera handledningen.Notera: Denna handledning är för Access 2007. Om du använder Access 2010, läs Konvertera Excel till en Access 2010-databas. Om du använder Access 2013, läs Converting Excel till en Access 2013-databas. Fortsätt läsa nedan Om du inte har en befintlig databas som du använder för att lagra kontaktinformation, kommer du förmodligen att vilja skapa en ny databas från början. För att göra detta klickar du på ikonen Blank databas på Komma igång med Microsoft Office Access-skärmen. Du kommer att presenteras med skärmen ovan. Ange din databas med ett namn, klicka på Skapa-knappen och du kommer att vara i affärer. Fortsätt läsa nedan Klicka sedan på fliken Externa data högst upp på åtkomstskärmen och dubbelklicka på Excel-knappen för att starta Excel-importprocessen. Positionen på den här knappen indikeras av den röda pilen i bilden ovan. Därefter presenteras du med skärmen som visas ovan. Klicka på knappen Bläddra och navigera till filen du vill importera. När du har hittat rätt fil klickar du på knappen Öppna. När du väl valt rätt fil och alternativ, klicka på OK för att fortsätta. Fortsätt läsa nedan Ofta använder Microsoft Excel-användare den första raden i kalkylbladet för att tillhandahålla kolumnnamn för deras data. I vår exempelfil gjorde vi det här för att identifiera kolumnerna Efternamn, Förnamn, Adress etc.. Se till att rutan "Första raden innehåller kolumnrubriker" är markerad i fönstret som visas ovan. Detta kommer att leda åtkomst för att behandla första raden som namn, i stället för faktiska data som ska lagras i listan med kontakter. Klicka på Nästa för att fortsätta. Databasindex är en intern mekanism som kan användas för att öka hastigheten vid vilken Access kan hitta information i din databas. Du kan tillämpa ett index på en eller flera av dina databaskolumner i det här steget. Klicka bara på "Indexed" -menyn och välj det lämpliga alternativet. Tänk på att index skapar mycket extra kostnader för din databas och ökar hur mycket diskutrymme som används. Av denna anledning vill du behålla indexerade kolumner till ett minimum. I vår databas söker vi oftast på efternamn på våra kontakter, så låt oss skapa ett index på det här fältet. Vi kanske har vänner med samma efternamn, så vi vill tillåta dubbletter här. Se till att kolumnen Efternamn är markerad i fönstrets nedre potion och välj sedan "Yes (Duplicates OK)" i den indexerade rullgardinsmenyn. Klicka på Nästa för att fortsätta. Fortsätt läsa nedan Den primära nyckeln används för att unikt identifiera poster i en databas. Det enklaste sättet att göra detta är att låta Access generera en primär nyckel för dig. Välj alternativet "Låt åtkomst lägg till primär nyckel" och tryck på Nästa för att fortsätta. Om du är intresserad av att välja din egen primära nyckel, kanske du vill läsa vår artikel om databasnycklar. Du måste ange Access med ett namn för att referera till din tabell. Vi ringer vårt bord "Kontakter". Ange detta i lämpligt fält och klicka på Slutför. Fortsätt läsa nedan Du får se en mellanliggande skärm om du vill spara de steg som används för att importera dina data. Om inte, fortsätt och klicka på Stäng-knappen. Du kommer då tillbaka till huvuddataskärmen där du kan visa dina data genom att dubbelklicka på tabellnamnet i den vänstra panelen. Grattis, du har framgångsrikt importerat dina data från Excel till Access! Skapa en ny Access 2007-databas
Börja Excel-importprocessen
Välj källa och destination
Välj kolumnrubriker
Skapa några önskade index
Välj en primär nyckel
Namn ditt bord
Visa dina data
