Excels Subtotal-funktion fungerar genom att infoga SUBTOTAL-funktionen i en databas eller en lista över relaterade data. Med hjälp av funktionen Subtotal görs det snabbt och enkelt att hitta och extrahera specifik information från ett stort datatabell.
Även om det kallas "Subtotal-funktionen", är du inte begränsad till att hitta summan eller summan för valda rader av data. Utöver det totala kan du också hitta de största värdena för varje underavdelning i en databas.
Denna steg-för-steg-handledning innehåller ett exempel på hur du hittar det högsta försäljningsantalet för varje försäljningsregion.
Stegen i denna handledning är:
- Ange handledningsdata.
- Sortera data-provet.
- Hitta det största värdet.
Ange de subtotala handledningsdata
Det första steget att använda subtotalfunktionen i Excel är att ange data i arbetsbladet.
Håll i så fall följande punkter:
- Det är viktigt att ange data korrekt. Fel som orsakats av felaktig datainmatning är källan till många problem relaterade till datahantering.
- Lämna inga tomma rader eller kolumner när du matar in data. Detta inkluderar inte lämnar en tom rad mellan kolumnrubrikerna och den första raden av data.
För denna handledning
Ange data i cellerna A1 till D12 enligt bilden ovan. För de som inte känner för att skriva, finns data, instruktioner för att kopiera den till Excel, tillgängliga på den här länken.
Sortera data
Innan subtotaler kan tillämpas måste dina data grupperas i kolumnen med data som du vill extrahera information från.
Denna gruppering görs med hjälp av Excels sorteringsfunktion.
I denna handledning vill vi hitta det högsta antalet beställningar per försäljningsregion, så att data måste sorteras efter Område kolumnrubrik.
Sortera data efter försäljningsregion
- Dra välj celler A2 till D12 att markera dem. Var säker inte att inkludera titeln i rad ett i ditt val.
- Klicka på Data fliken av bandet.
- Klicka på Sortera knappen ligger i mitten av databandet för att öppna dialogrutan Sortera.
- Välja Sortera efter region från rullgardinsmenyn under Kolumn rubrik i dialogrutan.
- Se till att Mina data har rubriker är markerad i det övre högra hörnet av dialogrutan.
- Klick ok.
- Uppgifterna i cellerna A3 till D12 ska nu sorteras alfabetiskt med den andra kolumnen Område. Uppgifterna för de tre försäljningsrepresentanterna från östra regionen bör listas först, följt av nord, sedan söder och sist västregionen.
Hitta det största värdet med subtotaler
I detta steg använder vi subtotalfunktionen för att hitta det högsta försäljningsbeloppet per region. För att hitta det högsta eller största värdet använder subtotalfunktionen MAX-funktionen.
För denna handledning:
- Dra välj data i celler A2 till D12 att markera dem.
- Klicka på Data fliken av bandet.
- Klicka på Delsumma knappen för att öppna dialogrutan Subtotal.
- För det första alternativet i dialogrutan Vid varje förändring i: Välj Område från rullgardinsmenyn.
- För det andra alternativet i dialogrutan Använd funktion: Välj MAX från rullgardinsmenyn.
- För det tredje alternativet i dialogrutan Lägg till subtotaler till: bocka av Total rea bara från listan över alternativ som presenteras i fönstret.
- För de tre kryssrutorna längst ner i dialogrutan, kolla av:Ersätt nuvarande subtotalerSammanfattning under data
- Klick ok.
- Datatabellen ska nu innehålla det högsta försäljningsantalet för varje region (rad 6, 9, 12 och 16) samt Grand Max (det högsta försäljningsantalet för alla regioner) i rad 17. Den ska matcha bilden längst upp i denna handledning.
