45 Produktivitetstips för extremt upptagna människor - musen

Du springer från möte till möte. Din inkorg fylls till takbjälken (och du är på väg upp till här). Du tillbringar timmar och timmar på att arbeta varje dag och känner fortfarande inte att du har gjort en tand i din to-do-lista.

Vi förstår. Vi har varit där. Och vi vet att det helt enkelt aldrig kommer att finnas tillräckligt med timmar på dagen. Så vi har sammanställt en lista med de ultimata produktivitetstips som hjälper till att få ut det mesta av tiden vi har.

Från planering av din attack på dagen till att hålla e-post från att få dig ner till att hantera de distraktioner som alltid verkar dyka upp, hjälper vi dig att få allt gjort så effektivt som möjligt så att du äntligen har tid till andra saker (som, du vet, sova).

Planera dina uppgifter

Överskatta inte antalet saker du kan göra på en dag. Istället för att skapa en massiv lista med uppgifter (och känna dig frustrerad när du inte är klar), prova vår 1-3-5-att-lista: Planera att få en stor uppgift, tre medelstora uppgifter och fem små uppgifter som görs varje dag.
”Om jag redan är färdig med någonting skriver jag ner det och markerar det från listan. Det känns alltid bra att se något bli gjort. ” Michael Peggs, @ michaelpeggs
Försök att fästa känslor till dina uppgifter: Att påminna dig själv om att genom att avsluta en stor kundtempo kommer du att känna dig "triumferande" eller att slå in din skattedeklaration kommer att ge dig "massiv lättnad" kan vara bara det boost du behöver för att driva igenom det.
Lägg aldrig ett enormt projekt som bara ett att göra på din lista. I stället dela upp det i de mindre uppgifterna för att hjälpa dig att vara på rätt spår med att nå ditt slutliga mål.
”Tack vare Evernote har mitt organisationssystem förvandlats från en klumpig sammanslagning av anteckningsbokssidor, klisterlappar och textredigeringsfiler till ett tätt vävt, integrerat Evernote-system som synkroniseras över min bärbara dator, mobiltelefon och surfplatta. Från klientanteckningar, bloggutkast till talmanus, det är allt där. ” Michael Terrell, @ michaelterrell
När du tänker på allt du behöver göra - både i arbetet och i livet - överväga vilka uppgifter du kan ta bort från din tallrik genom att lägga ut dem.
Få det du vill göra minst gjort först. Detta kommer att uppmuntra dig att göra det snabbare så att du kan ta dig till de uppgifter du tycker om mer och göra resten av din dag lite bättre.
Slutför en viktig uppgift före lunch. Genom att få en stor sak ur vägen tidigt, kan du ta en återupplivande lunchpaus och börja eftermiddagen på nytt, utan att känna panik över det enorma att göra på din lista.
”Varje söndag gör jag en lista över vad jag behöver göra den veckan. Jag blockerar en dag för att få sakerna klara. Jag sparar de senaste 30 minuterna av varje arbetsdag för att skapa en plan för nästa dag med tre prioriterade uppgifter. Jag använder också de senaste 30 minuterna för att stänga uppgifter och kontrollera e-post. Detta gör tidiga morgnar så mycket lättare! ” Anna Runyan, @classycareer
Det finns massor av uppgiftshanteringssystem där ute, så i slutändan handlar det om att hitta det som fungerar för dig och hålla fast vid det. Att ständigt pröva nya system kommer att vara slöseri med din tid på lång sikt, så spendera en månad att experimentera och sedan begå. Tips: Ditt ultimata system kan vara en kombination av flera!

Att hantera e-post

Kontrollera bara e-postmeddelanden vid specifika tidpunkter under dagen och försök att begränsa det till endast 4-5 gånger om dagen. Om du inte har nästan så mycket självkontroll, använd ett verktyg som Inbox Pause för att förhindra att e-postmeddelanden dyker upp i din inkorg tills du är redo för dem.
Om e-posten verkligen får dig ner, prova Time Management Ninja's system för att bara kontrollera det två gånger om dagen.
Behöver du svara på e-postmeddelanden i en hast? Lägg till den perfekta signaturen "Skickad från min iPhone" längst ner på sidan - även om du skickar e-post från din dator. Även om du inte borde göra detta hela tiden, är det ett snabbt sätt att slå ut några svar med en mening utan att människor tror att du är oförskämd.
Närma dig dina e-postmeddelanden när det gäller hur lång tid det tar dig att svara på dem. Om det tar mindre än tre minuter att svara, gör det bara nu. Om det tar mer än så, lägg den åt sidan. Och sedan, när du har en stor bit av tiden, tackla de först.
Ju snabbare du svarar, desto kortare är ditt svar tillåtet - och desto mindre tid måste du slösa med "Förlåt för det försenade svaret" förklaringar. Så om du inte kan svara på ett e-postmeddelande inom 48 timmar, åtminstone svara med en snabb "Jag kommer till detta snart!"
Rengör en massiv inkorg en gång per kvartal och arkivera alla meddelanden som är äldre än två till tre månader. (På allvar skulle det bara vara pinsamt att svara på dem på det här stället.) När du prenumererar på e-postmeddelanden ska du ta ett snabbt beslut om du faktiskt läser dem eller om du bör avbeställa prenumerationen.
”Undvik att kontrollera e-post först på morgonen. Det är för lätt att få sidospår genom att svara på meddelanden. Jag finner när jag väntar tills efter att jag har slutfört några av de prioriterade punkterna på min to-do-lista, jag kan ge mer uppmärksamhet till e-postmeddelandena, och jag känner också att jag också har gjort mitt arbete. ” Hannah Morgan, @careersherpa
Använd konserverade svar för att undvika att skriva samma saker om och om igen. För alla e-postmeddelanden som du skickar regelbundet - eller till och med bara en del av ett e-postmeddelande, som avsnittet om upplösning - skapar du ett konserverat svar som du kan dyka upp när du behöver det. Aldrig hört talas om konserverade svar? Läs mer här
Ställ in automatiska filter för att omedelbart dra e-postmeddelanden ur din inkorg och till rätt mapp. (Detta är ett bra alternativ för saker som nyhetsbrev som du vill komma tillbaka till på egen tid.)
Använd Boomerang för att dra e-postmeddelanden ur din inkorg tills du är redo att hantera dem. Detta är användbart av två skäl: För det första får det meddelandet ur synen och ur sinnet, vilket ger dig utrymme att tänka på andra saker. För det andra påminner det automatiskt om e-postmeddelandet senare, vilket ger dig en mindre uppgift att oroa dig för att spåra på egen hand.
Vill du få mindre e-post i din inkorg? Prova att skapa en auto-responder med svar på vanliga frågor du får. När det är möjligt ska du alltid svara på e-postmeddelanden med uttalanden snarare än frågor för att undvika för mycket fram och tillbaka.

Hantera möten

Planera inte mer tid än du behöver. De flesta möten är planerade på en hel timme, då de bör vara 20 minuter, 30 minuter eller max 45 minuter.
Schemalägg inte "uppdateringsmöten" - att ge en uppdatering kan nästan alltid ske via e-post. Om syftet med mötet inte antingen är att fatta ett beslut eller genomföra en åtgärd tillsammans, avbryta det (eller snyggt föreslå för din chef att det kanske inte är nödvändigt).
Gruppera dina möten rygg-till-rygg för att undvika att du måste byta från mötesläge till arbetsläge för ofta eller ta itu med svår tid mellan möten där du känner att du inte kan göra något. Ännu bättre, schemalägga en mötesfri dag så att du har minst en dag när du verkligen kan dyka in i fokuserat arbete.
Om du träffar någon utanför kontoret, tänk på om du verkligen behöver träffas personligen. Kan ditt mål nås med ett telefonsamtal eller videokonferens istället?
Var otroligt proaktiv när det gäller att hålla möten på rätt spår. Skicka alla en agenda för varje möte, och om konversationen går utanför ämnet, var inte rädd för att töja den igen. En enkel, "Låt oss schemalägga tid för att diskutera det senare om det är till hjälp, eftersom vi bara har 10 minuter kvar, ”Fungerar perfekt.
Har du ett en-mot-en telefonmöte? Syftet i hemlighet att hålla det under 19 minuter. Detta hjälper dig att hålla vänlig chitchatt till ett minimum och komma direkt till saken. Och om konversationen pågår och fortsätter, ge en trevlig ursäkt för varför du måste lägga på (som ett hårt stopp eller en döende telefon).

Mastering Time Management

Bygg upp ditt schema baserat på dina bästa tider för att få saker gjorda. Vet du att du är på plats på morgonen? Ställ denna tid åt för fokuserat arbete och försök att hålla den fri från möten eller distraktioner. Har du alltid träffat en lugn runt kl. 15? Planera en timme här varje dag för sinneslösa uppgifter.
”Underskatta inte kraften i små bitar av tiden för att få saker gjort. Istället för att slösa bort de 15 minuterna mellan mötena, ta med en lista med små uppgifter som du kan slå ut på 15, 10 eller till och med fem minuter: Svara på e-postmeddelanden, nå en kontakt, få industriläsning gjort. ” Fast Company
Är du inte säker på vart all din värdefulla tid kommer? Använd en tracker som Rescue Time eller Toggl för att hålla koll på vad du gör under hela dagen. Under en vecka eller två börjar du få en uppfattning om vad de tidssugande synderna är - och kunna planera din attack för hur du ska bli av med dem.
Du bör inte arbeta hela helgen, men försök hitta ett par timmar för att rensa ut din inkorg, slå ut mindre, sinneslösa uppgifter och få ett försprång på alla kommande projekt. Att göra detta medan du tittar på en film på söndagskvällar kan vara ett bra sätt att göra det utan att det känns som om du gör för mycket arbete.
Använd tidsfrister och tidsgränser till din fördel. Även om du inte tekniskt har en tidsfrist på en uppgift, ställ in en själv. Att veta att du bara har två timmar på dig att göra något gör att du inte slösar en timme på det på internet.
Det låter intuitivt, men se till att schemalägga massor av pauser under hela dagen. Vi är mest produktiva när vi har bitar av fokuserat arbete följt av korta pauser. Försök att använda en onlinetimer för att påminna dig själv att stå upp från skrivbordet, ta ett mellanmål eller lite vatten, eller chatta med en kollega i några minuter innan du kommer tillbaka till malstenen.
Budget begränsad tid för dina favorit distraktioner. Att veta att du kommer att spendera 10 minuter på Instagram efter att du arbetat ett par timmar kan hjälpa dig att undvika att slösa tid på det nu. Dessutom kan du använda det som en belöning för att komma igång hårt arbete och hjälpa dig att vara motiverad.
”Om du har problem med att komma igång med ett projekt, börja med att köra en streck. Med andra ord, ställa in en viss tid eller en viss mängd arbete på projektet som du måste göra innan du går vidare till något annat. ” 43 mappar
”Har alltid säkerhetsuppgifter. Det finns tillfällen då livet kommer att försöka spåra din produktivitet: En person du behöver prata med är inte tillgänglig, internet är nere eller så kan du bara inte fokusera på uppgiften. Ha alltid andra alternativ så att du kan göra något även om du inte kan avsluta din primära uppgift. ” Time Management Ninja
Att hantera distraktioner
”Jag stänger av min dator och lämnar min telefon på udda platser som hindrar mig att omedelbart hitta den. Det säkerställer att jag är frånkopplad och helt närvarande. Och sanningen är att jag vet att min hjärna behöver en paus, annars kommer mitt företag att drabbas. ” Christie Mims, @revolutionsclub
Behöver du en snabb åtgärd för att förhindra att dina medarbetare distraherar dig? Pop i dina hörlurar. Det är inte idiotsäkert, men människor är mycket mindre benägna att närma sig dig med en icke-brådskande fråga eller skvaller om du ser ansluten och på uppdrag.
När du snubblar över intressanta artiklar, låt inte att läsa dem nu komma i vägen för din produktivitet. Använd istället en tjänst som Pocket eller Instapaper för att spara dem att läsa senare när du har mer tid (som kanske på din pendel).
Ange internetfria tider varje vecka. Även om mycket av vårt arbete förlitar sig på internet, finns det fortfarande saker vi behöver göra utan det - och det är ofta de fokuserade uppgifterna som vi undviker mest. Stäng av din Wi-Fi i ett par timmar varje vecka för att dyka in i dessa uppgifter.
Bli aggressiv om hur du använder sociala medier på jobbet. Helst bör du inte använda det alls. Om du måste, begränsa den till din angivna "distraktionstid" och inaktivera automatisk inloggning så att du har en barriär varje gång du hoppar över till Facebook. Behöver du vara aggressiv? Prova en app som SelfControl för att blockera din åtkomst under arbetsdagen.
Sluta försöka multitask! Vi är verkligen inte byggda för det, och även om det kanske känner att du gör mer gjort, så tar allt slutligen längre tid. Om detta är svårt för dig, spendera en vecka eller två aggressivt mono-tasking.
"Precis som multitasking överbelastar röret dina sinnen och gör det svårare för dig att få saker gjorda. Så om du har problem med att fokusera, titta runt på skrivbordet (och datorns skrivbord) för att se om någon av dem behöver lite städning. ” Ooomf
Stäng dig fri från kollegor när du behöver fokuserad tid. Om du använder ett internt chattsystem, sätter du på meddelandet "Stör ej" och låter folk veta att du arbetar med något och när du kommer att vara tillgänglig igen. Och om du har ett verkligt kontor med en dörr? Stäng den med en fin anteckning på framsidan som förklarar samma sak.
För ultimat fokus ska du se till att ingen av dina enheter är inställd på att pinga dig när nya meddelanden kommer in. Även något så litet som ett surr från din telefon kan räcka för att förstöra ett produktivt flöde.